Voortgang inhoud inspanningen/acties

Bijlagen

Voortgang inhoud inspanningen/acties

Bijlage 1: Budgettair neutrale mutaties

Bedragen x €1.000
BN Mutaties Raming 2022 budgetneutraal Raming 2023 budgetneutraal Raming 2024 budgetneutraal Raming 2025 budgetneutraal
Lasten
0.1A - Bestuur 30 4 4 4
0.1C - Bestuur 55 55 55 55
0.4A - Overhead (interne dienstverlening) -8 -8 -8 -10
0.4C - Overhead (interne dienstverlening) 6 6 6 6
0.4H - Overhead (directie) 15 15 15 15
0.4K - Overhead (I&A) 20 20 20 22
0.4L - Overhead (P&O) 2 2 2 2
0.4V - Overhead (beheer &projecten) 0 0 0 0
0.8 - Overige baten en lasten -43 13 13 13
1.1A - Crisisbeheersing en Brandweer 1.692 0 0 0
1.2 - Openbare orde en veiligheid 1 0 0 0
2.1B - Verkeer en vervoer 26 0 0 0
2.1D - Verkeer en vervoer 24 78 78 78
3.1A - Economische ontwikkeling 80 0 0 0
3.1C - Economische ontwikkeling -9 -78 -78 -78
5.4B - Musea 19 0 0 0
6.1G - Samenkracht en burgerparticipatie 19 0 0 0
6.3A - Inkomensregelingen 3.131 -4 -4 -4
6.4 - Begeleide participatie 267 10 11 11
6.5A - Arbeidsparticipatie 37 17 17 18
6.71B - Maatwerkdienstverlening 18+ 0 -33 -49 -50
6.72B - Maatwerkdienstverlening 18- 64 103 104 106
6.81 - Geëscaleerde zorg 18+ 215 0 0 0
7.1A - Volksgezondheid 9 0 0 0
7.4A - Milieubeheer 6 0 0 0
7.4D - Milieubeheer 965 0 0 0
8.1A - Ruimtelijke Ordening 85 0 0 0
8.3A - Wonen en bouwen 78 0 0 0
9.901 - Algemeen Directie -48 37 37 37
9.906 - Algemeen Fs&B -26 0 0 0
9.908 - Algemeen P&O -23 -23 -23 -23
9.912 - Algemeen KCC -7 -7 -7 -7
Totaal Lasten 6.681 207 193 195
Baten
0.1C - Bestuur 55 55 55 55
0.4R - Overhead (E&W) 36 0 0 0
0.7 - Algemene uitkering en overige uitkeringen Gemeentefonds 4.006 152 138 -152
0.8 - Overige baten en lasten 0 0 0 0
1.1A - Crisisbeheersing en Brandweer 1.692 0 0 0
2.1B - Verkeer en vervoer 26 0 0 0
3.1A - Economische ontwikkeling 80 0 0 0
3.1C - Economische ontwikkeling 15 0 0 0
6.71B - Maatwerkdienstverlening 18+ 0 0 0 292
6.81 - Geëscaleerde zorg 18+ 215 0 0 0
7.3A - Afval 0 0 0 0
7.4D - Milieubeheer 557 0 0 0
Totaal Baten 6.681 207 193 195
Gerealiseerd saldo van baten en lasten 0 0 0 0

Bijlage 2: Overzicht structurele mutaties

Bedragen x €1.000
Exploitatie Raming 2023 Raming 2024 Raming 2025
Lasten
1 Fysieke Leefomgeving 10 10 10
3 Sociale Leefomgeving 62 62 62
4 Burger en Bestuur 36 36 36
5 Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien 0 0 0
6 Bedrijfsvoering 208 188 108
Totaal Lasten 316 296 216
Baten
1 Fysieke Leefomgeving 0 0 0
2 Economie, Werk en Ontwikkeling 0 0 0
4 Burger en Bestuur 0 0 0
5 Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien -43 -43 -43
6 Bedrijfsvoering 31 31 31
Totaal Baten -13 -13 -13
Gerealiseerd saldo van baten en lasten -329 -309 -229

Bijlage 3: Voortgang bevindingen accountant

Omschrijving aanbeveling Acties in 2022 Prognose 2022
Fiscaliteiten Op fiscaal gebied zijn een aantal lopende cases onderhanden: Voor de BTW is het noodzakelijk om de onderbouwing van het mengpercentage (welk deel van de BTW mag worden verrekend) te herzien en deze opnieuw af te stemmen met de Belastingdienst. Met betrekking de vennootschapsbelasting lopen discussies met de Belastingdienst inzake de begraafrechten en reclame-inkomsten. Gemeente Veenendaal heeft sinds een aantal jaren een overeenstemming met de Belastingdienst dat zij valt onder het zogenaamde horizontaal toezicht. Momenteel ontwikkelt gemeente Veenendaal een fiscaal beleidsdocument zodat hiermee aangetoond kan worden dat de gemeente rondom fiscaliteiten in control is en blijft. De adviespunten zoals hiernaast opgenomen zullen onderdeel hiervan zijn. Het beleidsdocument zal december 2022 gereed zijn. dec-23
Memoriaalboekingen Door het thuiswerken is de goedkeuring van de memoriaalboekingen door een 2e persoon niet altijd consistent toegepast. De betrokkenheid van een tweede persoon wordt niet afgedwongen door Key2financien. Dit kan leiden tot ongewenste verschuivingen van lasten tussen programma’s. Een extra check op de onderbouwing van de memoriaalboekingen is opgenomen in het interne controleprogramma. Zoals hiernaast terecht is opgenomen achten we het risico op onjuiste verwerking van memoriaalboekingen aanvaardbaar doordat we een extra check hebben opgenomen in het interne controleprogramma. Derhalve achten we deze aanbeveling als opgevolgd. Afgerond
Jaarverslag en paragrafen Wij hebben het College geadviseerd in bijlage 3 kredieten een splitsing te maken tussen de bestedingen voorgaande jaren en het huidig jaar, zodanig dat de bestedingen van het huidige jaar aansluiten (inclusief omschrijving met raadsbesluit) op de investeringen volgens het verloopoverzicht bij de materiële vaste activa. In 2021 is de resultaatbestemming van 2020 rechtstreeks verwerkt in het eigen vermogen. Wij hebben het College geadviseerd alle mutaties via de exploitatie te laten verlopen, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording voorschrijft. We zullen bij de voorbereidingen van het jaarrekeningdossiers 2022 het overzicht kredieten opnemen wat aansluit op het verloopoverzicht investeringen materiële vaste activa. apr-23
Toerekening bestedingen juiste boekjaar Wij hebben het College geadviseerd de procedure van de afgrenzing in 2022 aan te scherpen. We zullen bij de voorbereidingen van het jaarrekeningdossiers 2022 een analyse uitvoeren zodat we in staat zijn de toerekeningen van bestedingen te verantwoorden in het juiste jaar. apr-23
Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik De commissie BBV beveelt aan om een overkoepelend beleidsstuk misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) te maken. Dit bevat algemene uitgangspunten en de maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Is het M&O beleid niet actueel of wordt deze feitelijk niet nageleefd dan vermeld het College van B&W dit in de paragraaf Bedrijfsvoering. De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering We zullen de nota misbruik en oneigenlijk gebruik actualiseren. apr-23
Parkeeropbrengsten Wij hebben het College geadviseerd voor 2022 een gewaarmerkte opbrengstenverantwoording op te vragen bij deze dienstverlener zodat de volledigheid van de opbrengst voor de gemeente Veenendaal zeker is. We zullen in het derde en vierde kwartaal van 2022 onderzoeken of het effectief is om een gewaarmerkte opbrengstenverantwoording op te vragen bij de dienstverlener. Mocht dit niet zo zijn dan zullen we net als voor 2021 in afstemming met de dienstverlener de volledigheid van de parkeeropbrengsten (laten) onderbouwen. apr-23
Volledigheid van de belastingbaten Wij hebben het College geadviseerd het proces lokale heffingen voor zowel de gemeente Veenendaal als voor gemeente Woudenberg uit te breiden met een aansluiting tussen de objecten BAG en de WOZ-administratie en per object een analyse uit te voeren op de waardeontwikkeling van de WOZ. We zullen in het derde en vierde kwartaal van 2022 onderzoeken of het efficiënt is om een aansluiting te maken tussen de objecten BAG en de WOZ-administratie en per object een analyse uit te voeren op de waardeontwikkeling van de WOZ. Mocht dit niet zo zijn dan zullen we net als voor 2021 op basis van andere aansluitingen en analyses de volledigheid van de belastingopbrengsten onderbouwen. apr-23
Lokale heffingen Vanaf 2021 wordt voor de belastingheffing en –inning een tweetal nieuwe softwareapplicaties gebruikt, namelijk Key2Belastingen en OrtaX. De implementatie van deze software heeft een groot beslag op de capaciteit gelegd. Daarnaast zijn de werkzaamheden uitgebreid met de belastingheffing van de gemeente Woudenberg. Op dit moment is het niet mogelijk betrouwbaar lijstwerk aan te leveren. De onderbezetting en de druk op de capaciteit gaat ten koste van de interne beheersing van het proces lokale heffingen. De benodigde informatie om vast te kunnen stellen dat de lokale heffingen juist en volledig zijn geïnd kunnen waarschijnlijk niet tijdig en volledig voor aanvang van de jaarrekeningcontrole worden verstrekt Bij de jaareindecontrole is dit punt opgeleverd en toereikend bevonden. Daarom aanbeveling opgevolgd. Afgerond
KIC De interne controle op de WMO, jeugd en participatiewet worden vastgelegd in de software applicatie KIC. In KIC zijn diverse standaard toetspunten opgenomen. Deze worden automatisch bevestigd zonder een werkelijke controle uit te voeren. Wij adviseren u de toetspunten in KIC zodanig in te richten dat deze aansluiten bij het normenkader en de automatische vulling te herzien in een noodzakelijke invulling. Advies wordt niet overgenomen, aangezien de resultaten van de toetspunten in KIC altijd worden onderbouwd met achterliggende stukken. Hiermee kan het resultaat van een toetspunt altijd worden nagelopen en vastgesteld. Daarnaast hebben we te maken met een externe applicatie, inrichting hiervan ligt derhalve extern. Afgerond
Toegang tot systemen en applicaties Om de toegangsrechten goed te kunnen beheersen is een functionele autorisatiematrix (FAM) ontwikkelt. Daarin is vermeld welke gebruikersrechten moeten worden toegekend op basis van de functie of de taken. SmartAIM Authorisation Management Suite is daarbij een interface die managers in staat stelt de autorisaties van hun medewerkers online aan te vragen en te wijzigen. De beoordeling van alle toegekende gebruikersrechten is onderhanden en wordt in principe 2x per jaar uitgevoerd. De functionele autorisatiematrix is hiervoor een goede basis. Een verbeterproces voor de beoordeling van de logging van de gebruikers per applicatie is onderhanden. Een managementinformatiesysteem wordt hiervoor ingevoerd. Het aanvragen van de toekenning van gebruikersrechten is centraal aangestuurd via TopDesk. De toekenning en bewaking van de gebruikersrechten van Key2Belastingen loopt (nog) niet via de hiervoor vermelde procedure. Uit een incidentele beoordeling van de gebruikers in 2021 blijken te veel rechten en autorisaties. Deze zijn inmiddels aangepast. De gebruikersrechten (autorisaties) en wijzigingen daarop worden door de leidinggevende ingevoerd in SmartAim, van waaruit vervolgens geautomatiseerd een melding in Topdesk wordt gegenereerd. Wijzigingen in autorisaties buiten SmartAim en Topdesk om komen bijna niet meer voor. Er worden dit jaar controles uitgevoerd. Er wordt momenteel gewerkt aan de uitrol van een nieuw werkplek concept waarbij gebruik wordt gemaakt van een VPN-verbinding en centrale uitrol en beheer van de mobiele devices. Afhankelijk van de levering van de devices wordt de nieuwe werkplek Q3 of Q4 2022 uitgerold in de organisatie. Met de implementatie van de nieuwe applicatie Key2Belastingen zouden ook de autorisaties voor deze applicatie moeten verlopen via de IAM-procedure. Afgerond
Wijzigingen gebruikersrechten Wijzigingen in gebruikersrechten dienen via Topdesk aangevraagd te worden waarna de applicatiebeheerder de wijziging doorvoert. In de praktijk komt het voor dat wijzigingen buiten Topdesk om plaatsvinden, waardoor het niet duidelijk is of een gebruiker de juiste bevoegdheden heeft gehad gedurende het jaar. Wij adviseren u alle wijzigingen in gebruikersrechten in Topdesk vast te leggen zodat het zichtbaar is dat de functiescheidingen het gehele jaar door aanwezig zijn geweest. Tevens adviseren wij u de rechtmatigheid van deze wijzigingen te controleren. Op basis van de FAM worden, geautomatiseerd, de gebruikersrechten aan de applicaties toegekend. Hiervoor is de applicatie SmartAIM geïmplementeerd. De beheerder van SmartAIM zal regelmatig controles uitvoeren op basis van FAM en de werkelijk toegekende gebruikersrechten in de applicaties. Aangezien de FAM centraal wordt vastgelegd in SmartAIM en wijzigingen middels een centraal proces worden doorgevoerd, wordt het gemakkelijker om deze controles uit te voeren. Er wordt conform deze procedure gewerkt, echter dient dit ook te blijken voor het gehele jaar 2022 derhalve is de verwachting dat aanbeveling volledig is opgevolgd in feb-23. feb-23
Leerlingenvervoer Prestatielevering (ML 2021) De behandeling van de aanvraag, de toekenning en de afwikkeling van de factuur in dit proces liggen bij 1 medewerker. Voor het leveren van de prestatie van de vervoerder wordt gesteund op de klachtenregistratie en het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek. Wij adviseren u middels een steekproef vast te stellen dat de vervoerder de dienst heeft verricht Bij de jaareindecontrole is dit punt opgeleverd en toereikend bevonden. Derhalve aanbeveling opgevolgd Afgerond
Tijdigheid subsidieverstrekking Bij onze deelwaarneming hebben wij geconstateerd dat de tijdigheid van de subsidieverstrekkingen niet vast te stellen is door het ontbreken van een datum op het aanvraagformulier daarnaast is bij de toekenning van zorg (Jeugdwet of de WMO) voor een aantal cliënten de beschikking te laat afgegeven en start de zorg in een aantal gevallen voor afgifte van de beschikking. Dit leidt tot een formele onrechtmatigheid. Wij hebben het College geadviseerd de tijdigheid van de subsidieverstrekking en verstrekkingen van de beschikkingen in acht te nemen. Deze bevindingen maken onderdeel uit van de interne controlewerkzaamheden. Opvolging hiervan zal in het vierde kwartaal worden vastgesteld. dec-22
Update WMO Ned De update van de softwareapplicatie WMO Ned is nog niet doorgevoerd. Hierdoor ontstaat het risico dat niet met de meest actuele gegevens wordt gewerkt. Wij adviseren u de update van WMO.Ned door te voeren. De update van de softwareapplicatie WMO Ned heeft plaats gevonden. Afgerond
Egalisatie onderhoudsvoorzieningen: schattingen Wij hebben het College geadviseerd een onderhoudsplan voor wegen op te stellen om zo te bepalen of deze bestemmingsreserve toereikend is voor het onderhoud. Punt heeft onze aandacht. Er zal gekeken worden of we een onderhoudsplan wegen zullen opstellen of dat we op basis van een analyse/ onderbouwing kunnen vaststellen dat de bestemmingsreserve toereikend is voor het onderhoud. mrt-23
Planexploitaties De planexploitaties worden door de Planeconoom opgesteld. Wij adviseren u door een externe planeconoom vast te laten stellen dat de berekeningen voor 2 complexen juist, volledig en rechtmatig zijn. Voor de afwikkeling van boekjaar 2021 zal een second opinion verricht worden door een externe deskundige op één of meerdere grondexploitaties, in overleg met de accountant. Bij de jaareindecontrole is dit punt opgeleverd en toereikend bevonden. Derhalve aanbeveling opgevolgd. Afgerond
Grondexploitatie: schattingen Wij hebben het College geadviseerd de kostenontwikkelingen in 2022 nauwlettend te volgen. De kostenontwikkeling wordt nauwlettend in de gaten gehouden. Derhalve achten we deze aanbeveling als afgewikkeld. Afgerond
Beaufort en Youforce Op basis van de beoordeling van de rechten van Beaufort en Youforce zijn een aantal bijzonderheden geconstateerd, onder meer - De applicatiebeheerder heeft een uitbreiding gekregen van de rechten; - Er is een account van een medewerker die uit dienst is getreden dat niet kan worden verwijderd. Wij adviseren u opvolging te geven aan de uitkomsten van de beoordeling van de logging. Het klopt dat een account niet verwijderd kan worden. Daarvoor is een hulp vraag uitgezet bij RAET. Daarnaast is het account afgesloten en kan niemand erbij. Jaarlijks wordt logging gedaan en vindt hierop beoordeling plaats. Hiermee achten we deze aanbeveling als afgewikkeld. Afgerond
Inhuur personeel Wij hebben het College aandacht gevraagd voor de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) in het kader van het ontstaan van fictieve arbeidsrelaties. Door team P&O wordt bij externe indiensttreding dit getoetst en gemonitord. Hiermee voldoende aandacht hiervoor. Hiermee achten we deze aanbeveling als afgewikkeld. Afgerond
BBZ Wij hebben het College geadviseerd bij de BBZ toekenningen het urencriterium van de ondernemer te toetsen of een onderbouwing te vragen. De onderbouwing wordt opgevraagd, mocht hier nog geen duidelijke onderbouwing van aanwezig zijn dan volstaan we met de verklaring van de aanvrager. We zullen bij de interne controlewerkzaamheden follow-up hiervan vaststellen. dec-22
Verbonden partijen Een deel van de gemeentelijke taken is overgedragen aan gemeenschappelijke regelingen. De kosten van deze organisaties komen ten laste van de exploitatie van de gemeente Veenendaal. De kosten van VRU, IW4, GGD Regio Utrecht, Centrum voor jeugd en gezin en het Ontwikkelingsbedrijf Veenendaal oost zijn gebaseerd op voorschotnota’s of concept jaarrekening omdat de definitieve cijfers op dat moment nog niet voorhanden waren. Wij hebben het College geadviseerd het naleven van de wettelijke termijn van het beschikbaar stellen van de jaarstukken bij deze verbonden partijen onder de aandacht te brengen. Punt blijft heeft onze aandacht en we zullen net als eerdere jaren tijdig dit proces in gang zetten. Kanttekening hierbij: we zijn afhankelijk van de medewerking van de gemeenschappelijke regelingen. apr-23
Kwaliteit financiële administratie Er is een rapport van een extern deskundige over de kwaliteit van de (financiële) administratie. Door een extern deskundige is op verzoek van de directie een onderzoek verricht naar de ‘technische’ kwaliteit van de (financiële) administratie van de gemeente Veenendaal. Het onderzoek betrof de verdere optimalisatie van de, met name operationele, administratieve processen. De bevindingen uit dit onderzoek zijn vertaald in een verbeteragenda voor de administratie. In overleg met de directie zijn de werkzaamheden uitgebreid: het eindrapport wordt medio februari 2022 opgeleverd. Inmiddels is en wordt gewerkt aan de beschrijving van de belangrijkste processen binnen team A&A en zijn maatregelen voorbereid om deze processen strikt toe te passen en te handhaven met ingang van 2023. dec-23
Inkopen Verplichtingen (ML 2018) Aangegane verplichtingen boven de € 5.000 moeten volgens de procedure in het financiële systeem worden geregistreerd. Dit gebeurt nog niet voor alle verplichtingen. Hierdoor ontstaat het risico dat per jaareinde de verplichtingen niet volledig zijn opgenomen. Wij onderschrijven het belang van de registratie. Wij adviseren u de vertaling naar de financiële administratie en de volledigheid van de verplichtingen per jaareinde inzichtelijk te maken. Het proces is verder aangescherpt. De ‘openstaande’ verplichtingen worden nu ook periodiek gecontroleerd worden op realiteit. Wij adviseren u periodiek de omvang inzichtelijk te maken van de inkopen groter dan € 5.000 zonder verplichting om zo te beoordelen of het proces gevolgd wordt na de aanscherping. Door meerdere langdurige ziektegevallen binnen het team A&A is de controle op de Verplichtingen in 2021 niet optimaal uitgevoerd. Er zijn nu maatregelen genomen om dit weer aan te scherpen. Vanaf 1 januari 2022 treden de financiële adviseurs maandelijks in overleg met de betrokken teamleiders. Daarbij is onderwerp van gesprek o.a. de controle van de verplichtingen en prestatieverklaringen. Maandelijks wordt hierover kort gerapporteerd aan de directie. De rapportages worden momenteel verder verfijnd, aanbeveling wordt met ingang van december 2023 opgevolgd jan-23
Prestatie leveringen Door het ontbreken van een scheiding tussen de goedkeuring van de geleverde prestatie en de autorisatie van de factuur (bij facturen onder de € 50.000) wordt het risico gelopen dat er geld uit de gemeente gaat zonder dat daar een prestatie tegenover staat. Aanbeveling Wij adviseren u de routing voor de autorisatie aan te passen zodat alle inkopen zowel door een prestatieverklaarder als door een budgethouder worden getekend. Wij adviseren u de bewijsstukken voor de geleverde prestatie geautomatiseerd te koppelen aan de factuur en deze in het systeem door een prestatieverklaarder te laten autoriseren. In overleg met de concerncontroller is de werkwijze besproken en is op basis hiervan een beleidsnotitie opgesteld. In Key2finance zullen hiervoor workflows ingericht worden. De notitie is verder afgestemd met de accountant. Vanaf 1 april 2021 wordt gewerkt met het systeem van prestatieverklaringen. Door meerdere langdurige ziektegevallen binnen het team A&A is de controle op de prestatieverklaringen inkopen in 2021 niet optimaal uitgevoerd, daarnaast bleek de uitvoering van de notitie niet praktisch voor de organisatie, als gevolg hiervan is de notitie herzien met het oog op een meer functionele uitvoering. Vanaf 1 juli treden de financiële adviseurs maandelijks in overleg met de betrokken teamleiders. Daarbij is onderwerp van gesprek o.a. de controle van prestatieverklaringen. Maandelijks wordt hierover kort gerapporteerd aan de directie. De rapportages worden momenteel verder verfijnd, aanbeveling wordt met ingang van december 2023 opgevolgd. sep-23
Beheersing fraude en integriteit Er zijn richtlijnen, beleidsdocumenten en andere instrumenten aanwezig voor de beheersing van fraude en integriteit. Wij hebben geadviseerd een frauderisicoanalyse te maken. In 2020 is een start gemaakt met de frauderisicoanalyse. In 2021 is een onderzoeksrapport frauderisicoanalyse opgesteld. Momenteel is de frauderisicoanalyse en het beleid hierover onderhanden. Naar verwachting zal de analyse januari 2023 gereed zijn. jan-23
IT Vastlegging testen updates (ML 2019) Wijzigingen in programmatuur worden getest. Formeel dienen bevindingen van tests vastgelegd te worden. In de praktijk vindt dit niet altijd plaats. Wij adviseren u de testwerkzaamheden bij wijzigingen in de programmatuur zichtbaar vast te leggen. De volgende acties zijn inmiddels uitgevoerd: 1. Er is een standaard testplan en testrapport gemaakt voor de gebruikersacceptatietest. Dit zijn sjablonen die in Topdesk zijn vastgelegd. 2. Door functioneel applicatiebeheer is een instructie voor de gebruikers gemaakt voor het uitvoeren van testen en het vastleggen van de resultaten in het testrapport. 3. De gebruikers worden voorgelicht over testen en het vastleggen van de testrapporten. 4. Bij de teamleiders is onder de aandacht gebracht dat hun medewerkers die de testen uitvoeren ook de resultaten vastleggen. De verantwoordelijkheid ligt bij de teams en dus de teamleider. Momenteel wordt deze acties nog opgevolgd. 5. De functioneel applicatiebeheerders sturen er directer op dat de testrapporten door de gebruikers worden ingevuld, anders moet er geëscaleerd worden naar de Teamleider. mrt-23
Europese aanbestedingen De EU-aanbestedingsregels zijn complex. Door de verantwoordelijkheid voor de juiste inkoopprocedure bij de budgethouder neer te leggen is het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en kan sprake zijn van een onrechtmatigheid. Aanbeveling Wij adviseren u in de lijn toe te zien op de tijdigheid, volledigheid en de juistheid van de Europese aanbestedingen door het inrichten en gebruiken van een contractenregister en een aanbestedingskalender. Contractenregister - Axxerion is sinds 2010 actief. De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de registratie van contracten hierin. Door de inkoopadviseurs worden zij hierop gewezen (continu-proces zonder einddatum). Nieuw Mandaatbesluit is in routing gebracht waarbij voor het uitvragen van offertes teamleiders langs team inkoop moeten. Aanbestedingskalender: in oktober wordt de inkoopkalender voor het nieuwe jaar 2022 uitgevraagd en (voorlopig) gevuld. Komende maanden zullen gesprekken plaatsvinden met de teams n.a.v. de inkoopkalender en de bevindingen uit de interne controlewerkzaamheden (zoals het onderzoeken om te werken met raamovereenkomsten en te werken met startformulieren) die per kwartaal plaatsvinden. Interne controlewerkzaamheden per kwartaal: met ingang van 2021 wordt per kwartaal gecontroleerd op naleving van de juiste aanbestedingsregels. Door deze periodieke werkzaamheden vinden ook periodieke gesprekken plaats tussen team inkoop, teamleiders en directie. Verwachting is dat dit op termijn leidt tot betere planning en risicovermindering. jul-23
Personeel Werkkostenregeling (ML 2019) Tussentijds is er onvoldoende inzicht in de besteding van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. De vrije ruimte wordt bij de gemeente overschreden. In 2020 heeft de belastingdienst aangekondigd een controle te willen uitvoeren op de werkkostenregeling. Hierdoor ontstaat het risico op onvolledige registratie van de kosten die mogelijk vallen onder de vrije ruimte en daarmee het risico op een naheffing. Wij adviseren de vrije ruimte tussentijds te bewaken en het proces zodanig in te richten dat de volledigheid van de kosten is gewaarborgd. De WKR is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van P&O en A&A. Jaarlijks is er wel inzicht in de besteding van de vrije ruimte. Wat op dit moment nog onduidelijk is of het allemaal ten laste moet komen van de vrije ruimte. De wens is om aan de voorkant richting te geven wat voor kosten het zijn: -Intermediar -Gerichte vrijstelling -Nihilwaardering -Vrije ruimte In het proces van declaratie hebben wij dit momenteel nog niet ondervangen en komt alles nu in eerste instantie ten laste van de vrije ruimte. Momenteel worden per jaareinde de bestedingen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling in overleg met A&A middels een analyse inzichtelijk gemaakt. dec-22
Subsidieverstrekking Standaardisatie Proces (ML 2019) Er is een procedure rondom de behandeling van subsidieaanvragen en subsidievaststellingen. Deze wordt echter niet in alle gevallen toegepast, mede doordat iedere afdeling subsidies kan verstrekken. Iedere afdeling maakt gebruik van eigen formats voor beschikkingen. Er is een subsidieregister opgezet. De volledigheid hierin is niet gewaarborgd. Het risico ontstaat dat subsidies onrechtmatig worden verstrekt of vastgesteld. Wij adviseren het proces rondom de subsidies verder te standaardiseren (gereed) Er is een procesbeschrijving gemaakt. Alle formats zijn vernieuwd en geüniformeerd. Alle medewerkers zijn geïnstrueerd hiermee te werken. Wij adviseren u een subsidievolgsysteem in te richten waarin o.a. de termijnen worden bewaakt. Het zaaksysteem is volledig operationeel per januari 2021. Proces wordt gemonitord door MO beleid, inclusief bewaking termijnen. Procesbeschrijving is geactualiseerd. Alle formats zijn geactualiseerd, evenals de Algemene Subsidieverordening. De meeste medewerkers van MO Beleid hebben een training gevolgd over de werkwijze van het SubsidieVolgSysteem (SVS). Momenteel volgt een training voor alle andere medewerkers in de organisatie die subsidies verlenen en met het SVS moeten gaan werken. Het SVS is zowel voor de meerjarige- alsook de incidentele subsidies vanaf 1 januari 2021. Ieder kwartaal zal aansluiting gemaakt worden met de financiële administratie. Door personele wisselingen vindt opvolging van deze aanbeveling in het derde/ vierde kwartaal plaats. dec-22 / mrt-23
WMO en Jeugd Afhankelijkheid verklaringen zorgaanbieders (ML 2018) Uw gemeente steunt voor de rechtmatigheid van de uitgaven (specifiek de levering van de zorg) op de controleverklaringen van de zorgorganisaties voor de zorg in natura en op de verklaring van de accountant van de sociale verzekeringsbank voor de Pgb’s. Hiermee bent u afhankelijk van de controles door derden en is er geen mogelijkheid om tussentijds bij te sturen. Het risico ontstaat dat de controleverklaring van de jaarrekening van de gemeente Veenendaal negatief wordt beïnvloed door het niet tijdig ontvangen van goedkeurende controleverklaringen Wij adviseren u het proces van het ontvangen van de verklaringen van de zorgaanbieders te handhaven. Het benadrukken van het tijdig inleveren heeft afgelopen jaren geleid tot voldoende controleverklaringen. Er wordt actief gestuurd op het tijdig verkrijgen van deze stukken, mede in samenwerking met het knooppunt Jeugdhulpregio Food Valley. Wij adviseren u de controle van de zorgaanbieders zodanig in te richten dat de gemeente zelfstandig vaststelt dat de zorg rechtmatig is geleverd door de uitgevoerde werkzaamheden zodanig in te richten dat hiermee zekerheid over de populatie wordt verkregen De gemeente verzoekt in november/december van het te verantwoorden jaar de aanbieder om een goedgekeurde controleverklaring van de accountant op te sturen. Deze dienen voor 1 maart van het volgend jaar ontvangen te zijn. Controleverklaringen komen binnen bij de contractmanager. Deze bewaakt de binnenkomst en zorgt voor opslag. Acties die volgen: opzetten van een procesbeschrijving hiervoor. In 2022 vindt m.b.t. KiC controle plaats naar de rechtmatigheid van ZiN en pgb verstrekkingen. Middels continue meten (CEO) checken we bij cliënten of de prestatie geleverd is (cliënttevredenheidsonderzoeken, enquêtes, klachtenregistratie), past binnen de beschikking en de beleving. Daarnaast maakt het vragen naar eerdere leveringen een vast onderdeel uit van het onderzoek bij verlenging of herindicatie. Het onderzoeksrapport wordt opgenomen in WMO Ned. In 2022 is een plan van aanpak voor het opvolgen van deze punten opgemaakt, waarbij op basis van steekproeven controle hierop heeft plaatsgevonden. Belangrijkste bevinding hieruit is dat dossiervorming nog voor verbetering vatbaar is. Momenteel wordt intern gekeken hoe het adviespunt van dossiervorming verder verbeterd kan worden zodat hierop gesteund kan worden. De werkzaamheden voor het opvolgen van deze aanbevelingen zullen aanvangen in het vierde kwartaal van dit jaar, waarbij afronding in het eerste kwartaal 2023 wordt verwacht. Bovenstaande is verder afhankelijk van de beschikbare capaciteit binnen het team MO. dec-22 / apr-23
WMO en jeugd Interne controle op PGB (ML 2018) De gemeente Veenendaal ontvangt tijdig een controleverklaring om de rechtmatigheid vast te kunnen stellen. Het oordeel is nog steeds niet volledig getrouw en rechtmatig, maar wordt jaarlijks verbeterd. De SVB voert echter geen controle uit op de levering van de zorg. Iedere gemeente dient hier aanvullende interne controlewerkzaamheden op uit te voeren. De gemeente Veenendaal geeft aan dat ze deze wel uitvoeren. Wij hebben de controle informatie niet kunnen gebruiken omdat deze niet aan de daaraan te stellen eisen voldoet. Het risico ontstaat dat de Pgb niet rechtmatig is verstrekt. Wij adviseren u onderstaande interne controles uit te voeren op de verstrekkingen van de Pgb's en deze zichtbaar vast te leggen: • Periodieke beoordeling van de uitnutting van alle verstrekte Pgb budgetten; • Analyse van de budgetoverzichten van het SVB te maken; • Een toetsing uit te voeren op de geleverde prestaties van de zorgaanbieders bijvoorbeeld door navraag bij een herindicatie of gerichte enquêtes voor de levering van de zorg binnen de Pgb In 2021 wil MO-uitvoering controleprocessen ontwikkelen op basis van controlelijsten die de SVB lijsten beschikbaar stelt. Dit betreft dan controles op klantniveau, periodieke controles en het oppakken van fraudesignalen mocht zich dit voordoen. Prestatielevering vindt plaats d.m.v. cliëntervaringsonderzoek en steekproeven. In de jaarplanning van het team kwaliteit uitvoering is tijd gereserveerd voor het verder ontwikkelen van controles. Het is echter wel noodzakelijk dat er formatie is om de controles uit te kunnen voeren en tijdig af te handelen. In 2022 is een plan van aanpak voor het opvolgen van deze punten opgemaakt, waarbij op basis van steekproeven controle hierop heeft plaatsgevonden. Belangrijkste bevinding hieruit is dat dossiervorming nog voor verbetering vatbaar is. Momenteel wordt intern gekeken hoe het adviespunt van dossiervorming verder verbeterd kan worden zodat hierop gesteund kan worden. De werkzaamheden voor het opvolgen van deze aanbevelingen zullen aanvangen in het vierde kwartaal van dit jaar, waarbij afronding in het eerste kwartaal 2023 wordt verwacht. Bovenstaande is verder afhankelijk van de beschikbare capaciteit binnen het team MO. De werkzaamheden voor het opvolgen van deze aanbevelingen zullen aanvangen in het vierde kwartaal van dit jaar, waarbij afronding in het eerste kwartaal 2023 wordt verwacht. Bovenstaande is verder afhankelijk van de beschikbare capaciteit binnen het team MO dec-21 / april-22
Centrale coördinatie van (nieuwe) projecten om wildgroei te voorkomen. Met de invoering van het opgavegericht werken wordt er niet meer gefragmenteerd gewerkt vanuit de verschillende afdelingen, maar wordt er gewerkt vanuit één gemeenschappelijk doel, waar overkoepelend de regie op gevoerd wordt vanuit de opgavemanager. Dit bekent dat er vanuit de organisatie een meer centraal overzicht komt van de maatschappelijke opgaven, projecten/programma's en in interne opgaven. dec-21 / april-22
Doelmatigheid en doeltreffendheid De gemeente Veenendaal kent een verordening voor het uitvoeren van doelmatigheid- en doeltreffendheidsonderzoeken. De afgelopen jaren is niet voldaan aan de frequentie van de onderzoeken zoals deze in de verordening zijn opgenomen. Voor het uitvoeren van dergelijk onderzoek zijn middelen en capaciteit een voorwaarde. Wij adviseren u de onderzoeken in 2021 wel uit te voeren om zo ook een stimulans te geven aan het lerend vermogen van de organisatie. Door personele wisselingen is dit niet tijdig opgepakt. In 2023 willen we hiermee starten jul-23
Onze adviezen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn: 1. Het aanpassen van het controleprotocol, financiële verordening en controleverordening na de definitieve wetswijziging; 2. Het actualiseren en completeren van het intern controleprogramma; 3. Het vrijmaken van structurele capaciteit voor het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle; 4. Het opdelen van de werkzaamheden voor de verbijzonderde interne controle in 4 kwartalen; 5. Het gestructureerd en geüniformeerd vastleggen van de uitvoering van de verbijzonderde interne controles; 6. Het per kwartaal laten selecteren van de steekproeven door ons, zodat een onafhankelijke trekking plaatsvindt; 7. Het bespreken van de uitkomsten met de proceseigenaar; 8. Het opzetten van een kwartaalsgewijze rapportage aan de directie en het College; 9. Een integratie van de uitkomsten van de interne controle in de P&C cyclus; 10.Het monitoren van de opvolging van de aanbevelingen. De wetgeving heeft bepaald dat de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2023 zal gelden. We hebben onderstaande actiepunten inmiddels afgerond, hiermee zijn we voldoende voorbereid op de rechtmatigheidsverantwoording. In Mei 2024 zullen we de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken 2023 opnemen. 1) Verordeningen en protocol worden aangepast inclusief kaderstelling rechtmatigheid e.e.a. conform kadernota rechtmatigheid, voorbereidingen (verordeningen in concept aangepast, geldt ook voor verantwoordings- en rapporteringsgrens) al getroffen enkel formaliteit doorlopen; zal voorjaar 2023 plaatsvinden. 2) Intern controleplan wordt jaarlijks is goedgekeurd. Controleplannen worden per team opgesteld. 3) Capaciteit is op orde 4) Conform planning wordt er gewerkt 5) Werkprogramma’s zijn grotendeels opgesteld en kunnen worden ingevuld 6) Hierover zijn we in overleg met de accountant 7) Voor de processen die in scope zijn vindt dit plaats 8) Per kwartaal wordt er gerapporteerd 9) Uitkomsten worden opgenomen in de jaarrekening 2023 (paragraaf bedrijfsvoering) 10) Geschiedt per kwartaal gelijktijdig met de controles mei-24
Participatiewet Digitalisering dossiers en volledigheid dossiers (2020) De dossiers van de uitkeringsklanten zijn niet volledig digitaal beschikbaar, inhoudelijk ontbreken documenten per uitkeringsklant en sommige documenten zijn onleesbaar ingescand. Het risico bestaat dat de rechtmatigheid van een uitkering niet kan worden vastgesteld door het ontbreken van documenten. Het proces TOZO is in 2020 volledig digitaal uitgevoerd (mede ingegeven door het verplichte thuis werken) inclusief het digitaal ondertekenen van beschikkingen. Uit de steekproef blijkt dat de ontheffing van de arbeidsverplichting nog niet eenduidig is geregistreerd in de dossiers Wij adviseren u alle dossiers van de participatiewet digitaal te archiveren. Wij adviseren u de volledigheid van de dossiers te toetsen en deze waar nodig aan te vullen. Wij adviseren u de mogelijkheid tot automatische digitale ondertekening van de beschikkingen PW te onderzoeken en in te voeren. Alle actuele dossiers worden digitaal gearchiveerd en dat is ook de werkwijze zoals voor nieuwe dossiers is afgesproken, oude dossiers zijn nog steeds onderhanden. Echter geldt voor de oude dossiers, waarbij de vraag is of een uitkeringsgerechtigde terecht een uitkering ontvangt, dat de rechtmatigheid te allen tijde onderbouwd kan worden. Hiermee achten we deze aanbeveling als afgewikkeld. Het proces hebben we verder aangescherpt en maakt onderdeel uit van de interne controlewerkzaamheden. Deze aanbeveling leidt verder niet tot een financiële rechtmatigheidsfout en hiermee achten de deze aanbeveling als afgewikkeld. Automatische digitale handtekening is ingevoerd. Technische problemen zijn opgelost en er kan nu worden getest. apr-23
IT Patch updates (2020) Een Patch is een installatiebestand dat een kwetsbaarheid of fout in een programma herstelt of een programma verbetert. De Patch updates worden handmatig geüpdatet. Nu dient een medewerker te controleren of de patch up to date is. Wij adviseren u de mogelijkheid te onderzoeken naar het automatisch updaten van de Patches 1. Voor Microsoft worden de security patches semi geautomatiseerd uitgevoerd (deels handmatig , volledig automatisch kan dit niet). 2. Voor de Oracle producten worden patches geautomatiseerd uitgevoerd. 3. Voor de andere producten is er wel een patchmanagementproces , maar nog niet geautomatiseerd. 4. In 2021 is er een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden om het patchproces verder te automatiseren. Het onderzoek bevat ook een marktverkenning naar ondersteunende tooling. Er is een aanbieding van Ivanti. Vanwege drukte in Q4 en onderbezetting binnen cluster Systeem/Netwerkbeheer wordt de implementatie verschoven naar 2023 mrt-23
Jeugd Inhoud beschikking (2020) Bij de zorg in natura wordt in diverse beschikkingen niet vermeld hoe de voorziening wordt verstrekt en welk resultaat wordt beoogd. Alleen een verwijzing naar het ondersteuningsplan is op basis van de verordening niet voldoende. Het risico bestaat dat een beschikking, verwijzing of toewijzingsbericht onterecht of onjuist wordt afgegeven door de gemeente. Wij adviseren u in de beschikkingen te verstrekken voorziening en het beoogde resultaat te vermelden. Bij de PGB wordt niet altijd vermeld voor welk resultaat het PGB moet worden aangewend en aan welke kwaliteitseisen de gelden voor de besteding van het pgb dienen te voldoen. Ook hiervoor geldt dat alleen een verwijzing naar het ondersteuningsplan niet voldoende is. Wij adviseren u in de beschikkingen het gewenste resultaat en de kwaliteitseisen te vermelden. Het beoogde resultaat en de expliciete vermelding dat voorziening in de vorm van ZIN wordt verstrekt, worden opgenomen in de beschikking. Opvolging van aanbeveling zal in het vierde kwartaal worden vastgesteld. dec-22
Leerlingenvervoer Beschikkingen (2020) De aanvragen worden gedaan in Mozard. Handmatig worden deze omgezet in WMO.Ned om daar een werkproces aan te maken. Wij adviseren u een automatische invoer van de aanvragen in Mozard naar de werkprocessen in WMO.Ned te onderzoeken. Het proces hiervoor is opgesteld maar wordt nog niet als zodanig doorlopen i.v.m. ontbreken capaciteit. Momenteel wordt binnen MO gekeken bij wie dit belegd kan worden. dec-22
Niet uit de balans blijkende verplichtingen Wij hebben vastgesteld dat er geen toelichting opgenomen is inzake de omvangrijke inkoopcontracten als niet uit de balans blijkende verplichtingen. Wij hebben het College geadviseerd het balansdossier en de concept jaarstukken voor komend jaar eerder te completeren en nader te specificeren. Bij de jaarrekening 2021 is bij de niet uit de balans blijkende verplichtingen een toelichting voor de belangrijkste inkoopcontracten opgenomen. Dit punt zal in 2022 nader worden opgevolgd door op basis van het contractenregister na te gaan of alle omvangrijke inkoopcontracten worden opgenomen. Het balansdossiers is tijdig en conform afspraak gecomplementeerd. apr-23
Factuurafhandeling Er is sprake van een aanzienlijke achterstand in de factuurafhandeling. Dit is op dit moment nog handmatig werk door de mensen van de administratie. De afgelopen jaren zijn hier ontwikkelingen in geweest zoals bijvoorbeeld Robotic Process Automation (RPA). Dit kan voor repeterende digitale handelingen mogelijk efficiënter werken. Mogelijk dat de medewerkers van de administratie meer tijd overhouden voor het analyseren van resultaten en voor uitzonderingsgevallen. Daarnaast brengt het handmatig invoeren van facturen risico’s van foutieve invoer met zich mee. Dit kan hiermee ook opgelost worden De registratie van facturen is nagenoeg bij. Het project 'digitale factuurafhandeling' (met applicatie Centric) is reeds in gang gezet in samenwerking met de inkoopadviseur. dec-22
Afschrijvingstermijn activa Bij een aantal activa wordt een afschrijvingstermijn gehanteerd die niet is opgenomen in de nota waarderen en afschrijven. Deze termijnen zijn in het verleden door de Raad geautoriseerd. Daarnaast worden afschrijvingen berekend op basis van de annuïtaire systematiek. Op basis van de nota waarderen en afschrijven is dit alleen toegestaan voor parkeergarages. Dit is in het verleden geautoriseerd door de Raad. Wij hebben het College geadviseerd deze toevoegingen op te nemen in een actualisatie van de nota waarderen en afschrijven. Op grond van de nota waarderen en afschrijven start de afschrijving het jaar na ingebruikname. Wij hebben het College geadviseerd het proces van melding in gebruikname te verhelderen zodat voor de verwerking van de start van de afschrijving hier geen onduidelijkheid in kan zijn. Opvolging hiervan heeft op zich laten wachten wegens personele wisselingen. Dit zal met ingang van het vierde kwartaal worden opgepakt, waarbij verwacht wordt dit bij het opstellen van de jaarstukken 2022 ( in het voorjaar 2023) gereed te kunnen melden. apr-23
De subadministratie/wijzigingsapplicatie dwingt niet af dat wijzigingen in bankrekeningnummers worden geautoriseerd worden door een 2e medewerker (er ontbreekt functiescheiding op mutaties, hierbij is in de omschrijving opgenomen “geen fiattering noodzakelijk”). Daarnaast worden wijzigingen van bankrekeningnummers door applicatiebeheer opgepakt, zonder dat een brondocument voor aanwezig moet zijn. Deze aanbeveling maakt onderdeel van het project procesbeschrijvingen en procesbeheersing en is derhalve nog onderhanden. Verwachting is dat dit punt juli 2023 gereed is. jul-23
Er is geen sprake van een zichtbare periodieke aansluiting tussen de financiële en sub administratie (salarisadministratie). Er is geen sprake van een zichtbare invoercontrole bij de salarisadministratie, hierdoor bestaat het risico dat de lonen onjuist worden verwerkt. Binnen de salarisadministratie wordt er (nog) geen gebruik van een standenregister gemaakt. Hierdoor bestaat het risico dat personele mutaties onjuist plaatsvinden. Zichtbare periodieke aansluiting heeft momenteel de hoogste prioriteit. Zo zijn er concrete afspraken tussen team A&A en P&O gemaakt met als resultaat het genereren van een periodieke aansluiting met ingang van september 2022. De overige punten zijn opgevolgd. sep-22