Bedrijfsvoering gaat over hoe we de gemeentelijke organisatie met haar mensen en middelen in staat stellen om onze doelen te realiseren. Tot de middelen behoren financieel beheer, personeelsbeleid, ICT en innovatie van de middelen. Omdat we werken in een steeds veranderende omgeving moeten we flexibel zijn en slim samenwerken. Ook klant- en resultaatgerichtheid zijn hierbij belangrijke factoren. In de paragraaf Bedrijfsvoering gaan we op een aantal zaken verder in.
De visie van het Programma Bedrijfsvoering komt tot uiting in vijf thema’s:
I. Dienstverlening (intern)
II. Security- en informatiemanagement
III. Middelen
IV. Advisering en detachering
V. Bedrijfsvoering algemeen
Voor de meer inhoudelijke toelichtingen rond bedrijfsvoering wordt verwezen naar de Paragraaf D. Bedrijfsvoering.
Voor de verplichte indicatoren die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voorschrijft, horen de volgende beleidsindicatoren bij dit programma.
| Veenendaal | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Taakveld | Indicator | Eenheid | Bron | 2022 | 2023 | 2024 |
| Overhead | Formatie | Fte per 1.000 inwoners | Eigen gegevens | 7,83 | 8,25 | 8,37 |
| Overhead | Bezetting | Fte per 1.000 inwoners | Eigen gegevens | 6,93 | 7,02 | 7,08 |
| Overhead | Apparaatskosten | Kosten per inwoner | Eigen gegevens | 685,37 | 753,93 | 800,16 |
| Overhead | Externe inhuur | Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen | Eigen gegevens | 23,10% | 24,40% | 24,07% |
| Overhead | Overhead | % van totale lasten | Eigen gegevens | 8,43% | 10,10% | 9,63% |
| Programma 6 Bedrijfsvoering | ||||
|---|---|---|---|---|
| Primitief | Raming 2024 Na begrotingswijziging | Realisatie 2024 | Saldo 2024 | |
| Lasten | 66.269 | 67.472 | 65.519 | 1.953 |
| Baten | 7.347 | 4.220 | 4.409 | 189 |
| Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten | -58.922 | -63.252 | -60.754 | 2.143 |
| Toevoeging aan reserve | 20 | 1.271 | 2.067 | -796 |
| Onttrekking aan reserve | 342 | 3.074 | 3.074 | 0 |
| Gerealiseerd resultaat | -58.600 | -61.448 | -59.747 | 1.346 |
Ten opzichte van de in de 3e bestuursrapportage 2024 aangepaste begroting, zijn de grootste afwijkingen als volgt:
| Taakveld | Afwijking 2024 | V/N |
|---|---|---|
| Overhead: bedrijfsvoering | 2.143 | V |
| Totaal afwijkingen programma 6 | 2.143 | V |
Overhead: bedrijfsvoering: voordeel € 2.498.000
Het saldo op het programma bedrijfsvoering sluit met een voordeel van € 2.498.000. Dit is inclusief stortingen in de diverse reserves van € 934.000.
Binnen het programma Bedrijfsvoering vormen de personeelskosten het grootste aandeel. Als gevolg van personeelswisselingen en het moeilijk vervullen van vacatures is er op het loonkostenbudget een positief resultaat behaald van € 9.846.000. In 2024 waren we dus genoodzaakt om gebruik te maken van de diensten van externen. De kosten, die uit de vrijvallende personeelslasten moeten worden gedekt, bedroegen € 8.890.000. Zo is er op het geheel van de personeelskosten een voordelig resultaat behaald van € 956.000. Een deel van de formatie wordt jaarlijks toegerekend aan investeringen. In 2024 is er een voordelig resultaat behaald van € 295.000.
Naast de voordelen op de personeelskosten, zijn er ook voordelen te melden op de materiële kosten binnen het programma. Op een aantal terreinen zijn budgetten deels niet besteed, veelal wegens gebrek aan capaciteit. Bij de bestemming van het resultaat 2024 wordt er daarom voorgesteld voor de volgende onderdelen het niet bestede budget via de resultaatbestemming over te hevelen en beschikbaar te stellen voor 2025 voor een totaalbedrag van € 405.000. Het betreft de volgende onderdelen:
Inkoop: 2 fte inhuur voor 2025: € 235.000
ICT-projecten: Programma I-grip : € 32.000
ICT-projecten: Data-beveiliging: € 138.000
Totaalbedrag 405.000
Onderstaande activiteiten zijn in een eerdere fase als meerjarig aangemerkt. Voorgesteld wordt deze in 2025 opnieuw beschikbaar te stellen.
ICT-projecten: Ontwikkelen dataorganisatie/datamanagement 65.000
ICT-projecten: Ontwikkelen meetinstrumenten beleidsontw. en uitvoering 100.000
ICT-projecten: Begeleiden verandering door datagedreven werken 62.000
Overige voor- en nadelen binnen het programma Bedrijfsvoering
Positieve budgettaire resultaten zijn o.a. behaald op de implementatie van de WOO voor een bedrag van € 75.000. Door gebrek aan capaciteit is de inzet op dit project lager geweest dan gepland. De gemeente laat jaarlijks bevolkingsonderzoeken plaats vinden. In 2024 is dit kleinschaliger geweest dan gebruikelijk waardoor er een budgettair voordeel is ontstaan van € 63.000. Het grootste niet in 2024 uitgegeven bedrag betreft de transitie van belastingen naar GBLT. Voor eenmalige kosten heeft de gemeenteraad in 2023 een bedrag beschikbaar gesteld van € 1.108.000 voor de jaren in 2024 en 2025. Hoewel de transitie in 2024 is gerealiseerd valt een deel van de kosten in 2025. Het niet benutte bedrag valt voor € 709.000 in 2024 vrij. Daarvan komt€ 564.000 via de reserve meerjarige middelen beschikbaar in 2025. De transitie is ruim binnen het budget gerealiseerd waardoor het saldo van € 138.000 in het jaarresultaat valt.
Op een aantal vlakken merken we dat de beschikbare budgetten erg onder druk stonden. Het opleidingsbudget is overschreden met een bedrag van € 77.000. De budgetten voor advieskosten op het gebied van rechtspositionele zaken en representatie zijn overschreden met respectievelijk € 39.000 en € 49.000. In de cao is de regeling verlofsparen vastgelegd . Meerdere personeelsleden hebben hiervan gebruik gemaakt waarvan de kosten € 77.000 bedragen. Tot slot zijn er op het vlak van de huisvesting twee nadelen te benoemen: voor noodzakelijke onderhoud aan het gemeentehuis is € 68.000 meer uitgegeven dan geraamd. Dat geldt ook voor de locatie van wijkservice voor een bedrag van € 75.000.
Reservemutaties
Toevoegingen aan de reserves: nadeel € 934.000.
In lijn met eerdere besluitvorming zijn de volgende toevoegingen aan de reserves, die afwijken van de begroting, verwerkt:
• Een storting van € 64.500 in de bestemmingsreserve meerjarige middelen van het resterende budget voor het ontwikkelen van datamanagement.
• Een storting van € 61.000 in de bestemmingsreserve meerjarige middelen van het resterende budget voor het data gedreven werken.
• Een storting van € 99.200 in de bestemmingsreserve meerjarige middelen van het resterende budget voor het ontwikkeling meetinstrumenten beleidsontwikkeling werken.
• Een storting van € 709.000 in de bestemmingsreserve meerjarige middelen van het resterende budget vanwege de transitie van belastingen.