In artikel 14 van het BBV wordt een paragraaf bedrijfsvoering voorgeschreven. Hier is kort aangegeven wat de inhoud moet zijn van de paragraaf: ‘de paragraaf over de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering’.
Het gaat hierbij om het doel te sturen op hoofdlijnen en de kwaliteit van het inzicht van de raad te bevorderen. Het sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen zijn primair de verantwoordelijkheid van het college, maar de raad moet zich wel een oordeel kunnen vormen over de inrichting en functioneren van de bedrijfsvoering. Deze paragraaf is hierbij essentieel. Ook is de paragraaf bedoeld om organisatiebrede opgaven en initiatieven toe te lichten.
Management en organisatie
De gemeente Veenendaal is een moderne, goed functionerende organisatie met korte lijnen en ruimte voor ontwikkeling en inbreng van de professional. We zijn constant in beweging en hebben volop oog voor de ontwikkelingen in de samenleving. Om ook in de toekomst op die ontwikkelingen in te blijven spelen, willen wij ons adaptief vermogen en onze wendbaarheid verder vergroten. Om dit te bereiken, denken en werken we niet vanuit de gemeentelijke structuur, maar vanuit de maatschappelijke opgaven waar de gemeente nu voor staat en binnenkort voor komt te staan. We willen (nog) meer ‘voorwaarts denken’: handelen vanuit ontwikkelingen en mogelijkheden.
De basis van de gemeentelijke organisatie bestaat uit zo’n twintig deskundige en professionele teams. Deze teams zijn geclusterd in drie thema's: Samenleving, Ruimte, en Bedrijfsvoering en Dienstverlening. De directie geeft direct leiding aan de teamleiders. Hiernaast zijn er (opgave)managers die werken onder directe verantwoordelijkheid van de directie aan de oplossing van complexe maatschappelijke vraagstukken en interne strategische opdrachten.
Wij investeren in de kwalitatieve groei van onze organisatie. De kernwaarden ‘samenwerken, toegevoegde waarde, energie/werkplezier en resultaatgericht werken’ staan hierbij centraal.
Binnen de organisatie heerst een informele sfeer. We vinden steeds meer onze weg in het hybride (‘Veens’) werken. Talentmanagement krijgt een steeds grotere plek en we zetten stappen in onze arbeids-marktcommunicatie. Kortom, we zijn in beweging en daarbij hebben we oog voor onze medewerkers en de toekomstige ontwikkelingen.
Planning en Control
Gebruikelijk is dat de Programmabegroting wordt opgesteld op basis van de Kadernota zoals die door de raad is vastgesteld. Vanwege de vele (financiële) onzekerheden is dit jaar geen Kadernota maar een ‘Kaderbrief’ aan de raad voorgelegd. Daarin zijn 2 consultatievragen voorgelegd voor de opstelling van de Programmabegroting. Verder zal het jaarlijkse ‘spoorboekje planning- & controlcyclus’ met betrekking tot de planning van de P&C documenten vroegtijdig aan de raad worden voorgelegd.
Communicatie
De dienstverlening van Team Communicatie bestaat uit advies (strategisch en tactisch-operationeel), beheer van de communicatiemiddelen en regie op de content die op de kanalen van de gemeente wordt gedeeld. Streven is om informatie zo toegankelijk mogelijk aan te bieden aan de inwoners. Daarnaast bedienen we de interne opdrachtgevers binnen de thema’s (samenleving & ruimte), de directie en het college. De komende periode blijven we werken aan de professionalisering van de communicatie discipline en het goed aansluiten van de (interne) vraag en ons aanbod. Daarbij investeren we in het behoud van de interne capaciteit en talenten en gaan we bouwen aan een flexibele schil van leveranciers die met name op de uitvoering ons kunnen ondersteunen. Daarmee proberen we de inhuur van personeel terug te dringen.
Control
Rechtmatigheid
Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Onderdeel van deze wet is de zogenoemde rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening van gemeenten, provincies en waterschappen. Over het verslagjaar 2023 zal het college een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening moeten opnemen. In de praktijk zal dit betekenen dat de organisatie deze toetsing uitvoert en dat het college op basis van de bevindingen van deze toetsing verantwoording aflegt aan de raad middels een verplichte paragraaf in de jaarrekening. De accountant doet vanaf dan geen specifieke uitspraak meer over het rechtmatig handelen van de gemeente, anders dan wordt nagegaan of de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (als onderdeel van de controle van de jaarrekening).
Het jaar 2022 is als een ‘proefjaar’ gebruikt om de inrichting en uitkomsten voor de rechtmatigheidsverantwoording op een juiste wijze weer te geven en in te regelen. De verdere uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording vindt plaats door wijziging van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Deze worden door ons gevolgd. De ervaringen over 2022 en uit 2023 zullen in 2024 worden meegenomen in het verder optimaliseren van het proces.
Fiscale zaken in control
In 2011 is met de Belastingdienst een convenant afgesloten in het kader van het 'horizontale toezicht'. Kern hiervan is dat de gemeente fiscaal in control is en samenwerkt met de Belastingdienst. Daardoor behoeven vanuit de Belastingdienst geen uitgebreide controles meer plaats te vinden. Het convenant is destijds voor onbepaalde tijd afgesloten.
In 2021 zijn er door de Belastingdienst nieuwe eisen gesteld aan het continueren van het convenant, de zogenaamde Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht (DHT). Aan de nieuwe afspraken liggen drie pijlers ten grondslag:
- een fiscale strategie;
- het inzicht in fiscale risico’s;
- de beheersing hiervan door de organisatie via onder andere monitoring en testing.
Deze drie pijlers komen samen in een Tax Control Framework (TCF) waarvan de werking onder het oude horizontaal toezicht niet werd getoetst.
Hoewel Veenendaal op de goede weg is, is de inspecteur van de Belastingdienst van mening dat er nog te weinig stappen zijn gemaakt om in aanmerking te komen voor het afsluiten van een nieuw convenant (december 2022). In januari 2023 is daarom een doorstart gemaakt om dit te kunnen realiseren met hulp van bureau Fiscaliade. Dit bureau heeft ruime ervaring met de voorbereidende werkzaamheden voor de opstelling van een convenant en heeft in beeld gebracht waar de gemeente Veenendaal nog inzet moet plegen. Dit is in de zomer van 2023 besproken met de inspecteur en afgesproken is dat in 2024 een vervolggesprek met de inspecteur zal plaatsvinden over de te zetten stappen richting een nieuw convenant. In de tweede helft van 2023 worden de bevindingen van Fiscaliade daarom uitgewerkt in een plan van aanpak en wordt gestart met de uitvoering daarvan.
Inkoop en aanbesteding
Onze inkooporganisatie richt zich op rechtmatig, doelmatig en doeltreffende inkooptrajecten aan de hand van de volgende pijlers: inkoopmanagement, personeel, inkoopbeleid en -doelen, systemen en procedures, inkoopprocessen en inkoopresultaten. We proberen de grip op de planning te verbeteren en actualiseren doorlopend de inkoopkalender om zicht op lopende en toekomstige processen te vergroten.
De uitdaging voor 2024 is het vullen van de vacatureruimte, het verwerven, vergroten en behoud van inkoopkennis in het team en de organisatie, het stroomlijnen van de werkprocessen en het implementeren van het inkoop- en bestelsysteem dat we in 2023 verwachten aan te kunnen gaan besteden. Het is een complex traject dat een groot deel van de organisatie raakt en waarvan de scope gedurende het traject is vergroot. Het project is dan ook niet voor niets hernoemd in “Inkoop tot betalen” en betreft een “purchase to pay”oplossing. Uiteindelijk doel is een voor gebruikers makkelijke/eenduidige wijze van inkopen waarbij we tegelijk meer grip krijgen op rechtmatigheid van de inkopen van begin tot eind en waarbij ook de verdere afhandeling tot en met de betaling en dossiervorming wordt vereenvoudigd.
Personeelsbeleid
Aantrekkelijk werkgeverschap - Binden & Boeien
Uit onderzoek blijkt dat medewerkers graag werken voor een organisatie met een inspirerende visie, een duidelijke missie, heldere kernwaarden en waar medewerkers betrokken worden bij de uitvoering (tenstripes, 2022). De uitstraling van de organisatie is van groot belang. Daarom werken we verder aan een duidelijke visie, aan het “doorleven” van onze kernwaarden (STER) en het nog verder betrekken van medewerkers in de ontwikkeling van de organisatie. Onderstaande lemniscaat is richtinggevend binnen het thema binden en boeien.
.png)
Aantrekken
Door de krapte op de arbeidsmarkt zien wij als gemeente dat vacatures invullen lastiger is en vraagt dit extra inspanningen op het gebied van Werving en Selectie (W&S) en vraagt dit extra aandacht voor de positionering op de arbeidsmarkt als aantrekkelijk werkgever.
Korte termijn – recruitment en werving en selectie
In de huidige situatie zijn de werkzaamheden voor recruitment en werving en selectie belegd bij de P-adviseurs en binnen de huidige formatie van de personeelsadministratie. Om in te spelen op de extra inspanningen die gevraagd worden op het gebied van Werving en Selectie is het team P&O tijdelijk uitgebreid met een recruiter en met een personeelsadministrateur (Uit tijdelijke middelen in de begroting 2023).
Door deze tijdelijke uitbreiding verwachten we ons steviger te kunnen positioneren en meer aandacht te schenken aan een duurzame match door een positieve eerste contactervaring. We kunnen sneller schakelen en ervaringen opdoen met de rol binnen onze organisatie. Op basis van deze ervaringen die we opdoen en met het advies in de hand dat bij lange termijn wordt toegelicht bepalen we de strategie wat er nodig is om het element aantrekken fundamenteel in de organisatie in te bedden.
Lange termijn – positionering arbeidsmarkt
Voor de positionering van gemeente Veenendaal als aantrekkelijke werkgever op de arbeidsmarkt loopt een adviesopdracht. Uit deze adviesopdracht volgt een advies hoe we ons werving- en selectieproces en de positionering in de arbeidsmarkt kunnen verbeteren. Een actie die hieruit volgt is dat we willen starten met een arbeidsmarktcampagne waarin we “het merk gemeente Veenendaal” in de markt zetten en daarmee onze positie innemen.
Vanuit het samenwerkingsverband in de Foodvalley, waarin we participeren, staat de ontwikkeling van een traineeprogramma op de agenda. Ook onderzoeken we de mogelijkheden voor inzet van stagiaires en sluiten we aan bij events voor onze positionering en om de kans te vergroten nieuwe collega’s aan te trekken.
Kernwaarden
Onze kernwaarden zijn: Samenwerken, Toegevoegde Waarde, Energie/werkplezier en Resultaatgericht en vormen samen het woord STER. Kernwaarden zijn een duidelijk kompas, ze dragen bij aan het geven van richting en wat belangrijk is voor onze organisatie, wie willen we zijn? Om ons denken- en handelen hieraan te toetsen is het van belang dat we met elkaar invulling/duiding geven aan deze waarden
Het noemen van kernwaarden of zaken die we belangrijk vinden zorgt niet vanzelf voor verandering van gedrag. Daarom is het van belang dat we richting geven door onze kernwaarden betekenis te geven en te vertalen in gedrag, waarmee we een gezamenlijke taal spreken en door ons wordt gedragen.
Om ervoor te zorgen dat onze waarden daadwerkelijk richting geven is het vervolgens van belang dat we deze vertalen in ons: (leiderschaps)gedrag, structuren en processen en de praktijk .
Behouden - Onboarding
Onboarding is een belangrijk onderdeel voor (nieuwe)medewerkers (Employee experience of ook wel medewerkersreis) en een belangrijk proces dat bijdraagt aan het binnen houden van medewerkers. Door een goede onboarding ervaren nieuwe medewerkers een warm welkom en een zachte landing binnen de organisatie en krijgen ze de gelegenheid om op een gestructureerde wijze kennis te maken met zowel de organisatie als het werk.
In 2023 is een introductiebijeenkomst ontwikkeld en zijn er periodieke bijeenkomsten geweest voor nieuwe medewerkers, waarin o.a. tijd is om elkaar te ontmoeten en te leren kennen en wordt de ambtseed afgenomen. Voor het onboarding gedurende de eerste maanden van indiensttreding wordt er gewerkt met een buddy voor een nieuwe medewerker en worden er diverse workshops en trainingen aangeboden waaronder: werken binnen de gemeente en workshops talentmanagement. In 2023 en 2024 wordt dit proces verder geoptimaliseerd.
Daarnaast is onboarding een vast gespreksonderwerp tussen de P-adviseur en de teamleiders en wordt gebruik gemaakt van een checklist om op te kunnen evalueren.
Behouden - medewerkersreis (employee experience) medewerker beleving en ervaring
Om de organisatie goed in kaart te brengen en een meer positieve werkcultuur te creëren is het van belang de beleving van medewerkers positief te beïnvloeden. We willen dus weten wanneer hun beleving positief, neutraal of negatief is en kunnen dit bereiken door actief input van medewerkers te krijgen waarbij we vragen stellen zoals; wat speelt er?, wat vind je belangrijk in je werk, wat vind je van je werkomgeving? Hoe scoren de medewerkers t.a.v. werkgeluk en hebben ze de juiste tools om mee te werken?
Om antwoord te krijgen op deze vragen zetten we in het vierde kwartaal 2023 een medewerkersonderzoek uit in de organisatie, waarmee we laten zien dat we medewerkers en hun werkbeleving belangrijk vinden. De input van de medewerkers helpt ons in de verdere ontwikkeling die we willen maken.
Ontwikkeling
Doorlopend zijn er gesprekken tussen teamleiders en de medewerkers binnen een team. We noemen dat de (continue)gespreksdialoog. Daarnaast zijn er ambitie- en waarderingsgesprekken tussen leidinggevende en medewerkers. Het resultaat van deze gesprekken wordt vastgelegd in het Personeelsinformatiesysteem. In de dialoog wordt o.a. aandacht geschonken aan inhoud en doelen, talent en ontwikkeling en vitaliteit: een goede werk- en privé-balans en begeleiding bij (dreigend) verzuim.
Daarnaast kunnen medewerkers t.a.v. persoonlijke ontwikkeling gebruik maken van de online bibliotheek van Goodhabitz en opleidingen en trainingen volgen vanuit het opleidingsbudget.
Talentmanagement
Talent zien, houden én ontwikkelen, oftewel: Talentmanagement. Het is misschien wel één van de belangrijkste uitdagingen waar we op dit moment voor staan. Het wordt steeds belangrijker om je als organisatie aan te passen aan de veranderingen die op ons afkomen en dit vraagt om een andere manier van denken en doen. Eén van de voorwaarden is om het aanwezige potentieel/talent van alle medewerkers optimaal te benutten.
De gemeente Veenendaal heeft Integraal Talentmanagement omarmd en zet daarbij de Talent Motivatie Analyse (TMA) als instrument in waarmee we optimaal gebruik willen maken van het aanwezige potentieel binnen de organisatie. Binnen een aantal teams wordt deze gedachte al actief uitgedragen. Een gemeente brede fundering is echter nog beperkt gelegd en om die reden s er de afgelopen jaren geïnvesteerd in het informeren over Talentmanagement.
We hebben medewerkers door inzichten en handvatten te geven de mogelijkheid gegeven om hierin een eerste stap te zetten.
Hiermee willen we een beweging maken waarbij we niet alleen leidinggevenden maar ook medewerkers stimuleren eigenaarschap te pakken.
In 2023 en 2024 maken we verdere stappen om het gedachtengoed in de praktijk een goede plek te geven en medewerkers zelf aan het roer te zetten door onder andere de inzet van:
• intervisie voor leidinggevenden;
• het informeren van nieuwe leidinggevenden t.a.v. het gedachtegoed van talentmanagement middels workshops;
• interne talenten op te leiden als TMA-professional om de TMA/talentterugkoppel gesprekken te voeren;
• een werkwijze te ontwikkelen t.a.v. het gebruik van de talentpool (overzicht van talenten) bij klussen/projecten;
• inzet van talentmanagement bij W&S en onboarding.
Off boarding
Op dit moment gaan we in de organisatie verschillend om met de offboarding. Om hier meer eenduidig in te handelen en ook om van vertrekkende medewerkers ambassadeurs te maken, staat het thema off boarding geprioriteerd op de planning van P&O om meer zicht te krijgen op de vertrekredenen van medewerkers en hier op in te spelen/van te leren.
Leiderschap
Binnen de gemeente Veenendaal is leiderschap van onze leidinggevenden en managers een cruciale factor om het ontwikkel en verandervermogen van onze medewerkers te vergroten. Met dit vermogen zijn wij als organisatie in staat meer wendbaar en adaptief te handelen.
Het leiderschap bestaat binnen Veenendaal uit een mix van drie leiderschapsstijlen: sturen, coachen en steunen, waarbij leidinggevenden oog hebben voor ieders (potentieel) talent en kwaliteiten en meer regelruimte en verantwoordelijkheid/eigenaarschap bieden en creëren voor onze professionals.
In georganiseerde leiderschapsbijeenkomsten staan we stil bij de ontwikkeling van vaardigheden die van belang zijn om in de Veense organisatie als teamleider of (opgave)manager te functioneren en bespreken we organisatie brede thema’s om hier vervolgens opvolging aan te geven.
Arbeidsvoorwaarden
We bieden goede secundaire arbeidsvoorwaarden (CAO en eigen regelingen) en flexibele werkopties zoals het veens werken (plaats- en tijdsonafhankelijk werken) en mogelijkheden om parttime te werken. Dit draagt bij aan de ‘ruilwaarde’ die de medewerker ervaart voor zijn werk bij onze gemeente en zorgt voor een goede werk- en privé balans. Daarnaast wordt opnieuw gekeken naar een regeling t.a.v. het Individuele Keuze Budget (IKB) om zo ook aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden te bieden t.a.v. mobiliteit, duurzame inzetbaarheid e.d.
Vitaliteit
Binnen de gemeente Veenendaal zijn we ervan overtuigd dat als we de organisatie fit willen maken voor de toekomst we daar ‘vitale’ medewerkers voor nodig hebben.
Duurzame inzetbaarheid van individuen gaat gepaard met duurzame fitheid van organisaties en vice versa. Met alle ontwikkelingen is het daarom van belang dat wij aandacht geven aan het werkgeluk en vitaliteit van onze medewerkers en daarmee een nog meer aantrekkelijke werkgever zijn voor zowel onze huidige als toekomstige medewerkers.
In 2023 is de aanbesteding rondom de arbodienstverlening afgerond en gaan we de samenwerking aan met een arbodienst die inzet op duurzame inzetbaarheid van medewerkers door inzet en betrokkenheid van een bedrijfsarts en energie-balanscoach. Daarnaast bieden we onze medewerkers diverse tools, vastgelegd in zowel de CAO als interventies t.a.v. verschillende vitaliteitsaspecten middels het IZA bedrijfszorgpakket.
Strategisch personeelsbeleid
Als gemeente werken wij aan het vergroten van het inzicht van onze huidige (team) samenstelling en onze toekomstige personeelsbehoefte, zodat we nu en in de toekomst inspelen op de ontwikkelingen om ons heen en de veranderende arbeidsmarkt. Door vanuit onze doelstellingen te kijken naar de kwalitatieve (vaardigheden, talenten en ontwikkeling)en kwantitatieve personele samenstelling en behoeften en de ontwikkelingen daarin: waaronder verloop en opleidingsbehoeften willen we werken naar een personele samenstelling die hierbij pas. Onze rapportage tool geeft ons meer inzicht en daarmee grip op o.a. formatie- en bezetting, verzuim en inhuur. De doelen die we willen bereiken i.r.t. de organisatiedoelen en hoe de samenstelling van het team er kwantitatief en kwalitatief eruit ziet en welke lacunes hierin zitten wordt verwerkt in o.a. het teamplan. Middels de managementinformatie en in gesprek krijgen we hier steeds meer grip op om hier realtime op te sturen.
Integriteitsbeleid
Integriteit is een belangrijk onderwerp. De burgers waarvoor we werken moeten kunnen rekenen op betrouwbare en integere medewerkers. Om die reden is integriteit een belangrijk onderdeel van de on-boarding van nieuwe medewerkers. Het ondertekenen van een integriteitverklaring en afleggen van de ambtseed zijn hiervan belangrijke onderdelen. Daarnaast is het van belang dat er voldoende bewustwording aanwezig is. Hierbij zijn vragen zoals “wanneer is er sprake van (niet) integer handelen’ en ”hoe moet ik hierbij handelen” belangrijke aspecten. Hiervoor zijn we dit jaar begonnen met integriteitstrainingen voor nieuwe medewerkers die sinds 2020 bij onze gemeente zijn gaan werken. Het komende jaar willen we dit mogelijk uitbreiden naar alle overige medewerkers.
