Programma 6: Bedrijfsvoering

Visie

Terug naar navigatie - Visie

Bedrijfsvoering omvat de middelen die worden ingezet om de strategisch bepaalde doelen te realiseren. Omdat gemeenten opereren in een steeds veranderende omgeving vereist dit een hoge mate van flexibiliteit, waarbij slim en integraal werken belangrijk zijn. Ook klant- en resultaatgerichtheid zijn hierbij belangrijke factoren. Tot de middelen behoren financieel beheer, personeelsbeleid, ICT en innovatie van de middelen.

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt op een aantal zaken verder ingegaan.

Thema's

Terug naar navigatie - Thema's

De visie van het Programma Bedrijfsvoering komt tot uiting in vijf thema’s:
I.    Dienstverlening (intern)
II.    Security- en informatiemanagement
III.    Middelen
IV.    Advisering en detachering
V.    Bedrijfsvoering algemeen

Thema II – Security & informatiebeveiliging

Programma I-grip
Het programma I-Grip oftewel ‘grip op informatie’ is begonnen om de informatiehuishouding, -voorziening en -beheer op orde te krijgen. Dit heeft twee belangrijke aanleidingen. Enerzijds is er sprake van achterstallig onderhoud op al de voornoemde aspecten en anderzijds zijn er externe ontwikkelingen die een versnelde interventie vereisen. Met het programma wordt onder andere beoogd dat er betrouwbare informatie beschikbaar is, deze tijdig openbaar gemaakt kan worden en het duurzaam toegankelijk is. Het programma is gestart met meer dan 50 deelprojecten. De basiskaders en richtlijnen voor het op orde brengen van de informatievoorziening zijn nagenoeg gereed gekomen en geven daarmee richting aan de verdere inrichting van de informatiehuishouding en -beheer. Een deel van het achterstallig onderhoud op het zaaksysteem is ingehaald en is een start gemaakt met de verbetering hiervan. Veel maatregelen die te maken hebben met de actieve en passieve openbaarmaking zijn voor geïmplementeerd. Hierdoor kunnen de belangrijkste informatiestukken worden gepubliceerd en voldoen wij aan de Woo-wetgeving.

Ontvlechting ICT samenwerking gemeente Rhenen
De ontvlechting van Rhenen heeft langer geduurd dan eerder aangegeven. Deze ontvlechting is op 1 juli 2023 definitief afgerond. Vanuit de kant van Rhenen heeft deze ontvlechting langer geduurd (6 maanden) dan gepland door uitloop in de (capaciteits)planning. 

Beleidsindicatoren

Terug naar navigatie - Beleidsindicatoren

Voor de verplichte indicatoren die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voorschrijft, horen de volgende beleidsindicatoren bij dit programma.

Veenendaal
Taakveld Indicator Eenheid Bron 2021 2022 2023
Overhead Formatie Fte per 1.000 inwoners Eigen gegevens 7,22 7,83 8,25
Overhead Bezetting Fte per 1.000 inwoners Eigen gegevens 6,64 6,93 7,02
Overhead Apparaatskosten Kosten per inwoner Eigen gegevens 611,06 685,37 753,93
Overhead Externe inhuur Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen Eigen gegevens 16,70% 23,10% 24,40%
Overhead Overhead % van totale lasten Eigen gegevens 10,53% 8,43% 10,10%

Financiële programmarealisatie 2023 (bedragen x € 1.000)

Terug naar navigatie - Financiële programmarealisatie 2023 (bedragen x € 1.000)
Programma 6 Bedrijfsvoering
Primitief Raming 2023 Na begrotingswijziging Realisatie 2023 Saldo 2023
Lasten 55.441 59.959 60.017 -59
Baten 2.984 3.582 4.184 602
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten -52.457 -56.377 -55.834 543
Toevoeging aan reserve 2.020 2.650 2.768 -118
Onttrekking aan reserve 270 1.282 1.282 0
Gerealiseerd resultaat -54.207 -57.745 -57.320 425

Toelichting op de financiële programmarealisatie (bedragen x € 1.000)

Terug naar navigatie - Toelichting op de financiële programmarealisatie (bedragen x € 1.000)

Ten opzichte van de in de 3e bestuursrapportage 2023 aangepaste begroting, zijn de grootste afwijkingen als volgt:

Taakveld Afwijking 2023 V/N
Overhead: bedrijfsvoering 543 V
Totaal afwijkingen programma 6 543

Overhead: voordeel € 543.000
Op het programma bedrijfsvoering is een positief resultaat gerealiseerd van € 543.000.
1. Lagere salarislasten, hogere inhuurkosten, lager toegerekende loonkosten aan investeringen en derden, totaal nadelig saldo € 415.000.
2. Overige afwijkingen € 958.000, waarvan voorgesteld om € 764.000 via de resultaatbestemming mee te nemen naar 2024. 
Binnen dit programma vallen alle activiteiten plaats op het gebied van personeel, ICT en facilitair, kortweg de piofach-taken. 

Voor de primaire en secundaire loonkosten was in 2023 een budget van afgerond € 50.000.000 beschikbaar. Omdat de werkelijke bezetting lager was, is er een voordeel ontstaan van circa € 9.252.000. Om de bedrijfsvoeringprocessen niet te laten stagneren is er een bedrag van € 8.800.000 voor reguliere werkzaamheden aan externe krachten ingezet. Op het loonkostenbudget is daarmee een voordeel behaald van € 452.000. In 2023 is er voor een bedrag van € 545.000 minder toegerekend aan investeringen, en voor een bedrag van € 220.000 minder aan derden.

Op de overige taakgebieden binnen het programma bedrijfsvoering is een voordeel behaald van € 958.000. Om diverse redenen is een groot deel van het budget niet benut. Bij de bestemming van het resultaat wordt voorgesteld ten behoeve van een aantal activiteiten budget opnieuw beschikbaar te stellen in 2024, voor een totaalbedrag van € 764.000. Zie ook bijlage 1. Specificatie van de resultaatbestemming 2023 voor een nadere toelichting op deze resultaatbestemmingen. 

Overige budgettaire afwijkingen zijn: 
1. Energie: binnen de gemeentelijke gebouwen zijn als gevolg van de energiecrisis de budgetten substantieel verhoogd. Door een lager verbruik en een goedkoper contract is er een voordeel ontstaan van € 129.000. 
2. Repro: door de digitalisering en het thuiswerken zijn de kosten voor repro lager dan geraamd, en is op dit onderdeel een voordeel ontstaan van € 85.000. 
3. ICT-middelen: binnen de budgetten van ICT is een voordeel ontstaan van € 93.000. De voornaamste oorzaak hiervan is dat de middelen voor databeveiliging nog niet volledig worden ingezet. In 2024 wordt het meerjarige databeveiligingsplan uitgerold. 
4. Schoonmaakonderhoud: de kosten van het schoonmaakonderhoud hebben het jaarbudget met € 88.000 overschreden.
5. Lopende het dienstjaar zijn er budgetten beschikbaar gesteld voor de begeleidingen van aanbestedingstrajecten en maatregelen voor de uitvoering van Lokale Inclusie Agenda (LIA). Deze middelen, respectievelijk € 25.000 en € 30.000, zijn in 2023 niet aangewend. Voorgesteld wordt om het bedrag van € 30.000, dat middels het raadsvoorstel geactualiseerde de Lokale Inclusie Agenda beschikbaar gesteld was voor onderzoek naar het aanbrengen van technische voorzieningen en aanpassingen in de informatiezuil in het gemeentehuis, via de resultaatbestemming over te hevelen naar het begrotingsjaar 2024. 

Reservemutaties

Toevoegingen aan de reserves: nadeel € 118.000

In lijn met eerdere besluitvorming zijn de volgende toevoegingen aan de reserves, die afwijken van de begroting, verwerkt:

Een storting van € 53.000 in de bestemmingsreserve meerjarige middelen van het resterende budget voor het ontwikkelen van datamanagement. 
Een storting van € 65.000 in de bestemmingsreserve meerjarige middelen van het resterende budget voor het datagedreven werken.