| Archiefwet Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) | |||
|---|---|---|---|
| KPI nr. | KPI-vraag niet overgedragen én overgedragen archiefbescheiden | Antwoord | Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen |
| 1. | LOKALE REGELINGEN | ||
| 1.1 | Verordening archiefzorg | ||
| 1.1.a | Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? | Deels | De archiefverordening is door de gemeenteraad vastgesteld op 25-11-2015. De verordening moet geactualiseerd worden. |
| 1.1.b | Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? | Ja | Medegedeeld aan GS op 30-12-2015. |
| 1.2 | Beheerregeling Informatiebeheer | ||
| 1.2 | Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats? | Ja | Vastgesteld door het college op 25-11-2015. Evaluatie en aanpassing is nodig. |
| 1.3 | Strategisch informatieoverleg (SIO) | ||
| 1.3 | Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? | Deels | Er is een informeel SIO (maar dit is nog niet geformaliseerd in de verordening). Dit zal moeten gebeuren bij de aanpassing van de verordening. |
| 1.4 | Wijziging Overheidstaken | ||
| 1.4 | Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? | Ja | Indien aan de orde dienen afspraken gemaakt te worden, vastgelegd en bij overdracht van dossiers worden verklaringen van vervreemding c.q. ter beschikkingstelling, officiële ontvangstbewijzen enz. opgemaakt. |
| 1.5 | Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen | ||
| 1.5.a | Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? | Deels | In sommige gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden is een archiefparagraaf opgenomen, maar er is nog geen zicht op of dit in alle gevallen het geval is, en ook niet of dit inhoudelijk voldoende inhoud heeft. Er is bij het aangaan van nieuwe overeenkomsten hier wel aandacht voor. |
| 1.5.b | Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? | Deels | Er wordt (nog) geen gebruik gemaakt van het landelijke register. Er is een wel een lokaal register van gemeenschappelijke regelingen (actualisatie is een aandachtspunt). Er dient per team (eigenaren) een overzicht te zijn van welke samenwerkingsverbanden er zijn en welke taken zijn uitbesteed. |
| 1.6 | Mandaatregeling archiefzorg | ||
| 1.6 | Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? | Ja | Er zijn enkele taken gemandateerd, middels een door het college vastgesteld mandaatbesluit. |
| 1.7 | Uitbesteden Archiefbeheer(staken) | ||
| 1.7 | Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? | Deels | Deels. Er worden/zijn t.a.v. de eigen organisatie geen (aspecten van) het archiefbeheer en archiefbeheerstaken uitbesteed. Er zijn wel gemeentelijke taken uitbesteed, zoals de jeugdwet (CJG). Er zijn verder enkele analoge bestanden (op termijn te vernietigen) extern geplaatst. Bij uitbesteden van taken wordt normaal gesproken rekening gehouden met het maken van goede inhoudelijke afspraken. Bij nieuwe overeenkomsten worden zoveel als mogelijk specifieke (maatwerk)afspraken in de overeenkomsten gemaakt hierover, vaak in samenhang met afspraken over het verwerken van persoonsgegevens (AVG). |
| 1.8 | Publicatie en bekendmaking | ||
| 1.8 | Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad? | Ja | De gemeente besteed veel aandacht aan het proces van publiceren en bekendmaken van besluiten (waaronder DROP). Voor implementatie van de WOO is in een project gestart. |
| 2. | MIDDELEN EN MENSEN | ||
| Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? | |||
| 2.1 | Middelen | ||
| 2.1 | Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? | Vraag beantw. in kolom toel. | Er wordt niet apart begroot op specifieke posten voor post- en archiefbeheer. Deze kosten worden betaald uit budgetten waaruit ook andersoortige zaken worden bekostigd. Dit geldt o.a. voor de aanschaf van archiveringsmaterialen, licentiekosten, hardware, software en schoonhoudkosten. |
| 2.2 | Mensen, kwantitatief tbv beheer | ||
| 2.2.a | Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. | In totaal circa 12 fte voor postverwerking, informatiebeheer, inspectie, DIV en gemeentearchief. Specifiek voor het gemeentearchief is er circa 2,6 FTE beschikbaar, aangevuld met circa 15 vrijwilligers die aanvullende werkzaamheden verrichten. Verder is informatiebeheer tegenwoordig natuurlijk ook een aandachtsgebied van de werkzaamheden van diverse andere medewerkers (o.a. data-architect, informatiemanagers, functioneel applicatiebeheerders, functionaris, CISO, gegevensbescherming, i-ambassadeurs etc). | |
| 2.2.b | Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Beheerders van archiefbewaarplaatsen vermelden hier hoe groot het percentage voor het publiek ontsloten/niet-ontsloten archieven is, gelet op het geheel aan archiefbescheiden en het percentage materieel goed/nog niet goed verzorgde archieven. | Deels | Dynamisch (DIV/papier): geen achterstanden. Semi-statisch (DIV): geen (normale werkvoorraad). Statisch (GAV): Een aantal bestanden dient nog materieel verzorgd te worden (bijv. 1942-1990, bouwvergunningen) of te worden gerestaureerd of (beter) geïnventariseerd. Daarnaast zijn er diverse geacquireerde particuliere archieven die nog bewerkt moeten worden (inventarisatie/materieel). NB: Hier is een plan van aanpak voor opgesteld dat momenteel wordt uitgevoerd. T.a.v. archivering is er bij en door de teams veel aandacht voor dossiervorming maar is er nog veel werk te verrichten. Vrijwel alle teams zijn in gesprek met de informatiebeheerders om te werken aan verbetering in de archivering en dossiervorming. De kwaliteit van het informatiebeheer aldaar en de intensiviteit van de ondersteuning moeten wel aanzienlijk hoger komen te liggen. |
| 2.2.c | Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie? | Nee | Er zijn over dit specifieke onderwerp geen opmerkingen geweest. |
| 2.3 | Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer | ||
| 2.3.a | Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) | Het niveau is minimaal MBO werk- / denkniveau. Mogelijkheden voor bijscholing zijn voldoende aanwezig. Hier wordt in de personeelsgesprekken ook bij stilgestaan. Kennis en vaardigheden van de meest intensiefst betrokken medewerkers voldoet in redelijke mate, maar ook bij anderen zou er meer basiskennis over “post- en archief” moeten zijn. Elke medewerker bij de gemeente moet een training dossiervorming volgen waarin geleerd wordt hoe om te gaan met documenten en dossiervorming. | |
| 2.3.b | Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? | Ja | Kwantitatief en kwalitatief is er naar inschatting voldoende capaciteit aanwezig. |
| 2.3.c | Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie? | Er waren geen opmerkingen t.a.v. dit punt. | |
| 2.4 | Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht | ||
| 2.4 | Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. | Er is hiervoor in totaal 2 FTE beschikbaar (1 FTE archiefinspecteur en 1 FTE archivaris). | |
| 3. | ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS | ||
| Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? | |||
| 3.1 | Archiefruimten, applicaties en serverruimten | ||
| 3.1.a | Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen? | Ja | Als archiefruimte dient vooral een gedeelte van de archiefbewaarplaats. Deze wordt tweemaal per jaar intern getoetst en is op orde. De archiefruimte bij DIV en KCC zijn niet recentelijk getoetst, maar naar inschatting voldoen zijn in voldoende mate. |
| 3.1.b | Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? | Ja | |
| 3.1.c | Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? | Deels | Als centrale applicatie wordt een zaaksysteem gebruikt. Daarnaast zijn er diverse (grotere en kleinere) procesapplicaties in gebruik, bijvoorbeeld voor de WMO. Het zaaksysteem kent alle benodigde archieffunctionaliteit (NEN2082), de procesapplicaties echter vaak niet. Vanuit Team Control zijn er eisen geformuleerd aan het beheer van applicaties, en hierop wordt periodiek getoetst (i.k.v. het kwaliteitssysteem). E.e.a. voldoet nu niet overal aan die gestelde normen. |
| 3.2.a | Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? | Ja | De archiefbewaarplaats wordt twee maal per jaar getoetst (in het kader van het kwaliteitssysteem). De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen. Dit is in 2022 door een externe audit bevestigd. |
| 3.2.b | Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? | Ja | |
| 3.3 | E-depot | ||
| 3.3.a | Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? | Nee | Er is momenteel geen e-depot voorziening. Er heeft een oriëntatie plaatsgevonden naar 1) het afnemen van een e-depot als dienst bij een RHC of 2) het zelf inrichten van een e-depot. Keuzes dienen nog gemaakt te worden. |
| 3.3.b | Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren archiefbescheiden. | Zie bij 3.3.a. | |
| 3.4 | Onderdeel gemeentelijk rampenplan | ||
| 3.4 | Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? | Ja | Er is een calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats. In het calamiteitenplan is ook een ontruimingsplan opgenomen. Bestanden met een hoge cultureel-historische waarden zullen als eerste veiliggesteld worden. De gemeente heeft daarbij een overeenkomst met Documentenwacht. Deze zal bij een calamiteit regie voeren en de nodige voorzieningen en expertise inbrengen. Het calamiteitenplan is opgenomen in het calamiteitenplan voor de gemeente als geheel. |
| 3.5 | Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming | ||
| 3.5.a | Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)? | Ja | Er is een calamiteitenplan. In het calamiteitenplan is ook een ontruimingsplan opgenomen. De gemeente heeft een overeenkomst met Documentenwacht. Documentenwacht zal bij een calamiteit de regie voeren en heeft de nodige voorzieningen en expertise beschikbaar. NB: de archiefruimten bij DIV en KCC maken hier nog geen onderdeel van uit. |
| 3.5.b | Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4) | Ja | De diverse bestanden zijn geprioriteerd in het calamiteitenplan. Er is voor gekozen om de ontruiming bij calamiteiten te laten organiseren door Documentenwacht, inclusief transport, opslag etc. Er is een basisset aan noodmateriaal aanwezig om op beperkte schaal zelf eerste maatregelen te kunnen nemen. |
| 4. | interne kwaliteitszorg en toezicht | ||
| Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? | |||
| 4.1 | Kwaliteitssysteem archiefbeheer | ||
| 4.1.a | Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? | Ja | Er is een kwaliteitssysteem ontwikkeld door team Control op basis van KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden). Het is een integraal kwaliteitssysteem voor Archiefwet, BIO (informatiebeveiliging), AVG (privacy) en financiële rechtmatigheid. |
| 4.1.b | Zo ja of deels, welk systeem? | Vraag beantw. in kolom toel. | Het kwaliteitssysteem is gebaseerd op KIDO en in samenwerking met een van de opstellers daarvan aangepast naar de lokale situatie en daarmee verbeterd. Het houdt rekening met bedrijfscultuur, beschikbare middelen en het inhoudelijk volwassenheidsniveau. |
| 4.1.c | Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? | Deels | Doel van het kwaliteitssysteem is om verbeterpunten inzichtelijk te maken en te werken aan verbetering daar waar nodig. Het bovengenoemde toetsen laat zien waar deze punten liggen, zodat daar aan gewerkt kan worden. Er zijn diverse aandachtspunten hiermee in beeld gekomen, waar middels deze methodiek ook aantoonbaar verbeteringen daar waar nodig worden gerealiseerd. |
| 4.2 | Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark | ||
| 4.2.a | Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? | Ja | Er is een eigen archiefbewaarplaats die voldoet aan de eisen (toets uitgevoerd door de intern toezichthouder). |
| 4.2.b | Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? | Ja | Er wordt getoetst middels een kwaliteitssysteem. De toetsen worden uitgevoerd, maar de opvolging en prioritering van bevindingen moet nog meer vorm krijgen. |
| 4.2.c | Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? | Nee | |
| 4.3 | Gekwalificeerde gemeentearchivaris | ||
| 4.3.a | Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? | Ja | Er is een archivaris voor het beheer van de archiefbewaarplaats. Het toezicht wordt uitgevoerd door een archiefinspecteur |
| 4.3.b | Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? | Ja | |
| 4.4 | Verslag toezicht archiefbeheer | ||
| 4.4 | Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? | Ja | Het verslag over het toezicht op de niet overgedragen bescheiden gebeurt door de archiefinspecteur. Er wordt in het kader van de horizontale verantwoording jaarlijks verslag gedaan van het gevoerde archiefbeheer en het toezicht. De verslaglegging maakt deel uit van de gemeentebrede verslaglegging en jaarstukken (i.k.v. het IBT). Daarnaast rapporteert de archiefinspecteur periodiek aan directie als onderdeel van de rapportages van team Control. |
| 4.5 | Verslag beheer archiefbewaarplaats | ||
| 4.5 | Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? | Ja | Er wordt jaarlijks een woordelijk verslag uitgebracht over het beheer van de archiefbewaarplaats en het gemeentearchief. |
| 5. | ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN | ||
| Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? | |||
| 5.1 | Geordend overzicht analoog en digitaal | ||
| 5.1 | Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? | Deels | Deels. Voor zover de archiefbescheiden aangeleverd zijn aan het centrale analoge archief (DIV) zijn de documenten geordend, geïnventariseerd, voldoende goed gemetadateerd en toegankelijk. A.g.v. echter van het hoofdzakelijk digitale werken door de teams zijn deze papieren dossiers echter vaak incompleet. Een zeer aanzienlijk aantal (ook digitale) stukken en dossiers worden ook niet aangeboden aan het centraal archief ter archivering, vooral omdat zij in digitale vorm blijven. Dit past op zich ook bij het uitgangspunt dat archivering ook een taak is van medewerkers zelf, en niet per se van DIV. Het gaat hierbij deels ook om permanent te bewaren archiefbescheiden. Het beheer van deze documenten valt nu echter nog steeds te veel buiten het bereik, zicht en beheer van informatieprofessionals en zijn daardoor ook niet opgenomen in een (centraal) overzicht. Een deel van de ingekomen post wordt niet door DIV ingeboekt maar gaat ongeregistreerd direct naar de medewerkers. Daar vindt soms (maar meestal niet) registratie plaats in vakapplicaties. Daarbij vindt de meeste correspondentie tegenwoordig plaats via e-mail, direct aan medewerkers en buiten DIV om. |
| 5.2 | Authenticiteit en context analoog en digitaal | ||
| 5.2.a. | Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: | Deels | In het zaaksysteem worden metadatagegevens vastgelegd zoals bedoeld onder a1 t/m a5. In het handboek zaakgericht werken is een metagegevensschema voor het zaaksysteem opgenomen. In de diverse in gebruik zijnde vakapplicaties gebeurt dit doorgaans ook maar deels. Hier is geen centrale regie op. Welke applicaties gebruikt worden, en door welke teams, is wel bekend. In de periodieke toetsen op bedrijfskritische vakapplicaties (waaronder het zaaksysteem) is hier ook aandacht voor. Voor wat betreft de mappenstructuren vormen de teamnaam, de mappenstructuur zelf en de zaakomschrijving, de belangrijkste metadata, gecombineerd met de documentomschrijving (waaronder ook een datering). Het goed toepassen hiervan moet nog wel aanzienlijk verbeterd worden. De ondersteuning hierop is een taak van de drie informatiebeheerders. Van de archieven in beheer van het gemeentearchief zijn grotendeels (beschrijvende) inventarissen of plaatsingslijsten aanwezig. |
| 5.2.a.1 | - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; | Deels | Zie bij 5.2a. Verder is de uiterlijke verschijningsvorm in de praktijk tegenwoordig doorgaans digitaal. De Coronamaatregelen hebben hier de afgelopen twee jaar een verdere boost aan gegeven. |
| 5.2.a.2 | - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; | Deels | Als aanvulling op 5.2a: dit is deels het geval, het is een breed landschap. Vooral bij de belangrijkste vakapplicaties is dit goed uitgewerkt, maar in het algemeen moet het procesgericht denken en werken beter. |
| 5.2.a.3 | - de samenhang met andere archiefbescheiden; | Deels | Als aanvulling op 5.2a: qua digitale archiefbescheiden moet het zaaksgewijs denken en werken moet beter. De samenhang is (vaak) onvoldoende aanwezig of alleen met moeite tot stand te brengen. Bij DIV en het gemeentearchief (analoge archivering) gebeurt dit middels het dossierstelsel/zaaksgewijze ordening, of beschrijvende inventarissen. |
| 5.2.a.4 | - de uitgevoerde beheeractiviteiten; | Deels | Als aanvulling op 5.2a: het gevarieerde en gedecentraliseerde landschap vraagt om een breed beheer. Procesmatig denken en werken heeft de aandacht maar is een verandertraject met een lange doorlooptijd. |
| 5.2.a.5 | - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. | Deels | Er wordt niet gekozen voor emulatie. Dit lijkt ook onnodig. In het zaaksysteem wordt naast opslag van de (m.n.) Office-formaten ook geconverteerd naar PDF-A. Voor wat betreft het gemeentearchief wordt programmatuur alleen gebruikt als inventarissen op de papieren dossiers/bestanden. |
| 5.3 | Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal | ||
| 5.3 | Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? | Deels | De terugvindbaarheid is over het algemeen binnen een acceptabel tijdsbestek voldoende te realiseren. Sommige categorieën ingekomen post gaan echter ongeregistreerd door naar de vakafdeling. Idem wat betreft e-mail (elke medewerker heeft een e-mail account). T.a.v. de statische archieven: hier worden alleen papieren archiefbescheiden beheerd. De toegankelijke staat wordt gewaarborgd door de aanwezigheid van inventarissen. Er wordt daarbij gebruik gemaakt van MaisFlexis en Corsa. Ook het semi-statisch archief (papier) is toegankelijk d.m.v. een dossierinventaris. Het papieren dynamisch archief is rechtstreeks toegankelijk en geordend/gerangschikt volgens de basis archiefcode (BAC). De digitale situatie in het algemeen is zeer divers van aard. De terugvindbaarheid is wisselend, en met name de duurzame terugvindbaarheid is globaal gezien niet goed genoeg geborgd. De archivering is vaak gericht op de primaire procesafhandeling en de korte termijn. Omdat een deel van de digitale bestanden niet professioneel beheerd/begeleid wordt is de terugvindbaarheid wisselend (ook wat het zaaksysteem betreft). |
| 5.4 | Duurzame materialen en gegevensdragers analoog | ||
| 5.4 | Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? | Ja | Bij DIV en het gemeentearchief wordt gebruik gemaakt van duurzame materialen. Het standaard gebruikte papier is ISO 9706 gecertificeerd papier (de EU-norm voor duurzaam te bewaren papier). Audiovisuele media in fysieke vorm worden niet vervaardigd of ontvangen (deze zijn en blijven in digitale vorm). |
| 5.5 | Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog | ||
| 5.5 | Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? | Ja | Er worden zuurvrije dozen, geschikte dossieromslagen, tabstroken, hechtmiddelen e.d. gebruikt. |
| 5.6 | Systeem voor duurzaamheid analoog | ||
| 5.6 | Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? | Deels | Te bewaren analoge documenten worden standaard in materiaal opgeborgen en ingepakt dat zeker 100 jaar mee kan gaan. Bij constatering van achteruitgang van archiefbescheiden en/of het verpakkingsmateriaal, worden maatregelen genomen en middelen vrijgemaakt om de achteruitgang te stoppen. Er is een (digitale) bewaarstrategie als eerste concept opgesteld. Deze moet nog verder wel worden uitgewerkt en uiteindelijk worden vastgesteld. |
| 5.7 | Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer | ||
| 5.7 | Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? | Deels | Bij het opstellen van het handboek zaaksgewijs werken is gebruik gemaakt van RODIN. Voor archiefsystemen die bij de vakafdelingen in gebruik zijn, is voor de toetsen RODIN indirect gebruikt (vertaald naar een eigen toetsmodel als onderdeel van het kwaliteitssysteem). Het toepassen van MDTO moet nog gebeuren. De gemeente sluit verder zoveel mogelijk aan bij GIBIT, GEMMA en de normen vanuit de BIO. Over het algemeen moet het aansluiten op standaarden beter gaan plaatsvinden. |
| 5.8 | Aanvullende metagegevens digitaal | ||
| 5.8. | Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2) | Deels | Metagegevens worden deels automatisch gegenereerd door het zaaksysteem (en andere systemen), deels moeten deze handmatig worden toegekend. Bij andere systemen is dit niet altijd het geval. Aanvullende metagegevens worden daar toegepast waar nodig geacht. Het goed toepassen van (aanvullende) metadata moet meer vorm krijgen, evenals het goed evalueren en vooral ook het toepassen en documenteren ervan. |
| 5.9 | Opslagformaten | ||
| 5.9 | Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? | Deels | Er is voor het zaaksysteem een lijst met voorkeursbestandsformaten die t.z.t. omgezet kunnen worden naar PDF-A. De over te dragen archiefbescheiden worden (volgens het handboek) geconverteerd naar PDF-A. ODF wordt niet breed gebruikt. Aan het toepassen van open standaarden wordt momenteel geen prio gegeven. Over het algemeen wordt overigens grotendeels gebruikt gemaakt van de gebruikelijke MS Office-formaten en PDF. |
| 5.10 | Functionele eisen | ||
| 5.10 | Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? | Deels | In het zaaksysteem worden blijvend te bewaren archiefbescheiden omgezet naar PDF-A en blijft ook het bronbestand bewaard. Beleid is om het gebruik van exotische (niet open) bestandsformaten te vermijden. Voor waar dat niet mogelijk is, moet nog een werkwijze bepaald worden, met name voor bestanden die lang (permanent) bewaard moeten worden. Uitwerking moet nog meer vorm krijgen, ook in het kader van aansluiten op een e-depot. Voor digitale documenten buiten het zaaksysteem worden per geval nadere afspraken gemaakt met de beheerders. Ook dit moet wel meer vorm krijgen. De inschatting is dat het aantal documenten waar dit aspect aan de orde is (relatief) zeer klein is. |
| 5.11 | Voorzieningen compressie en encryptie | ||
| 5.11.a | Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? | Deels | Compressie vindt niet plaats, of naar inschatting niet plaats op een manier die tot problemen leidt. Als scans worden gecomprimeerd lijken deze te voldoen aan de kwaliteitseisen. Qua encryptie worden bestanden in het zaaksysteem niet standaard versleuteld. Medewerkers kunnen dit wel zelf doen, maar dit lijkt niet veel te gebeuren, mede doordat dit omslachtig is. De omgang met versleuteling in het zaaksysteem (en netwerkschijven/Sharepoint) moet nog worden uitgewerkt. Bij andere applicaties lijkt versleuteling niet aan de orde te zijn. |
| 5.11.b | En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? | Ja | T.a.v. encryptie in het zaaksysteem: de mogelijkheid van encryptie van bestanden is onderdeel van het zaaksysteem. Toegang door derden is via de functionaliteit van het zaaksysteem niet mogelijk. |
| 5.11.c | Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? | N.v.t. | Dit is nu nog niet aan de orde, maar zal te zijner tijd wel een aandachtspunt zijn. Eventueel versleutelde bestanden zullen ontsleuteld moeten worden bij overdracht. Het aantal bestanden waar het hier om gaat wordt als zeer gering ingeschat, ook omdat deze mogelijkheid maar bij weinig medewerkers bekend is en daarbij niet eenvoudig is toe te passen. |
| 6.1 | Vervanging, besluiten en verklaringen. | ||
| 6.1.a | Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd? | Nee | In de gemeente worden documenten deels op traditionele wijze en in papieren vorm gearchiveerd en deels digitaal. De gemeente heeft nog geen substitutiebesluit(en) genomen. Documenten die binnen 7 jaar vernietigd kunnen worden, worden fysiek in een numerieke serie bewaard. Van documenten die langer dan 7 jaar bewaard moeten worden, worden papieren dossiers gevormd. In 2015 is een handboek vervanging vastgesteld, maar er zijn momenteel nog geen processen die voldoen aan de in het handboek gestelde eisen. Omdat de aanlevering van papieren documenten echter vaak niet meer plaats vindt (documenten blijven digitaal), is het uitgaan van een papieren archivering steeds minder conform de daadwerkelijke situatie en zijn papieren dossiers daardoor ook incompleet. De archivering vindt hoofdzakelijk in digitale vorm plaats, en deze digitale documenten blijven ook digitaal (worden niet meer geprint). In vergelijking met 20 jaar geleden is vervanging daardoor minder een thema. Aandachtspunt: Van sommige processen (die niet in direct in beheer zijn van DIV) worden bescheiden in praktische zin (voor een deel) wel vervangen, maar zonder dat hier een vervangingsbesluit of handboek aan ten grondslag ligt. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij de Omgevingswet. Dit zijn permanent te bewaren stukken die t.z.t. overgedragen moeten worden naar een (digitale) archiefbewaarplaats. Maar ook hier wordt er meer en meer digitaal gewerkt en komen documenten niet meer op een papieren drager terecht. Er zijn gelet op het voornemen om ene algemeen vervangingsbesluit(en) te nemen onlangs nieuwe scanners aangeschaft. Daar waar (in de praktijk) toch vervangen wordt (m.n. bij het beheer van vakapplicaties is de indruk dat dit ondanks dat e.e.a. niet gedocumenteerd is wel kwalitatief goed gebeurd. Het betreft hier overigens grotendeels op termijn te vernietigen bescheiden. Bij het gemeentearchief zijn geen collecties/bestanden vervangen en er zijn ook geen plannen daartoe. |
| 6.1.b | Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? | N.v.t. | Zie bij 6.1a. |
| 6.1.c. | Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? | N.v.t. | Zie bij 6.1a. |
| 6.2 | Converteren en migreren | ||
| 6.2.a | Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? | Ja | Dit gebeurt. Voor wat betreft het zaaksysteem: dit biedt mogelijkheden voor conversie van bestanden naar PDF-A. Het zaaksysteem kent ook een uitgebreide functionaliteit voor migratie, bijvoorbeeld naar een e-depot. Migratie vanuit vakapplicaties komt soms voor, richting een nieuwe applicatie. Hier wordt afhankelijk van de specifieke omstandigheden gehandeld. Het gemeentearchief beheert (op een enkele uitzondering na) alleen analoge archiefbescheiden. Te bewaren documenten worden standaard in materiaal opgeborgen en ingepakt dat zeker 100 jaar mee kan gaan. Bij constatering van achteruitgang van archiefbescheiden en/of het verpakkingsmateriaal, worden maatregelen genomen en middelen vrijgemaakt om de achteruitgang te stoppen. Er wordt momenteel gewerkt aan een (digitale) bewaarstrategie. |
| 6.2.b | Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? | Nee | Bij migraties worden geen verklaringen opgesteld. De wijze van documentatie van migraties varieert, maar krijgt weinig of geen aandacht. Migratie naar een e-depot heeft nog nooit plaatsgevonden. |
| 6.3 | Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst | ||
| 6.3.a | Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden? | Deels | Ja, voor wat betreft de papieren dossiers in het centrale (papieren) archief en de digitale bestanden in het zaaksysteem. Bij het zaaksysteem is het ten uitvoer brengen van de procedure op praktische problemen gestuit, mede veroorzaakt door het niet juiste gebruik van het systeem door medewerkers, waardoor vernietiging daar zeer tijdrovend wordt en niet plaats vindt. In vakapplicaties is vernietiging en het toepassen van de juiste termijnen onvoldoende in control, maar de situatie verbetert langzaam wel, i.i.g. qua bewustzijn. Bij de periodieke beheertoetsen is hier veel aandacht voor en wordt er gewerkt aan het in beeld brengen van de bewaartermijnen en het aansluiten op de gemeentebrede vernietigingsprocedure. Vaak is in de applicaties overigens geen of maar beperkte functionaliteit voor vernietiging aanwezig. T.a.v. de bestanden in de mappenstructuren (netwerkschijven): hier zal een (plan van) aanpak voor moeten worden opgesteld. Hier ligt ook een taak voor de informatiebeheerders. |
| 6.3.b | Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? | Deels | De lijst wordt gevolgd bij de papieren dossiers en de dossiers in het zaaksysteem. In de vakapplicaties is dit minder in beeld, maar team Control is in gesprek met de beheerders van de belangrijkste vakapplicaties, ook over de (wettelijke) termijnen en het vernietigingsproces. Hier is vooruitgang te zien, maar implementatie is lastig gebleken, a.g.v. onbekendheid bij de beheerders, lokale werkprocessen die niet goed aansluiten op de selectielijst en beperkte functionaliteit in gebruikte pakketten. |
| 6.3.c | Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? | Nee | |
| 6.3.d | Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? | Deels | Niet formeel, maar het informele SIO functioneert ook als hotspotmonitor. Bij herziening van de archiefverordening zal dit meer z’n beslag moeten krijgen. |
| 6.4 | Vernietiging en verklaringen | ||
| 6.4.a | Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? | Deels | Voor de reguliere papieren bescheiden (“dossiers”) in beheer bij DIV gebeurt dit en wordt ook de grondslag vermeld. Er zijn geen achterstanden. In het zaaksysteem wordt ook de grondslag vermeld, maar in het zaaksysteem is nog niet vernietigd terwijl dit eigenlijk wel had moeten gebeuren. Voor die papieren dossiers wordt de vernietigingsgrondslag aangegeven in het registratiesysteem Corsa. Bij vernietiging daarvan worden ook proceseigenaren geconsulteerd voorafgaande aan de daadwerkelijk vernietiging (evenals de archivaris en de archiefinspecteur). De digitale bescheiden op persoonlijke en/of afdelingsschijven (ook al hebben deze de status van archiefbescheiden) worden doorgaans maar beperkt gecontroleerd en ook niet beheerst vernietigd. Bij het toetsen van het beheer van de belangrijkste vakapplicaties (door team Control) is ook een correcte vernietiging een belangrijk aandachtspunt, zowel inhoudelijk als ook qua procedure. Vernietiging in vakapplicaties vind nu vrijwel niet plaats (ook doordat functionaliteit hiertoe vaak ontbreekt). Een algemeen belangrijk aandachtspunt: voor de gescande papieren documenten in het zaaksysteem en enkele vakapplicaties worden gescande documenten serieel opgeborgen. Dit maakt vernietiging “volgens het boekje” moeilijk. Een (retrospectief) vervangingsbesluit (op basis van handboeken vervanging) is een mogelijkheid om vernietiging van deze stukken alsnog uit te voeren. Hier is nog een weg te gaan, maar vanuit de periodieke beheertoetsen wordt ook hier bij stilgestaan. Er wordt daartoe aangedrongen op het documenteren van het beheer, op basis waarvan een vervangingsbesluit kan worden genomen. Een aantal eigenaren werken hier nu aan, maar er is nog een weg te gaan. Belangrijk aandachtspunt qua vernietiging zijn ook de diensten die voor andere gemeenten worden uitgevoerd. In het verleden is soms geen onderscheid gemaakt tussen de documenten van de afzonderlijke gemeenten. Ook zijn de werkwijzen hieromtrent niet helder genoeg afgesproken. |
| 6.4.b | Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? | Ja | Dit geldt voor de papieren dossiers in beheer bij DIV. Voor wat betreft vernietiging in de (belangrijkste) vakapplicaties wordt er door team Control (in het kader van het kwaliteitssysteem) gewerkt aan bewustwording en het laten documenteren van vernietiging en het proces daartoe. |
| 6.5 | Vervreemding, besluiten en verklaringen | ||
| 6.5.a | Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven? | Nee | Vervreemding heeft voor zover bekend in 2022 niet plaatsgevonden. |
| 6.5.b. | Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? | N.v.t. | |
| 6.5.c | Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? | N.v.t. | |
| 6.5.d | Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? | N.v.t. | |
| 7. | OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN | ||
| Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? | |||
| 7.1.a | Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening? | Deels | Archiefblok 1991-1999 is opgeschoond en materieel bewerkt en klaar voor overbrenging. Overbrenging dient nog te gebeuren. Ook 2000-2009 is opgeschoond en (op zich) klaar voor overbrenging. Bij overbrenging kunnen o.a. ook een deel van de bouwvergunningen en eventueel ook het zogenaamde pandenarchief formeel overgedragen worden. De materiële verzorging is daar nog wel een aandachtspunt. De facto zijn deze bestanden overigens al in het beheer van het gemeentearchief en ondergebracht in de archiefbewaarplaats. |
| 7.1.b | Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? | vraag beantw. bij Toelichting | Zie bij 7.1.a |
| 7.1.c. | Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? | vraag beantw. bij Toelichting | Zie bij 7.1.a |
| 7.2 | Verklaringen van overbrenging | ||
| 7.2 | Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? | Ja | Bij overdracht zal er verklaring worden opgesteld. |
| 7.3 | Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (vervallen) | ||
| 7.3 | Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij en ontvangen van gedeputeerde staten? | N.v.t. | Het argument “vanwege bedrijfsvoering” is niet aan de orde. De bouwvergunningen en het pandenarchief bevinden zich al fysiek in de archiefbewaarplaats en de facto ook in beheer van de medewerkers van het gemeentearchief. |
| 8. | TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN | ||
| Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? | |||
| 8.1 | Beschikbaarheid originelen en dubbelen | ||
| 8.1.a. | Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? | Ja | |
| 8.1.b | Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? | Ja | |
| 8.1.c | Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? | Ja | Kosten zijn opgenomen in de legesverordening. |
| 8.1.d | Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? | Ja | |
| 8.2 | Beperking openbaarheid na overbrenging. | ||
| 8.2.a | In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? | Deels | In de inventarissen zelf zijn beperkingen opgenomen. In het concept collegevoorstel voor overdracht van het archiefblok 1991-1999 zullen waar nodig ook beperkingen worden bepaald (al in concept gereed). Beperkingen worden nu in de praktijk door de beheerder vooral ad hoc bepaald, aan de hand van de inventarissen en de opgevraagde stukken. Bij het opleggen van beperkingen wordt ook rekening gehouden met artikel 15a (t.a.v. milieuinformatie). |
| 8.2.b | Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? | Ja | |
| 8.2.c | Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? | Ja | De adviseur privacy wordt betrokken voorafgaande aan het vaststellen de beperkingen (en de juridische grondslag daarvoor). |
| 8.2.d | Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieuinformatie inperkt? | Ja | |
| 8.2.e | Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? | Deels | In de inventarissen zelf zijn (in het verleden) beperkingen opgenomen. In het concept voorstel voor overdracht van het archiefblok 1991-1999 zijn enkele beperkingen bepaald die bij overbrenging formeel ook vastgesteld zullen worden. |
| 8.3 | Beperking openbaarheid na 75 jaar | ||
| 8.3 | Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? | N.v.t. | Dit is niet aan de orde. |
| 8.4 | Afwijzing raadpleging of gebruik | ||
| 8.4.a | Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? | Ja | In het bezoekersreglement zijn regels geformuleerd voor het raadplegen van archiefbescheiden en ook voor de afwijzing van raadpleging in gevallen van slechte materiële toestand van de archiefbescheiden. |
| 8.4.b | In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd? | Ja | Een dergelijke afwijzing is niet aan de orde geweest. |
| 8.4.c | Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd | N.v.t. | Een dergelijke afwijzing is niet aan de orde geweest. |
| 8.5 | Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling | ||
| 8.5.a | Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? | Ja | Uitlening aan/binnen de eigen organisatie komt regelmatig voor. Dossiers mogen het gemeentehuis niet verlaten. Aan externe instellingen worden in principe nooit archiefbescheiden uitgeleend, behoudens voor tentoonstellingen (wat zeer weinig plaatsvindt). |
| 8.5.b | Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? | Deels | Er zijn hiervoor geen inhoudelijke- en financiële voorwaarden geformuleerd. Mocht uitlening voorkomen, dan worden hier in de uitleenovereenkomst inhoudelijke voorwaarden over vastgelegd. Uitlening aan externe instellingen komt niet of nauwelijks voor. |
| 8.6 | Regulering fysiek bezoek en gebruik | ||
| 8.6.a | Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? | Ja | Er is een actueel bezoekersreglement (2018). |
| 8.6.b | Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? | Deels | Er wordt geen gebruik gemaakt van een kwaliteitshandvest, maar het bezoekersreglement is deels ook als zodanig te beschouwen. |
| 8.7 | Regulering digitaal bezoek en gebruik | ||
| 8.7 | Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement? | Ja | Ja. Het gemeentearchief heeft een eigen website. Hierop staan het archievenoverzicht en ook het bezoekersreglement. Diverse collecties zijn ook digitaal te raadplegen. |
Bijlage 1: Specificatie van de resultaatbestemming 2022
Terug naar navigatie - Bijlage 1: Specificatie van de resultaatbestemming 2022| Programma | Omschrijving | Bedrag | Toelichting | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A: Meerjarige middelen | |||||||
| 1 | Fysieke Leefomgeving | Groenpoort | 132.900 | Van het budget voor het project Energievoorziening Groenpoort resteert € 132.900. Deze middelen zijn voor meerjarig gebruik beschikbaar gesteld. Voorgesteld wordt dit resterende budget via de resultaatbestemming in 2023 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 1 | Fysieke Leefomgeving | Riolering | 219.000 | De raad heeft middelen beschikbaar gesteld voor het afkoppelen van woningen van het riool in reconstructiewerkzaamheden. Deze reconstructies hebben een meerjarig karakter en de bijdrage wordt achteraf vastgesteld wanneer definitief bekend is hoeveel woningen er zijn afgekoppeld. Diverse werken lopen nog door in 2023 waardoor voorgesteld wordt € 219.000 mee te nemen naar 2023. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Inburgering | 511.000 | Vanaf 1 januari 2022 voeren we de wettelijke taak Inburgering uit. De verhoogde taakstelling huisvesting statushouders heeft consequenties voor de uitvoering van de Wet inburgering 2021. Tot en met 2026 wordt daarom tijdelijk extra formatie ingezet. Daarnaast is de implementatie van de Wet inburgering vertraagd. Een deel van deze vertraging is te wijten aan personeelsproblematiek bij opdrachtgevers. Mede hierdoor moet rekening worden gehouden met extra tijdelijke programmakosten en extra tijdelijke formatie. Alle meerjarige budgetten moeten daarom beschikbaar gehouden worden voor de dekking van deze tijdelijke extra formatie en programmakosten. Voorgesteld wordt om deze middelen ad € 399.000 middels een resultaatbestemming in 2023 opnieuw beschikbaar te stellen. De taak Inburgering voeren we ook uit voor Rhenen en Renswoude en met deze gemeenten zijn (financiële) afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in een Addendum op de Dienstverleningsovereenkomst. Ook voor deze gemeenten geldt een verhoogde taakstelling en een vertraagde implementatie. Voorgesteld wordt om de voor de uitvoering van de taak ontvangen en nog resterende middelen ad € 112.000 middels een resultaatbestemming in 2023 opnieuw beschikbaar te stellen voor uitvoering van de taak Inburgering. | |||
| Totaal meerjarige middelen | 862.900 | ||||||
| Programma | Omschrijving | Bedrag | Toelichting | ||||
| B: Over te hevelen exploitatiebudgetten | |||||||
| 1 | Fysieke Leefomgeving | Openbare verlichting | 79.500 | In 2022 is de openbare verlichting overgenomen van CityTec en daarmee de leaseovereenkomst opgezegd. Daardoor is er een positief restantbudget van € 79.500 ontstaan. Voorgesteld wordt dit restantbudget mee te nemen naar 2023 om in te zetten om een deel van de openbare verlichting versneld te verledden. | |||
| 2 | Economie, werk en ontwikkeling | Evenementenbeleid | 50.300 | Voorgesteld wordt om een bedrag van € 50.300 als resultaatbestemming op te nemen en in 2023 beschikbaar te stellen ten behoeve van: - Veenendaal On Ice: door de aanzienlijk gestegen kosten, zal er mogelijk (incidenteel) een hogere bijdrage nodig zijn om de continuïteit van Veenendaal on Ice te waarborgen; - als gevolg van de sterk gestegen prijzen worden naar verwachting hogere subsidiebedragen gevraagd; - in 2023 wordt een nieuw evenementenbeleid vastgesteld. De ervaring leert dat bij de vaststelling van nieuw evenementenbeleid er ook maatschappelijk weer extra aandacht is voor evenementen en de verschillende mogelijkheden (zoals bijvoorbeeld subsidie) en er derhalve ook meer aanvragen voor subsidie worden ingediend wat redelijkerwijs tot gevolg zal hebben dat er daardoor ook meer aanvragen om subsidie komen. | |||
| 2 | Economie, werk en ontwikkeling | Economische promotie | 50.000 | In 2022 zijn niet alle voor economische promotie beschikbare middelen ingezet. De projectvoorstellen met betrekking tot de inzet van gebundelde marketing en de realisatie van de selfiespot waren nog onvoldoende uitgewerkt om ook daadwerkelijk te kunnen starten met de uitvoering. Naar verwachting kan de uitvoering medio 2023 starten. Ook is -In verband met de energiecrisis- besloten een geplande campagne niet in december 2022 te draaien maar door te schuiven naar 2023. Voorgesteld wordt om middels een resultaatbestemming € 50.000,- beschikbaar te stellen in 2023 ten behoeve van de uitvoering van deze activiteiten. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Integrale projecten | 125.000 | Als gevolg van prioritering van werkzaamheden (vanwege opvang ontheemden Oekraine) is in 2022 nog geen invulling gegeven aan dit 'Innovatiebudget'. In 2022 zijn reeds een aantal voorstellen aangedragen door externe partijen die innovatief van aard zijn en vanuit het budget integrale projecten bekostigd kunnen worden. In 2023 verwachten we een besluit te kunnen nemen aangaande de initiatieven. Voorgesteld wordt de middelen middels een resultaatbestemming in 2023 nogmaals beschikbaar te stellen. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Mantelzorg | 50.000 | Bij de jaarrekening 2021 is middels een resultaatbestemming € 50.000 beschikbaar gesteld in 2022 om meer aandacht te geven aan de combinatie van mantelzorg en werkgeverschap. Als gevolg van beperkte capaciteit en prioritering van werkzaamheden bleek het niet mogelijk om hieraan in 2022 uitvoering te geven. In 2023 willen we dit onderwerp alsnog verder oppakken, in samenwerking met Veens Welzijn. Voorgesteld wordt om deze middelen (€ 50.000) middels een resultaatbestemming in 2023 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Preventieakkoord | 62.600 | In 2022 zijn niet alle voor uitvoering van het Preventieakkoord ingezet. Voorgesteld wordt de nog resterende middelen a € 62.600 middels een resultaatbestemming in 2023 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Diversiteit | 38.000 | In 2022 zijn niet alle voor het thema Diversiteit beschikbare middelen ingezet. In 2023 willen we graag extra inzet plegen door een campagne tegen straatintimidatie in te zetten. Voorgesteld wordt de nog resterende middelen a € 38.000 middels een resultaatbestemming in 2023 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Dagbesteding | 25.000 | Niet alle beschikbare middelen voor Groepsgerichte ondersteuning bleken in 2022 nodig te zijn. In 2023 willen we graag starten met een pilot Veense Huiskamer. Middels deze vorm van dagbesteding zetten we in op de ontlasting van mantelzorgers. Voorgesteld wordt om € 25.000 middels een resultaatbestemming in 2023 opnieuw beschikbaar te stellen voor uitvoering van deze pilot. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Maatje achter de voordeur | 56.800 | Binnen de begroting zijn eerder structureel middelen beschikbaar gesteld voor de sluitende aanpak bij verward gedrag. Over 2021 ontvingen we van ZonMw echter ook nog subsidie voor het Advies- en Meldpunt Verward. De lasten voor de sluitende aanpak waren daarom in 2022 incidenteel lager. Binnen het tweejarige project Maatje achter de voordeur is urenuitbreiding noodzakelijk. Voorgesteld wordt om van de resterende middelen ad. € 56.800 beschikbaar te stellen, ter dekking van de kosten van deze (tijdelijke) urenuitbreiding. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Schuldhulpverlening | 30.000 | Op 13 juli 2021 besloot het college om collectief schulden regelen en het schuldenknooppunt in te voeren. De implementatie loopt nog door tot in 2023 aangezien er nog een koppeling gemaakt moet worden tussen Stratech Perspectief (het clientvolgsysteem schuldhulpverlening) en de Stichting Schuldenknooppunt. Voorgesteld wordt om de resterende middelen ad € 30.000 middels een resultaatbestemming in 2023 opnieuw beschikbaar te stellen voor afronding van de implementatie. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Inkomensregelingen | 169.000 | In 2022 heeft het rijk middelen beschikbaar gesteld voor het uitkeren van een energietoeslag aan inwoners met een laag inkomen. Deze toeslag was aan te vragen tot 1 februari 2023. De beoordeling van deze aanvragen kan echter nog tot 1 juli 2023. Alle toegekende aanvragen tot 13 februari 2023 zijn meegenomen bij de uitgaven voor 2022. Op 13 februari stonden er nog 314 aanvragen open. Naar verwachting zal ongeveer een derde van deze aanvragen nog toegekend gaan worden. De nog resterende middelen ad € 169.000 zijn naar verwachting nodig om de nog openstaande aanvragen af te wikkelen. Voorgesteld wordt om deze middelen middels een resultaatbestemming in 2023 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Transformatiebudget | 44.000 | Van het € 115.800 transformatiebudget is € 50.000 ingezet voor doorontwikkeling van de veiligheidsketen bij het CJG. Daarnaast is circa € 22.000 ingezet voor externe ondersteuning bij WLZ-casuïstiek, kosten voor een pilot binnen onderwijs-jeugd en kosten voor het OOGO. Er resteert afgerond € 44.000. De verwachting was dat we deze middelen aan projecten in het kader van doorontwikkeling Jeugdbeleid zouden besteden. Voor 2022 is de beleidsontwikkeling (ook regionaal) doorgegaan zonder dat dit budget volledig uitgenut hoefde te worden. Het zorglandschap Jeugd blijft echter in beweging. Voorgesteld wordt om het restant transformatiebudget ad. € 44.000 over te hevelen naar 2023, gezien de financiële situatie en ter dekking van de risico’s op de inhoudelijke beleidsprogramma’s Proeftuin en Hervormingsagenda. | |||
| 4 | Burger en Bestuur | Rekenkamer | 17.000 | Omdat het onderzoek ''menselijke maat'' pas in 2023 wordt afgerond zal bij de resultaatbestemming voorgesteld worden een bedrag van € 17.000 over te hevelen naar 2023. | |||
| 4 | Burger en Bestuur | Vastgoed brandweerkazerne | 564.000 | Het budget voor de tijdelijke herhuisvestingskosten, ad € 564.000, dat in de 3e bestuursrapportage 2022 beschikbaar is gesteld, wordt pas vanaf 2023 besteed. Dit in het kader van de nieuwbouw van de brandweerkazerne. Voorgesteld wordt dit budget via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2023. | |||
| 4 | Burger en Bestuur | Cameratoezicht | 15.000 | Op dit moment is het nog niet mogelijk om camerabeelden op bureau Veenendaal uit te kijken. In 2023 wordt deze uitkijkmogelijkheid gerealiseerd. Voorgesteld wordt om een bedrag van € 15.000 als resultaatbestemming op te nemen voor deze uitkijkmogelijkheid op bureau Veenendaal. | |||
| 5 | Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien | Stelpost coronagelden | 664.000 | Eind 2022 bedraagt het saldo van de stelpost Coronagelden € 1.996.000,-. In mei 2023 heeft u reeds besloten € 585.000,- hiervan beschikbaar te stelen voor het crisisherstelfonds. Voor de meerkosten van de zorg, ad. € 79.000,-, wordt voorgesteld om deze via resultaatbestelling over te hevelen naar 2023. Het restant van de stelpost Coronagelden ad. € 1.332.000,- valt vrij in deze jaarrekening. | |||
| 5 | Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien | Decembercirculaire 2022 | 2.386.000 | Voor de ontvangen middelen voor de taakmutaties vanuit de decembercirculaire 2022, ad € 2.386.000, wordt voorgesteld om deze via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2023. | |||
| 5 | Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien | Stelpost prijsstijgingen | 259.000 | Via de resultaatbestemming zal de raad voorgesteld worden om de resterende middelen van de stelpost prijsstijgingen, ad € 259.000, over te hevelen naar 2023 ter dekking van de prijsstijgingen in 2022 die doorwerken naar 2023. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Communicatie | 21.000 | Door lagere publicatiekosten is een voordeel ontstaan van € 20.000. Bij de besluitvorming van de jaarrekening 2021 is € 25.000 beschikbaar gesteld voor het ‘communicatiever maken van de organisatie’. Het project is in 2022 opgestart en wordt in 2023 uitgevoerd. Voorgesteld wordt om € 21.000 via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2023. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Opleidingsbudget | 180.000 | Van het beschikbare opleidingsbudget resteert € 180.000. Dit wordt onder meer veroorzaakt doordat er opleidingen in 2022 gestart zijn en in 2023 worden afgerond. Voorgesteld wordt om dit bedrag via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2023. | |||
| Subtotaal over te hevelen middelen (regulier) | 4.886.200 | ||||||
| Totaal over te hevelen middelen (A+B) | 5.749.100 | ||||||
| 2. Bestemming overige reserves | |||||||
| Programma | Omschrijving | Bedrag | Toelichting | ||||
| C: Overige reserves | |||||||
| - | - | - | |||||
| Totaal bestemming overige reserves (C) | 0 | ||||||
| Totaal generaal | 5.749.100 | ||||||