PROGRAMMA 6 – BEDRIJFSVOERING

Visie Bedrijfsvoering


Bedrijfsvoering is geen doel op zich, het is een belangrijk middel om de resultaten die het bestuur wil bereiken ook daadwerkelijk te realiseren. Een beleidsinhoudelijke visie en een visie op de organisatie vormen een samenhangend geheel. Ofwel: de organisatie moet passen bij en afgestemd zijn op de ambities en de daaraan gekoppelde doelstellingen die het bestuur voor ogen heeft.

Het takenpakket van de gemeente verandert voortdurend (Sociaal Domein, Omgevingswet, ontwikkelingen rond de Informatieveiligheid e.d.) waarbij de financiële mogelijkheden beperkt zijn. Dat vereist flexibiliteit van de organisatie waarbij slim en integraal samenwerken belangrijk zijn, naast de klant- en resultaatgerichtheid. Alleen op deze wijze kunnen de door de raad gestelde doeleinden gerealiseerd worden.

De visie op de bedrijfsvoering is dus dynamisch en moet steeds aangepast worden aan de situatie en actuele ontwikkelingen, zonder de gestelde doeleinden uit het oog te verliezen. De situatie rond het coronavirus hebben dit effect versterkt. Het traditionele werken is grotendeels verdwenen; we gaan steeds meer werken conform het concept ‘Veens Werken’ waarbij de medewerker zelf kiest waar en wanneer hij werkt. Dit vereist een andere wijze van aansturing. Het gemeentehuis wordt een plaats van ontmoeting en overleg.

De komende jaren zullen de inspanningen op het gebied van informatiebeveiliging aanzienlijk worden verscherpt. De formatie hiervoor is aangepast en in de Kadernota zijn daar extra financiële middelen voor opgenomen. Maximale inspanningen zijn vereist om de vertrouwelijkheid van de gemeentelijke gegevens van onze inwoners te beschermen.

Gemeenten en provincies moeten naar verwachting per verslagjaar 2022 (in plaats van 2021) zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De accountant beperkt zich dan tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Voorbereidende werkzaamheden om te kunnen voldoen aan deze eis zijn in volle gang, waarbij vooral de nadruk ligt op de interne controle van de werkprocessen.

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt op een aantal zaken verder ingegaan.

 

Thema’s Bedrijfsvoering

I. Dienstverlening (intern)
II. Security- en informatiemanagement
III. Middelen
IV. Advisering en detachering
V. Bedrijfsvoering algemeen

Financiën Bedrijfsvoering

Bedragen x € 1.000 Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025
Baten 6.184 6.200 6.211 6.227
Lasten 52.900 53.827 54.670 55.634
Saldo programma (voor mutaties reserves) -46.715 -47.627 -48.459 -49.408
Beschikkingen 125 125 175 175
Stortingen 604 509 0 0
Saldo mutaties reserves -479 -384 175 175
Saldo programma (na mutaties reserves) -47.195 -48.011 -48.284 -49.233
Lasten en baten totaal taakveld overhead Bedrijfsvoering
Taakveld (bedragen x € 1.000) B/L Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025
0.4 Overhead Baten -6.184 -6.200 -6.211 -6.227
Lasten 27.278 28.213 29.026 29.897
Totaal 0.4 Overhead 21.094 22.013 22.815 23.671
Totaal Taakveld Overhead (A) 21.094 22.013 22.815 23.671
Toegerekende apparaatskosten op taakvelden in programma's
tkv omschrijving taakveld Begroot 2022 Begroot 2023 Begroot 2024 Begroot 2025
0.2 Burgerzaken 1.263 1.262 1.264 1.269
0.3 Beheer overige gebouwen en gronden 38 38 38 38
0.61 OZB woningen 1.052 1.052 1.053 1.057
0.63 Parkeerbelasting 0 0 0 0
0.64 Belastingen Overig 85 85 85 85
1.1 Crisisbeheersing en Brandweer 161 161 161 162
1.2 Openbare orde en Veiligheid 1.985 1.984 1.986 1.993
2.1 Verkeer en vervoer 1.736 1.735 1.737 1.744
2.2 Parkeren 0 0 0 0
3.1 Economische ontwikkeling 705 705 706 708
3.2 Fysieke bedrijfsinfrastructuur 16 16 16 16
3.3 Bedrijfsloket en -regelingen 85 85 85 85
3.4 Economische promotie 71 71 71 71
4.1 Openbaar basisonderwijs 3 3 3 3
4.2 Onderwijshuisvesting 101 101 101 102
4.3 Onderwijsbeleid en leerlingenzaken 828 828 829 832
5.1 Sportbeleid en activering 0 0 0 0
5.2 Sportaccommodaties 186 186 186 187
5.3 Cultuurpresentatie, cultuurproductie en cultuurparticipatie 178 178 178 178
5.4 Musea 16 16 16 16
5.5 Cultureel erfgoed 0 0 0 0
5.7 Openbaar groen en (openlucht) recreatie 1.848 1.847 1.850 1.856
6.1 Samenkracht en burgerparticipatie 653 653 654 656
6.2 Wijkteams 538 538 539 542
6.3 Inkomensregelingen 3.638 3.637 3.642 3.655
6.4 Begeleide participatie 402 402 402 404
6.5 Arbeidsparticipatie 2.315 2.315 2.317 2.326
6.6 Maatwerk-voorzieningen (WMO) 1.995 1.995 1.997 2.004
6.71 Maatwerkdienstverlening 18+ 815 814 815 818
6.72 Maatwerkdienstverlening 18- 284 284 285 286
6.81 Geëscaleerde zorg 18+ 329 329 329 329
7.1 Volksgezondheid 134 134 134 135
7.2 Riolering 254 254 254 255
7.3 Afval 0 0 0 0
7.4 Milieubeheer 555 555 555 557
7.5 Begraafplaatsen en crematoria 213 213 213 214
8.1 Ruimtelijke Ordening 1.624 1.623 1.625 1.631
8.3 Wonen en bouwen 1.514 1.514 1.516 1.521
Totaal toegerekende apparaatkosten (B) 25.622 25.613 25.644 25.737
Nog te realiseren in projecten / investeringen (C)* 3.488 3.488 3.488 3.488
Totaal Bedrijfsvoering (A+B+C) 50.203 51.115 51.947 52.896
*) Dit betreffen investeringskosten die geen onderdeel uitmaken van de baten en lasten binnen de exploitatie

Actuele ontwikkelingen Bedrijfsvoering

 

 

 

 

Thema I - Dienstverlening (intern)

ICT
In de komende jaren zal de digitalisering binnen de gemeente verder voortgezet worden. Dit zal deels op basis van interne behoeften en ontwikkelingen van de gemeente plaats vinden, maar daarnaast zal zoveel mogelijk aangesloten worden bij de landelijke ontwikkelingen. 

Intern zijn er wensen om de werkprocessen te digitaliseren en de efficiency te vergroten door het automatiseren van procesonderdelen zoals bijvoorbeeld de autorisatie van documenten door de inzet van de elektronische handtekening, de digitalisering van archivering en informatiebeheer. Zowel binnen het fysieke en het sociaal domein is er behoefte aan informatie die sturend is in besluitvorming en beleidsuitvoering. Hiervoor zullen zo mogelijk meer dashboards en managementrapportages ontwikkeld worden. Dit past bij de richting van data gedreven werken die de gemeente ingeslagen is.

Er zal ook aangesloten worden bij de landelijke ontwikkelingen binnen gemeenten zoals het verdere toepassen van de Common Ground-achitectuur binnen het
applicatielandschap waarbij applicaties en gegevens van elkaar los worden gekoppeld. In dit kader zal de gemeente binnen haar architectuur ook steeds meer gebruik maken van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI), waarbij generieke bouwblokken van de infrastructuur worden ingezet.

Nieuwe wetgeving als de Wet Open Overheid, naar verwachting van kracht vanaf 2022, waarbij overheidsorganisaties moeten zorgen dat informatie vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten moet zijn, zal een grote impact hebben op de informatievoorziening en het applicatielandschap. Ook de Wet Digitale overheid zal naar verwachting in werking treden in 2022.

De elektronische toegang van burgers en bedrijven tot de publieke dienstverlening wordt hiermee gestandaardiseerd en beter beveiligd, maar vraagt wel aanpassingen in websites en applicaties.

Binnen de infrastructuur zullen de komende jaren in het teken staan van vernieuwing van het netwerk, back-up en storage en de implementatie van de nieuwe werkplek (startend in 2021). Met betrekking tot de ontwikkeling van de eigen ICT-Organisatie wordt de IT-strategie die in 2021 is uitgevoerd, in de jaren daarna geoperationaliseerd. In de IT-strategie worden toekomstige keuzes gemaakt voor de architectuur, de IT-organisatie en IT-governance en de benodigde competenties. Tevens zal de gemeente zich heroriënteren op de ICT-samenwerking in de regio.

Nieuw werkplekconcept
De gemeente heeft in het kader van ‘het Veens werken’ gekozen voor de mobiele werkplek. In 2021 is de ICT-architectuur en het ontwerp ontwikkeld voor het nieuwe werkplekconcept. Op basis hiervan is het nieuwe concept gebouwd en is gestart met het uitrollen naar een deel van de medewerkers. Deze digitale werkplek vervangt het vaste telefoontoestel en de virtuele desktop infrastructuur en bestaat voor iedere medewerker uit een beveiligde set van smartphone en laptop. Met deze voorzieningen kan de medewerker overal werken,  onafhankelijk van tijd en plaats, mits er van een internetvoorziening gebruik gemaakt kan worden.  Het beheer van de devices die deel uitmaken van de mobiele werkplek zal zoveel mogelijk centraal en op afstand plaats vinden. Dit geeft ook de mogelijkheid om de beveiliging van de devices op afstand te bewaken en het beheer efficiënt uit te voeren. In 2022 wordt de verdere uitrol van de nieuwe werkconcept uitgevoerd.

Thema II - Security & informatiebeveiliging

Meerjarenplan informatiebeveiliging / ISMS
Binnenkort willen we overgaan op de invoering van een ISMS-systeem. Een ISMS (information security managementsysteem) is het systematisch managen van
gevoelige bedrijfsinformatie, zodat deze veilig blijft. Het omvat mensen, processen en IT-systemen en informatie met behulp van een cyclisch en iteratief
risicobeheerproces. Het ISMS-proces kan gezien worden als een PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) voor informatiebeveiliging.

De start daarvoor is het opstellen van een meerjarenplan Informatiebeveiliging voor de jaren 2021-2025. Dit plan dient drie doelen:

  1. Het eerste doel van dit meerjarenplan is om de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) succesvol gemeente breed te implementeren op basisbeveiligingsniveau 2 (BBN);
  2. Het tweede doel van dit meerjarenplan is de verdere volwassenheidsgroei van onze gemeentebrede informatiebeveiliging (aanvullend op het BIO BBN) van
    volwassenheidsniveau 1 in 2022 naar minimaal niveau 3 in 2025, waarmee we dit aansluiten op het vastgestelde Veense strategisch privacybeleid;
  3. Het derde doel is het periodiek opstellen en actualiseren van een goede interne/externe dreigingsanalyse voor de informatiebeveiliging van Veenendaal op basis van het landelijke dreigingsbeeld van de IBD. Op basis van deze analyses, willen we periodiek het strategisch, tactisch en uitvoerend beleid en de bijbehorende maatregelen uitvoeren, monitoren en evalueren.

Het college heeft de ambitie om zo snel mogelijk op het beoogde veiligheidsniveau 3 te komen. De huidige financiële ruimte binnen de gemeente is momenteel echter beperkt. Toch wil het college deze ambities zo goed mogelijk realiseren, gelet op de grote risico’s tijdens de wapenwedloop met de cybercriminaliteit voor de gemeente en de maatschappij. Om op alle punten te voldoen aan de eisen die gesteld worden op het gebied van de informatievoorziening zullen hoge kosten gemaakt moeten worden. Een globale becijfering laat zien dat het jaarlijks om € 0,5 miljoen gaat. Gelet op de problemen met hackers in de dagelijkse praktijk heeft dit onderwerp hoge prioriteit; denk bijvoorbeeld aan de ransomware-aanvallen bij gemeente Hof van Twente en Universiteit Maastricht. Het meerjarenplan - dat eind 2021 wordt opgesteld - houdt hier rekening mee en zal de prioritering bepalen.

AVG

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gaat over het goed beschermen van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (externe toezichthouder) luidt om die reden ook de noodklok, zij ziet een explosieve toename van hacks en datadiefstal. Persoonsgegevens zijn steeds vaker het doelwit geworden van criminelen. Dit zorgt ervoor dat voldoen aan de AVG een continue proces is waarin we de risico`s vaststellen en daarbij ook maatregelen om deze te mitigeren.

Het nieuwe Strategisch beleidskader Privacy is vastgesteld waarin een meer risico-gestuurde aanpak centraal staan. Privacy vormt (naast informatiebeveiliging, archivering en rechtmatigheid) een van de vier pijlers van het Veense kwaliteitssysteem voor de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering. Hierin komen de normen terug die nodig zijn voor een goede naleving op de AVG. De normen zijn vertaald naar normen op organisatie niveau, maar ook op het niveau van applicaties als ook op het niveau van processen. Het sturen op risico`s als ook de nodige maatregelen borgen wordt de komende jaren het aandachtspunt. Hierin wordt voornamelijk samengewerkt met informatiebeveiliging als ook met archivering, vanwege de overlapping in de disciplines. Daarnaast voeren we de andere wettelijke verplichtingen van de AVG uit zoals rechten van de betrokkene, datalekkenprocedure, register van verwerkingen etc.

De reikwijdte van de verantwoordelijkheid van de gemeente gaat over alle interne processen maar ook over alle processen die we uitbesteden aan derden (verwerkers). Intern wordt er gewerkt met de three lines of defence model, waarin een goede vertegenwoordiging van de tweede lijn noodzakelijk is voor het adviseren en helpen uitvoeren van alle werkzaamheden. Maar we moeten ook regie uitoefenen op de risico`s bij de verwerkers, juist om te voorkomen dat we daar niet in control zijn. Voor de tweede lijn op een goede wijze uit te voeren wordt er structurele formatie uitbreiding gevraagd. Dit is noodzakelijk voor de wens om naar risico gestuurd te gaan werken en ondersteuning te bieden aan de teamleiders hiervoor. Daarnaast wordt er door team control budget gevraagd om audits of risico analyses uit te voeren.  Uitgegaan wordt van 4 audits per jaar waarbij de focus ligt op hoog risico verwerkingen en leveranciers zoals IoT (Internet of Things), interne audit WPG (Wet politiegegevens met name voor de ondersteunende cloud applicatie) als ook verwerkingen met complexe samenwerkingsverbanden of data-uitwisselingen. Voorgesteld wordt om vanaf 2022 jaarlijks  € 20.000 te ramen voor de uitvoering van deze audits.

Thema III - Middelen
Geen bijzonderheden te benoemen binnen dit thema.

 

Thema IV - Advisering en detachering
Geen bijzonderheden te benoemen binnen dit thema.

 

Thema V - Bedrijfsvoering algemeen

Rechtmatigheidsverklaring (In Control Statement)
In 2021 zijn we gestart met een pilot voor een rechtmatigheidsverklaring (een verantwoording gericht op de financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen). Het implementeren hiervan vraagt een belangrijke focus op kwaliteit en de controle daarop. Dat zal betekenen dat de bestaande interne controlefunctie beter verankerd zal moeten worden in de gehele organisatie. Dit vraagt aandacht van alle teams om een doorontwikkeling te maken en ook de nodige inzet en capaciteit hiervoor vrij te maken. Daarnaast zal voor het jaar 2022 en volgende jaren de gemeente moeten vaststellen in hoeverre ze willen doorgroeien naar een in control statement en wat het ambitieniveau hierin is. 

Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) betreft de beoogde opvolger van de Wob, de Wet openbaarheid van bestuur. Op 26 januari 2021 heeft de Tweede Kamer een herziene versie van Woo aangenomen. De Eerste Kamer heeft het voorstel op 13 april jl. in commissieverband besproken en vragen gesteld aan de minister. De verdere behandeling moet nog plaatsvinden. Als de wet wordt aangenomen zullen veel meer documenten dan voorheen actief moeten worden geopenbaard en online voor eenieder beschikbaar moeten worden gemaakt. Deze documenten zullen soms gedeeltelijk moeten worden geanonimiseerd. Er zullen onder andere maatregelen moeten worden getroffen om digitale informatie duurzaam toegankelijk te maken, er zal beleid moeten worden opgesteld over openbaarheid en hierover zal jaarlijks verantwoording moeten worden afgelegd. De organisatie zal dusdanig moeten worden ingericht dat aan de eisen van de wet wordt voldaan en vragen van burgers over de beschikbaarheid en vindplaats van informatie binnen de gemeentelijke organisatie kunnen worden beantwoord.

Voor het actief openbaar maken van de verplichte informatiecategorieën moet de gemeente straks gebruik maken van een centrale publicatievoorziening genaamd PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie), beheerd door het BZK-agentschap UBR|KOOP.

Er komt een landelijk adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding; een geschillencommissie. Deze nieuwe procedure staat naast de al bestaande bezwaarprocedure.

Documenten met persoonlijke beleidsopvattingen uit intern beraad worden straks minder beschermd. Bij stukken bestemd voor ‘formele bestuurlijke besluitvorming’ moeten beleidsopvattingen straks standaard worden geopenbaard in niet tot personen herleidbare vorm.

Het betreft hier een organisatievraagstuk dat betrekking heeft op informatiebeheer, archivering, openbaarmaking en waarbij tegelijkertijd privacyaspecten een rol zullen spelen. Naast organisatorische inbedding zullen naar verwachting ook applicaties nodig zijn voor uitvoering.

Vooralsnog gaat de VNG er van uit dat het voorstel begin 2022 in werking zal treden, alhoewel een iets later tijdstip niet helemaal is uitgesloten. Voor de uitvoering van de Woo komt geld beschikbaar.

De VNG geeft op haar website aan dat er voor de uitvoering van de Wet open overheid voor gemeenten een bedrag beschikbaar komt van € 164 miljoen waarvan structureel € 42,1 miljoen per jaar en incidenteel € 121,9 miljoen. Wat dit voor Veenendaal gaat betekenen in financiële zin is nu nog niet duidelijk.

Inkoop
In 2020 is op basis van de keuze voor domeininkoop formatie toegekend aan inkoop. Eerste prioriteit is het invullen van de vacatures. Dit blijkt in de praktijk toch lastig te realiseren. De verwachting is dat in 2021 het team op sterkte komt. Daarnaast lag de prioriteit afgelopen jaar bij het vinden van een plek binnen de organisatie en het betrokken worden bij inkooptrajecten, het vullen van een gemeentebrede inkoopkalender en het harmoniseren van processen en formats. Hier zijn grote stappen in gemaakt. Komend jaar zal hier verder aan gewerkt worden. Daarnaast ligt de focus de komende jaren op de inrichting van een ‘tenderboard’ en het professionaliseren van het contractmanagement in de domeinen.

 

Thema I – Dienstverlening (intern)

Algemeen Dienstverlening (intern)

Taakvelden thema Dienstverlening (intern)

Taakveld (bedragen x € 1.000) B/L Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025
0.4 Overhead Baten -36 -34 -34 -35
Lasten 22.212 22.368 22.430 22.541
Totaal 0.4 Overhead 22.176 22.335 22.395 22.506
Totaal Thema Dienstverlening (intern) 22.176 22.335 22.395 22.506

Thema II – Security & informatiebeveiliging

Algemeen Security & informatiebeveiliging

Taakvelden thema Security & informatiebeveiliging

Taakveld (bedragen x € 1.000) B/L Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025
0.4 Overhead Baten -11 -11 -11 -12
Lasten 20 20 20 22
Totaal 0.4 Overhead 9 9 9 10
Totaal Thema Security & informatiebeveiliging 9 9 9 10

Thema III – Middelen

Taakvelden thema Middelen

Taakveld (bedragen x € 1.000) B/L Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025
0.4 Overhead Baten -169 -172 -174 -177
Lasten 4.223 4.986 5.728 6.476
Totaal 0.4 Overhead 4.054 4.814 5.554 6.299
Totaal Thema Middelen 4.054 4.814 5.554 6.299

Thema IV - Advisering en detachering

Taakvelden thema Advisering en detachering

Taakveld (bedragen x € 1.000) B/L Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025
0.4 Overhead Baten -2.399 -2.411 -2.418 -2.429
Lasten 409 417 420 425
Totaal 0.4 Overhead -1.991 -1.994 -1.998 -2.004
Totaal Thema Advisering en detachering -1.991 -1.994 -1.998 -2.004

Thema V - Bedrijfsvoering algemeen

Algemeen bedrijfsvoering algemeen

Beleidsindicatoren Bedrijfsvoering algemeen

Veenendaal
Taakveld Indicator Eenheid Bron 2020 2021 2022
0.3 Overhead Formatie Fte per 1.000 inwoners Eigen gegevens 6,97 nnb 7,36
0.3 Overhead Bezetting Fte per 1.000 inwoners Eigen gegevens 6,56 nnb 6,78
0.3 Overhead Apparaatskosten Kosten per inwoner Eigen begroting 567 nnb 632
0.3 Overhead Externe inhuur Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen Eigen begroting 14,66% nnb nnb
0.3 Overhead Overhead % van totale lasten Eigen begroting 11,12% nnb 10,96%

Taakvelden thema Bedrijfsvoering algemeen

Taakveld (bedragen x € 1.000) B/L Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025
0.4 Overhead Baten -3.569 -3.572 -3.573 -3.574
Lasten 415 422 428 435
Totaal 0.4 Overhead -3.154 -3.150 -3.145 -3.140
Totaal Thema Bedrijfsvoering algemeen -3.154 -3.150 -3.145 -3.140