| Archiefwet Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) | |||
|---|---|---|---|
| KPI nr. | KPI-vraag niet overgedragen én overgedragen archiefbescheiden | Antwoord | Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen |
| 1. | LOKALE REGELINGEN | ||
| 1.1 | Verordening archiefzorg | ||
| 1.1.a | Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? | Deels | De archiefverordening is door de gemeenteraad vastgesteld op 25-11-2015. De verordening moet geactualiseerd worden. |
| 1.1.b | Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? | Ja | Medegedeeld aan GS op 30-12-2015. |
| 1.2 | Beheerregeling Informatiebeheer | ||
| 1.2 | Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats? | Ja | Vastgesteld door het college op 25-11-2015. Evaluatie en aanpassing is nodig. |
| 1.3 | Strategisch informatieoverleg (SIO) | ||
| 1.3 | Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? | Deels | Er is geen SIO. Dit zal moeten gebeuren bij de aanpassing van de verordening. |
| 1.4 | Wijziging Overheidstaken | ||
| 1.4 | Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? | Ja | Indien aan de orde dienen afspraken gemaakt te worden, vastgelegd en bij overdracht van dossiers worden verklaringen van vervreemding c.q. ter beschikkingstelling, officiële ontvangstbewijzen enz. opgemaakt. |
| 1.5 | Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen | ||
| 1.5.a | Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? | Deels | In sommige gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden is een archiefparagraaf opgenomen, maar er is nog geen zicht op of dit in alle gevallen het geval is, en ook niet of dit inhoudelijk voldoende inhoud heeft. Er is bij het aangaan van nieuwe overeenkomsten hier wel aandacht voor. |
| 1.5.b | Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? | Deels | Er wordt (nog) geen gebruik gemaakt van het landelijke register. Er is een wel een lokaal register van gemeenschappelijke regelingen (actualisatie is een aandachtspunt). Er dient per team (eigenaren) een overzicht te zijn van welke samenwerkingsverbanden er zijn en welke taken zijn uitbesteed. |
| 1.6 | Mandaatregeling archiefzorg | ||
| 1.6 | Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? | Ja | Er zijn enkele taken gemandateerd, middels een door het college vastgesteld mandaatbesluit. |
| 1.7 | Uitbesteden Archiefbeheer(staken) | ||
| 1.7 | Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? | Deels | Deels. Er worden/zijn t.a.v. de eigen organisatie geen (aspecten van) het archiefbeheer en archiefbeheerstaken uitbesteed. Er zijn wel gemeentelijke taken uitbesteed, zoals de jeugdwet (CJG). Er zijn verder enkele analoge bestanden (op termijn te vernietigen) extern geplaatst. Bij uitbesteden van taken wordt normaal gesproken rekening gehouden met het maken van goede inhoudelijke afspraken. Bij nieuwe overeenkomsten worden zoveel als mogelijk specifieke (maatwerk)afspraken in de overeenkomsten gemaakt hierover, vaak in samenhang met afspraken over het verwerken van persoonsgegevens (AVG). |
| 1.8 | Publicatie en bekendmaking | ||
| 1.8 | Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad? | Ja | De gemeente besteed veel aandacht aan het proces van publiceren en bekendmaken van besluiten (waaronder DROP). Voor implementatie van de WOO is er een project. |
| 2. | MIDDELEN EN MENSEN | ||
| Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? | |||
| 2.1 | Middelen | ||
| 2.1 | Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? | Vraag beantw. in kolom toel. | Er zijn voldoende middelen beschikbaar. Deze worden echter niet apart begroot op specifieke posten voor post- en archiefbeheer. Deze kosten worden betaald uit budgetten waaruit ook andersoortige zaken worden bekostigd. Dit geldt o.a. voor de aanschaf van archiveringsmaterialen, licentiekosten, hardware, software en schoonhoudkosten. |
| 2.2 | Mensen, kwantitatief tbv beheer | ||
| 2.2.a | Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. | In totaal circa 12 fte voor postverwerking, informatiebeheer, inspectie, DIV en gemeentearchief. Specifiek voor het gemeentearchief is er circa 3 FTE beschikbaar, aangevuld met circa 15 vrijwilligers die aanvullende werkzaamheden verrichten. Verder is informatiebeheer tegenwoordig natuurlijk ook een aandachtsgebied van de werkzaamheden van diverse andere medewerkers (o.a. data-architect, informatiemanagers, functioneel applicatiebeheerders, functionaris, CISO, gegevensbescherming, i-ambassadeurs etc). | |
| 2.2.b | Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Beheerders van archiefbewaarplaatsen vermelden hier hoe groot het percentage voor het publiek ontsloten/niet-ontsloten archieven is, gelet op het geheel aan archiefbescheiden en het percentage materieel goed/nog niet goed verzorgde archieven. | Deels | Dynamisch (DIV/papier): geen achterstanden. Semi-statisch (DIV): geen (normale werkvoorraad). Statisch (GAV): Een aantal bestanden dient nog materieel verzorgd te worden (o.a. de bouwvergunningen) of (beter) geïnventariseerd. Daarnaast zijn er diverse geacquireerde particuliere archieven die nog bewerkt moeten worden (inventarisatie/materieel). NB: Hier is een plan van aanpak voor opgesteld dat momenteel wordt uitgevoerd. T.a.v. archivering is er bij en door de teams veel aandacht voor dossiervorming, maar is er ook nog veel werk te verrichten. Vrijwel alle teams zijn in gesprek met de informatiebeheerders om te werken aan verbetering in de archivering en dossiervorming. De kwaliteit van het informatiebeheer aldaar en de intensiviteit van de ondersteuning moeten wel aanzienlijk hoger komen te liggen. |
| 2.2.c | Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie? | Nee | Er zijn over dit specifieke onderwerp geen opmerkingen geweest. |
| 2.3 | Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer | ||
| 2.3.a | Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) | Het niveau is minimaal MBO werk- / denkniveau. Mogelijkheden voor bijscholing zijn voldoende aanwezig. Hier wordt in de personeelsgesprekken ook bij stilgestaan. Kennis en vaardigheden van de meest intensief betrokken medewerkers voldoet in redelijke mate, maar ook bij anderen zou er meer basiskennis over “post- en archief” moeten zijn. Elke medewerker bij de gemeente moet een training dossiervorming volgen waarin geleerd wordt hoe om te gaan met documenten en dossiervorming. In de praktijk gebeurt dit echter vaak niet. | |
| 2.3.b | Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? | Ja | Kwantitatief en kwalitatief is er naar inschatting voldoende capaciteit aanwezig. |
| 2.3.c | Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie? | Er waren geen opmerkingen t.a.v. dit punt. | |
| 2.4 | Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht | ||
| 2.4 | Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. | Er is hiervoor in totaal 2 FTE beschikbaar (1 FTE archiefinspecteur en 1 FTE archivaris). | |
| 3. | ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS | ||
| Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? | |||
| 3.1 | Archiefruimten, applicaties en serverruimten | ||
| 3.1.a | Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen? | Ja | Als archiefruimte dient vooral een gedeelte van de archiefbewaarplaats. Deze wordt tweemaal per jaar intern getoetst en is op orde. De archiefruimte bij DIV en KCC zijn niet recentelijk getoetst, maar naar inschatting voldoen zijn in voldoende mate. |
| 3.1.b | Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? | Ja | |
| 3.1.c | Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? | Deels | Als centrale applicatie wordt een zaaksysteem gebruikt. Daarnaast zijn er diverse (grotere en kleinere) procesapplicaties in gebruik, bijvoorbeeld voor de WMO. Het zaaksysteem kent alle benodigde archieffunctionaliteit (NEN2082), de procesapplicaties echter vaak niet. Vanuit Team Control zijn er eisen geformuleerd aan het beheer van applicaties, en hierop wordt periodiek getoetst (i.k.v. het kwaliteitssysteem). E.e.a. voldoet nu niet overal aan die gestelde normen. |
| 3.2.a | Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? | Ja | De archiefbewaarplaats wordt twee maal per jaar getoetst (in het kader van het kwaliteitssysteem). De archiefbewaarplaats voldoet grotendeels aan de eisen. Dit is in 2022 door een externe audit bevestigd. |
| 3.2.b | Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? | Ja | |
| 3.3 | E-depot | ||
| 3.3.a | Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? | Nee | Er is momenteel geen e-depot voorziening. Keuzes dienen nog gemaakt te worden. |
| 3.3.b | Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren archiefbescheiden. | Zie bij 3.3.a. | |
| 3.4 | Onderdeel gemeentelijk rampenplan | ||
| 3.4 | Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? | Ja | Er is een calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats. In het calamiteitenplan is ook een ontruimingsplan opgenomen. Het calamiteitenplan voor de bewaarplaats moet geüpdatet worden. De gemeente heeft een overeenkomst met Documentenwacht. Deze zal bij een calamiteit regie voeren en de nodige voorzieningen en expertise inbrengen. Het calamiteitenplan is opgenomen in het calamiteitenplan voor de gemeente als geheel. |
| 3.5 | Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming | ||
| 3.5.a | Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)? | Deels | Er is een calamiteitenplan. In het calamiteitenplan is ook een ontruimingsplan opgenomen. Beiden moeten echter een update krijgen. De gemeente heeft een overeenkomst met Documentenwacht. Documentenwacht zal bij een calamiteit de regie voeren en heeft de nodige voorzieningen en expertise beschikbaar. NB: de archiefruimten bij DIV en KCC maken hier nog geen onderdeel van uit. |
| 3.5.b | Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4) | Ja | Er is voor gekozen om de ontruiming bij calamiteiten te laten organiseren door Documentenwacht, inclusief transport, opslag etc. Er is een basisset aan noodmateriaal aanwezig om op beperkte schaal zelf eerste maatregelen te kunnen nemen. |
| 4. | interne kwaliteitszorg en toezicht | ||
| Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? | |||
| 4.1 | Kwaliteitssysteem archiefbeheer | ||
| 4.1.a | Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? | Ja | Er is een kwaliteitssysteem ontwikkeld door Control. Het is een kwaliteitssysteem voor Archiefwet, BIO (informatiebeveiliging), AVG (privacy) en financiële rechtmatigheid. |
| 4.1.b | Zo ja of deels, welk systeem? | Vraag beantw. in kolom toel. | Het kwaliteitssysteem is gebaseerd op KIDO en in samenwerking met een van de opstellers daarvan aangepast naar de lokale situatie en daarmee verbeterd. Het houdt rekening met bedrijfscultuur, beschikbare middelen en het inhoudelijk volwassenheidsniveau. |
| 4.1.c | Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? | Deels | Doel van het kwaliteitssysteem is om verbeterpunten inzichtelijk te maken en te werken aan verbetering daar waar nodig. Het bovengenoemde toetsen laat zien waar deze punten liggen, zodat daar aan gewerkt kan worden. |
| 4.2 | Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark | ||
| 4.2.a | Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? | Ja | Er is een eigen archiefbewaarplaats die grotendeels voldoet aan de eisen. |
| 4.2.b | Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? | Ja | Er wordt getoetst middels een kwaliteitssysteem. |
| 4.2.c | Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? | Nee | |
| 4.3 | Gekwalificeerde gemeentearchivaris | ||
| 4.3.a | Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? | Ja | Er is een archivaris voor het beheer van de archiefbewaarplaats. Het toezicht wordt uitgevoerd door een archiefinspecteur (intern toezichthouder informatiebeheer). |
| 4.3.b | Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? | Ja | |
| 4.4 | Verslag toezicht archiefbeheer | ||
| 4.4 | Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? | Ja | Het verslag over het toezicht op de niet overgedragen bescheiden gebeurt door de archiefinspecteur. Er wordt in het kader van de horizontale verantwoording jaarlijks verslag gedaan van het gevoerde archiefbeheer en het toezicht. De verslaglegging maakt deel uit van de gemeentebrede verslaglegging en jaarstukken (i.k.v. het IBT). Daarnaast rapporteert de archiefinspecteur periodiek aan directie als onderdeel van de rapportages van team Control. |
| 4.5 | Verslag beheer archiefbewaarplaats | ||
| 4.5 | Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? | Ja | Er wordt jaarlijks een woordelijk verslag uitgebracht over het beheer van de archiefbewaarplaats en het gemeentearchief. |
| 5. | ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN | ||
| Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? | |||
| 5.1 | Geordend overzicht analoog en digitaal | ||
| 5.1 | Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? | Deels | Deels. Voor zover de archiefbescheiden aangeleverd zijn aan het centrale analoge archief (DIV) zijn de documenten (dossiers) geordend, geïnventariseerd, voldoende goed gemetadateerd en toegankelijk. Als gevolg echter van het hoofdzakelijk digitale werken door de teams zijn deze papieren dossiers vaak incompleet, of ontbreken geheel in papieren vorm. Een zeer aanzienlijk aantal (ook digitale) stukken en dossiers worden ook niet aangeboden aan het centraal analoog archief ter archivering, vooral omdat zij geheel in digitale vorm blijven. Dit past op zich ook bij het uitgangspunt dat archivering ook een taak is van medewerkers zelf, en niet per se van DIV-medewerkers. Het gaat hierbij deels ook om permanent te bewaren archiefbescheiden. Het beheer van deze documenten valt nu echter nog steeds te veel buiten het bereik, zicht en beheer van informatieprofessionals en zijn daardoor ook niet opgenomen in een (centraal) overzicht. Een deel van de ingekomen papieren post wordt niet door DIV ingeboekt maar gaat ongeregistreerd direct naar de medewerkers. Daar vindt soms (maar meestal niet) registratie plaats in vakapplicaties. Daarbij vindt de meeste correspondentie tegenwoordig plaats via e-mail, direct gericht aan medewerkers. |
| 5.2 | Authenticiteit en context analoog en digitaal | ||
| 5.2.a. | Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: | Deels | In het zaaksysteem worden metadatagegevens vastgelegd zoals bedoeld onder a1 t/m a5. In het handboek zaakgericht werken is een metagegevensschema voor het zaaksysteem opgenomen. In de diverse in gebruik zijnde vakapplicaties gebeurt dit doorgaans ook maar deels. Hier is geen centrale regie op. Welke applicaties gebruikt worden, en door welke teams, is wel bekend. In de periodieke toetsen op bedrijfskritische vakapplicaties (waaronder het zaaksysteem) is hier ook aandacht voor. Voor wat betreft de mappenstructuren vormen de teamnaam, de mappenstructuur zelf en de zaakomschrijving, de belangrijkste metadata, gecombineerd met de documentomschrijving (waaronder ook een datering). Het goed toepassen hiervan moet nog wel aanzienlijk verbeterd worden. De ondersteuning hierop is een taak van de drie informatiebeheerders. Van de archieven in beheer van het gemeentearchief zijn grotendeels (beschrijvende) inventarissen of plaatsingslijsten aanwezig. |
| 5.2.a.1 | - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; | Deels | Zie bij 5.2a. Verder is de uiterlijke verschijningsvorm in de praktijk tegenwoordig doorgaans digitaal. |
| 5.2.a.2 | - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; | Deels | Als aanvulling op 5.2a: dit is deels het geval, het is een breed landschap. Vooral bij de belangrijkste vakapplicaties is dit deels uitgewerkt, maar in het algemeen moet het procesgericht denken en werken verbeteren. |
| 5.2.a.3 | - de samenhang met andere archiefbescheiden; | Deels | Als aanvulling op 5.2a: qua digitale archiefbescheiden moet het zaaksgewijs denken en werken moet beter. De samenhang is (vaak) onvoldoende aanwezig of alleen met moeite tot stand te brengen. Bij DIV en het gemeentearchief (analoge archivering) gebeurt dit middels het dossierstelsel/zaaksgewijze ordening, of beschrijvende inventarissen. |
| 5.2.a.4 | - de uitgevoerde beheeractiviteiten; | Deels | Als aanvulling op 5.2a: het gevarieerde en gedecentraliseerde landschap vraagt ook om een breed beheer. Procesmatig denken en werken heeft de aandacht maar is een verandertraject met een lange doorlooptijd. |
| 5.2.a.5 | - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. | Deels | Er wordt niet gekozen voor emulatie. Dit lijkt ook onnodig. In het zaaksysteem wordt naast opslag van de (m.n.) Office-formaten ook geconverteerd naar PDF-A. Voor wat betreft het gemeentearchief wordt programmatuur alleen gebruikt als inventarissen op de papieren dossiers/bestanden. |
| 5.3 | Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal | ||
| 5.3 | Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? | Deels | De terugvindbaarheid is over het algemeen binnen een acceptabel tijdsbestek te realiseren. De digitale situatie in het algemeen is wel zeer divers van aard. De terugvindbaarheid is daarbij wisselend, en met name de duurzame terugvindbaarheid is niet goed genoeg geborgd. De archivering is vaak gericht op de primaire procesafhandeling en de korte termijn. Omdat een deel van de digitale bestanden niet professioneel beheerd/begeleid wordt is de terugvindbaarheid daardoor wisselend (ook wat het zaaksysteem betreft). |
| 5.4 | Duurzame materialen en gegevensdragers analoog | ||
| 5.4 | Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? | Ja | Bij DIV en het gemeentearchief wordt gebruik gemaakt van duurzame materialen. Het standaard gebruikte papier is ISO 9706 gecertificeerd. Audiovisuele media in fysieke vorm worden niet vervaardigd of ontvangen (deze zijn en blijven in digitale vorm). |
| 5.5 | Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog | ||
| 5.5 | Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? | Ja | Er worden zuurvrije dozen, geschikte dossieromslagen, tabstroken, hechtmiddelen e.d. gebruikt. |
| 5.6 | Systeem voor duurzaamheid analoog | ||
| 5.6 | Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? | Deels | Te bewaren analoge documenten worden standaard in materiaal opgeborgen en ingepakt dat zeker 100 jaar mee kan gaan. Bij constatering van (dreigende) achteruitgang van archiefbescheiden en/of het verpakkingsmateriaal, worden maatregelen genomen en middelen vrijgemaakt om de achteruitgang te stoppen of te voorkomen. Er is geen bewaarstrategie. |
| 5.7 | Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer | ||
| 5.7 | Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? | Deels | Standaarden worden niet bewust toegepast. Het toepassen van bijvoorbeeld MDTO moet nog gebeuren. |
| 5.8 | Aanvullende metagegevens digitaal | ||
| 5.8. | Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2) | Deels | Metagegevens worden deels automatisch gegenereerd door het zaaksysteem (en andere systemen), deels moeten deze handmatig worden toegekend. Bij andere systemen is dit niet altijd het geval. Aanvullende metagegevens worden daar toegepast waar nodig geacht. Het goed toepassen van (aanvullende) metadata moet meer vorm krijgen. |
| 5.9 | Opslagformaten | ||
| 5.9 | Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? | Deels | Er is voor het zaaksysteem een lijst met voorkeursbestandsformaten die omgezet kunnen worden naar PDF-A. Aan het toepassen van open standaarden wordt momenteel geen prio gegeven. Over het algemeen wordt overigens grotendeels gebruikt gemaakt van de gebruikelijke MS Office-formaten en PDF. |
| 5.10 | Functionele eisen | ||
| 5.10 | Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? | Deels | In het zaaksysteem worden blijvend te bewaren archiefbescheiden omgezet naar PDF-A en blijft ook het bronbestand bewaard. Beleid is om het gebruik van exotische (niet open) bestandsformaten te vermijden. Voor waar dat niet mogelijk is, moet nog een werkwijze bepaald worden, met name voor bestanden die lang (permanent) bewaard moeten worden. De inschatting is dat het aantal documenten waar dit aspect aan de orde is (relatief) zeer klein is. |
| 5.11 | Voorzieningen compressie en encryptie | ||
| 5.11.a | Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? | Deels | Compressie vindt niet plaats op een manier die tot problemen leidt. Qua encryptie worden bestanden in het zaaksysteem niet standaard versleuteld. Medewerkers kunnen dit wel zelf doen, maar dit lijkt niet veel te gebeuren, mede doordat dit omslachtig is. De omgang met versleuteling in het zaaksysteem (en netwerkschijven/Sharepoint) moet nog worden uitgewerkt. Bij andere applicaties lijkt versleuteling niet aan de orde te zijn. |
| 5.11.b | En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? | Ja | T.a.v. encryptie in het zaaksysteem: de mogelijkheid van encryptie van bestanden is onderdeel van het zaaksysteem. Toegang door derden is via de functionaliteit van het zaaksysteem niet mogelijk. |
| 5.11.c | Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? | N.v.t. | Dit is nu nog niet aan de orde, maar zal te zijner tijd wel een aandachtspunt zijn. Het aantal bestanden waar het hier om gaat wordt als zeer gering ingeschat, ook omdat deze mogelijkheid maar bij weinig medewerkers bekend is en daarbij niet eenvoudig is toe te passen. |
| 6.1 | Vervanging, besluiten en verklaringen. | ||
| 6.1.a | Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd? | Nee | In de gemeente worden documenten deels op traditionele wijze en in papieren vorm gearchiveerd, maar voor het grootste deel blijven documenten in digitale vorm. Hierdoor is het uitgaan van een papieren archivering steeds minder conform de daadwerkelijke situatie en zijn de papieren dossiers daardoor vaak incompleet. De gemeente heeft nog geen substitutiebesluit(en) genomen. Documenten die binnen 7 jaar vernietigd kunnen worden, worden fysiek in een numerieke serie bewaard. Van documenten die langer dan 7 jaar bewaard moeten worden, worden papieren dossiers gevormd. Van sommige processen worden documenten soms wel vervangen (door medewerkers), maar zonder dat hier een vervangingsbesluit of handboek aan ten grondslag ligt. Daar waar dit gebeurt is de indruk dat dit ondanks dat e.e.a. niet gedocumenteerd is wel kwalitatief goed gebeurd. Het betreft daarbij ook vaak op termijn te vernietigen bescheiden. |
| 6.1.b | Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? | N.v.t. | Zie bij 6.1a. |
| 6.1.c. | Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? | N.v.t. | Zie bij 6.1a. |
| 6.2 | Converteren en migreren | ||
| 6.2.a | Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? | Ja | Dit gebeurt. Voor wat betreft het zaaksysteem: dit biedt mogelijkheden voor conversie van bestanden naar PDF-A. Het zaaksysteem kent ook een uitgebreide functionaliteit voor migratie, bijvoorbeeld naar een e-depot. Migratie vanuit vakapplicaties komt soms voor, richting een nieuwe applicatie. Hier wordt afhankelijk van de specifieke omstandigheden gehandeld. Te bewaren analoge documenten worden standaard in materiaal opgeborgen en ingepakt dat zeker 100 jaar mee kan gaan. Bij constatering van achteruitgang van archiefbescheiden en/of het verpakkingsmateriaal worden maatregelen genomen. |
| 6.2.b | Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? | Nee | Bij migraties worden geen verklaringen opgesteld. De wijze van documentatie van migraties varieert, maar krijgt weinig of geen aandacht. |
| 6.3 | Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst | ||
| 6.3.a | Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden? | Deels | Ja, voor wat betreft de papieren dossiers in het centrale (papieren) archief en de digitale bestanden in het zaaksysteem. Bij het zaaksysteem is het ten uitvoer brengen van de procedure op praktische problemen gestuit, o.a. veroorzaakt door het niet juiste gebruik van het systeem door medewerkers. In vakapplicaties is vernietiging en het toepassen van de juiste termijnen onvoldoende in control, maar de situatie verbetert langzaam wel, i.i.g. qua bewustzijn. Regelmatig is in de applicaties overigens geen of maar beperkte functionaliteit voor vernietiging aanwezig. |
| 6.3.b | Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? | Ja | De lijst wordt gevolgd bij de papieren dossiers en de dossiers in het zaaksysteem. Ook bij vakapplicaties is dit in beeld, maar de daadwerkelijk toepassing/uitvoering gebeurt meestal nog niet. |
| 6.3.c | Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? | Nee | |
| 6.3.d | Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? | Nee | Bij herziening van de archiefverordening zal dit meer z’n beslag moeten krijgen. |
| 6.4 | Vernietiging en verklaringen | ||
| 6.4.a | Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? | Deels | Voor de reguliere papieren bescheiden (“dossiers”) in beheer bij DIV gebeurt dit en wordt ook de grondslag vermeld. Voorafgaande aan de vernietiging worden ook proceseigenaren geconsulteerd, evenals de archivaris en de archiefinspecteur. In het zaaksysteem wordt ook de grondslag vermeld, maar in het zaaksysteem is nog niet vernietigd terwijl dit wel al had moeten gebeuren. De digitale bescheiden op persoonlijke en/of afdelingsschijven (ook al hebben deze de status van archiefbescheiden) worden doorgaans maar beperkt gecontroleerd en ook niet beheerst vernietigd. Bij het toetsen van het beheer van de belangrijkste vakapplicaties (door Control) is ook een correcte vernietiging een belangrijk aandachtspunt, zowel inhoudelijk als ook qua procedure. Vernietiging in vakapplicaties vind nu vrijwel niet plaats (ook doordat functionaliteit hiertoe vaak ontbreekt). Een algemeen belangrijk aandachtspunt: voor de gescande papieren documenten in het zaaksysteem en enkele vakapplicaties worden gescande documenten serieel opgeborgen. Dit maakt vernietiging “volgens het boekje” moeilijk. Een (retrospectief) vervangingsbesluit (op basis van handboeken vervanging) is een mogelijkheid om vernietiging van deze stukken alsnog uit te voeren. |
| 6.4.b | Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? | Ja | |
| 6.5 | Vervreemding, besluiten en verklaringen | ||
| 6.5.a | Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven? | Nee | Vervreemding heeft voor zover bekend in 2023 niet plaatsgevonden. |
| 6.5.b. | Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? | N.v.t. | |
| 6.5.c | Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? | N.v.t. | |
| 6.5.d | Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? | N.v.t. | |
| 7. | OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN | ||
| Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? | |||
| 7.1.a | Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening? | Deels | De facto zijn de betreffende bestanden fysiek overgebracht naar de archiefbewaarplaats en in beheer van het gemeentearchief (team Facilitair). Formeel echter moet de overbrenging nog plaatsvinden. Hier wordt aan gewerkt. |
| 7.1.b | Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? | vraag beantw. bij Toelichting | Zie bij 7.1.a |
| 7.1.c. | Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? | vraag beantw. bij Toelichting | Zie bij 7.1.a |
| 7.2 | Verklaringen van overbrenging | ||
| 7.2 | Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? | Ja | Bij overdracht zal er verklaring worden opgesteld. |
| 7.3 | Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (vervallen) | ||
| 7.3 | Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij en ontvangen van gedeputeerde staten? | N.v.t. | Het argument “vanwege bedrijfsvoering” is niet aan de orde. De bouwvergunningen en het pandenarchief bevinden zich al fysiek in de archiefbewaarplaats en de facto ook in beheer van de medewerkers van het gemeentearchief. |
| 8. | TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN | ||
| Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? | |||
| 8.1 | Beschikbaarheid originelen en dubbelen | ||
| 8.1.a. | Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? | Ja | |
| 8.1.b | Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? | Ja | |
| 8.1.c | Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? | Ja | Kosten zijn opgenomen in de legesverordening. |
| 8.1.d | Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? | Ja | |
| 8.2 | Beperking openbaarheid na overbrenging. | ||
| 8.2.a | In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? | Deels | In de inventarissen zelf zijn beperkingen opgenomen. Bij formele overdracht van zullen waar nodig ook beperkingen worden bepaald. Beperkingen worden nu in de praktijk door de beheerder vooral ad hoc bepaald, aan de hand van de inventarissen en de inhoud van de opgevraagde stukken. Bij het opleggen van beperkingen wordt ook rekening gehouden met artikel 15a (t.a.v. milieuinformatie). |
| 8.2.b | Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? | Ja | |
| 8.2.c | Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? | Ja | De adviseur privacy wordt betrokken voorafgaande aan het vaststellen de beperkingen (en de juridische grondslag daarvoor). |
| 8.2.d | Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieuinformatie inperkt? | Ja | |
| 8.2.e | Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? | Deels | In de inventarissen zelf zijn (in het verleden) beperkingen opgenomen. In het voorstel voor overdracht zijn beperkingen bepaald die bij overbrenging formeel ook vastgesteld zullen worden. |
| 8.3 | Beperking openbaarheid na 75 jaar | ||
| 8.3 | Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? | N.v.t. | Dit is niet aan de orde. |
| 8.4 | Afwijzing raadpleging of gebruik | ||
| 8.4.a | Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? | Ja | In het bezoekersreglement zijn regels geformuleerd voor het raadplegen van archiefbescheiden en ook voor de afwijzing van raadpleging in gevallen van slechte materiële toestand van de archiefbescheiden. |
| 8.4.b | In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd? | Ja | Een dergelijke afwijzing is niet aan de orde geweest. |
| 8.4.c | Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd | N.v.t. | Een dergelijke afwijzing is niet aan de orde geweest. |
| 8.5 | Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling | ||
| 8.5.a | Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? | Ja | Uitlening binnen de eigen organisatie komt regelmatig voor. Dossiers mogen het gemeentehuis niet verlaten. Aan externe instellingen worden in principe nooit archiefbescheiden uitgeleend, behoudens voor tentoonstellingen (wat zeer weinig plaatsvindt). |
| 8.5.b | Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? | Deels | Er zijn hiervoor geen inhoudelijke- en financiële voorwaarden geformuleerd. Mocht uitlening voorkomen, dan worden hier in de uitleenovereenkomst inhoudelijke voorwaarden over vastgelegd. Uitlening aan externe instellingen komt niet of nauwelijks voor. |
| 8.6 | Regulering fysiek bezoek en gebruik | ||
| 8.6.a | Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? | Ja | Er is een actueel bezoekersreglement. |
| 8.6.b | Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? | Deels | Er wordt gebruik gemaakt van het gemeentelijke kwaliteitssysteem. |
| 8.7 | Regulering digitaal bezoek en gebruik | ||
| 8.7 | Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement? | Ja | Ja. Het gemeentearchief heeft een eigen website. Hierop staan het archievenoverzicht en ook het bezoekersreglement. |
Bijlage 1: Specificatie van de resultaatbestemming 2023
Terug naar navigatie - Bijlage 1: Specificatie van de resultaatbestemming 2023| Programma | Omschrijving | Bedrag | Toelichting | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A: Meerjarige middelen | |||||||
| 1 | Fysieke Leefomgeving | Netcongestie | 18.000 | Van het budget voor de taskforce netcongestie resteert afgerond € 18.000. Deze middelen zijn voor meerjarig gebruik beschikbaar gesteld. Voorgesteld wordt dit resterende budget via de resultaatbestemming in 2024 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Project Digitale inclusieve stad | 150.000 | Van het budget voor het project Digitale inclusieve stad resteert € 150.000. Deze middelen zijn voor meerjarig gebruik beschikbaar gesteld. Voorgesteld wordt dit resterende budget via de resultaatbestemming in 2024 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Project I-grip | 63.000 | Van het budget voor het project I-grip resteert afgerond € 63.000. Deze middelen zijn voor meerjarig gebruik beschikbaar gesteld. Voorgesteld wordt dit resterende budget via de resultaatbestemming in 2024 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Project ontwikkeling meetinstrumenten | 96.000 | Van het budget voor het project ontwikkeling meetinstrumenten voor beleid en uitvoering resteert afgerond € 96.000. Deze middelen zijn voor meerjarig gebruik beschikbaar gesteld. Voorgesteld wordt dit resterende budget via de resultaatbestemming in 2024 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| Totaal meerjarige middelen | 327.000 | ||||||
| Programma | Omschrijving | Bedrag | Toelichting | ||||
| B: Over te hevelen exploitatiebudgetten | |||||||
| 1 | Fysieke Leefomgeving | Openbare verlichting | 155.000 | In 2023 is door de financieel gunstige overname van de openbare verlichting eind 2022 een positief restantbudget gerealiseerd van € 155.000. De wens bestaat om de openbare verlichting (armaturen van 15 jaar en ouder) vanaf 2024 in een aantal jaar versneld te vervangen door Led eventueel in combinatie met slimme verlichting. Eind 2023 is hiervoor een fietspad in Petenbos als pilotproject voorzien van slimme verlichting. Voor deze vervanging zijn middelen nodig om de waarde van de huidige armaturen af te boeken. Voorgesteld wordt om het restantbudget ad € 155.000 over te hevelen naar 2024 om een deel van de openbare verlichting versneld te vervangen. | |||
| 1 | Fysieke Leefomgeving | Speelvoorzieningen | 94.000 | Eind 2023 is € 33.500 bijdrage SPUK H30-08 Leefomgeving voor BOSS ontvangen. De BOSS-locaties, participatie en ontwerp en de beweegroute Dragonder-Noord zijn in 2023 voorbereidt en worden in 2024 uitgevoerd. Het niet bestede budget bedraagt € 60.500. Voorgesteld wordt om € 94.000 over te hevelen naar 2024 om de uitvoering van werkzaamheden te bekostigen. | |||
| 1 | Fysieke Leefomgeving | Omgevingsvergunningen | 26.000 | In 2023 zijn minder aanvragen omgevingsvergunningen ingediend dan begroot, dit betekent ook dat er minder advies is uitgebracht door 'MooiSticht'. Hierdoor resteert een bedrag van € 26.000. Dit betreft middelen die we van het Rijk hebben gehad om de kwaliteit van de bouw te waarborgen, dit betreft tijdelijke middelen die we via de resutlaatbestemming mee willen nemen naar 2024. | |||
| 1 | Fysieke Leefomgeving | Datatop 15 | 47.000 | Doordat de vacature voor de dataspecialist pas in het 4e kwartaal 2023 is ingevuld en door de aanbestedingsregels is nog geen opdracht gegeven voor onder andere een onderzoek naar de parkeerdrukmeting voor heel Veenendaal. Voorgesteld wordt om daarvoor het restant budget ad € 47.000 over te hevelen van 2023 naar 2024. | |||
| 1 | Fysieke Leefomgeving | Groot onderhoud | 144.000 | Door de slechte weersomstandigheden eind december zijn er (asfalt)werkzaamheden aan onder andere de Bergweg, Grote Beer niet meer uitgevoerd in 2023. Deze onderhoudswerkzaamheden zijn door de aannemer in 2024 opnieuw ingepland. Voorgesteld wordt om het benodigde budget ad € 144.000 van 2023 over te hevelen naar 2024. | |||
| 1 | Bedrijfsvoering | Bedrijfsvoering MO Beleid | 100.000 | In 2023 heeft er uitruil plaatsgevonden met SPUK GALA middelen. Door deze uitruil hebben we in 2023 gemeentelijke middelen weten vrij te spelen. Voorgesteld wordt om een bedrag van € 100.000 over te hevelen naar 2024.Door dit budget kan een “flexibele” schil gerealiseerd worden voor de uitvoering van -tijdelijk- nieuwe taken (waaronder taken vanuit IZA), het inwerken van nieuwe medewerkers en het invoeren van maatregelen vanuit de heroverwegingen. | |||
| 2 | Economie, Werk en Ontwikkeling | Promotie | 14.000 | Van het budget promotiebudget 2023 resteert afgerond € 14.000. Voorgesteld wordt om dit budget via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2024 en 2025 om uitvoering te geven aan citymarketing. | |||
| 2 | Economie, Werk en Ontwikkeling | Project Herwaardering Vakmanschap | 39.000 | Er resteert een bedrag van afgerond € 39.000. Dit bedrag willen we toevoegen aan het projectbudget Herwaardering Vakmanschap. Er wordt een nieuwe impuls gegeven aan dit project waarbij aan de hand van een projectplan een toelichting wordt gegeven op de uitvoering hiervan en de financiering van de verschillende activiteiten. | |||
| 2 | Economie, Werk en Ontwikkeling | Recreatie en toerisme | 35.000 | Voorgesteld wordt om een gedeelte van het niet bestede bedrag in 2023 bij het taakveld recreatie en toerisme van € 35.000 over te hevelen naar 2024 met als bestemming ‘eenmalige subsidiebijdrage inrichting bezoekerscentrum Kwintelooijen’. | |||
| 2 | Economie, Werk en Ontwikkeling | Recreatie en toerisme | 14.000 | Wij stellen voor om het resterende bedrag uit 2023 bij het taakveld recreatie en toerisme van afgerond € 14.000 over te hevelen naar 2024 met als bestemming ‘uitvoering visie Recreatie en Toerisme’ | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Subsidieregeling Vrijwilligers | 40.000 | Het resterende bedrag 2023 van € 40.000 vanuit de subsidieregeling vrijwilligers via de resultaatbestemming meenemen om eenmalig het subsidieplafond op te hogen. Dit is eenmalig omdat uiterlijk begin 2025 de huidige subsidieregeling wordt aangepast. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Statushouders en taaleis | 33.000 | Voor de ontvangen middelen voor de taakmutaties voor statushouders vanuit de decembercirculaire 2023, ad € 33.000, wordt voorgesteld om deze via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2024. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Verhuizing CJG | 52.000 | Bij de 2e bestuursrapportage 2023 heeft de raad € 55.000 beschikbaar gesteld voor de verbouwingskosten van de verhuizing van het CJG naar Markt 20. Hiervan is € 52.000 in 2023 nog niet benut. Voorgesteld wordt dit bedrag via de resultaatbestemming mee te nemen naar 2024. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Maatje achter de voordeur | 31.000 | In 2023 heeft er uitruil plaatsgevonden met SPUK Integraal ZorgAkkoord middelen. Door deze uitruil hebben we in 2023 gemeentelijke middelen weten vrij te spelen. Met deze middelen, specifiek afgerond € 31.000, willen wij graag de financiering van het project maatje achter de voordeur voor 2026 mogelijk maken. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Gezondheidsmonitor volwassenen en senioren | 30.000 | In 2024 willen we de steekproef van de gezondheidsmonitor volwassenen en senioren ophogen. Standaard wordt deze uitgevoerd op wijkniveau en zijn de kosten ook begroot op wijkniveau. Omdat de (gezondheids)verschillen binnen de wijken in Veenendaal groot zijn geeft data op wijkniveau niet voldoende inzicht. Middels een steekproefophoging kan de monitor op buurtniveau uitgevoerd worden waardoor we gerichter interventies in kunnen zetten of beleid kunnen vormen. Uitgegaan wordt van een bedrag van € 30.000. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Project Huur en Buur | 23.000 | We stellen voor om het resterende bedrag van € 23.000 over te hevelen naar 2024 en 2025, specifiek voor het project Huur en Buur. In dit project stellen inwoners in Veenendaal een kamer beschikbaar voor een kwetsbare jongvolwassene. Vanuit Huur en Buur wordt gezorgd voor een goede matching tussen vraag en aanbod. Voor de pilot werken we samen met Leliezorggroep. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Meldpunt Onbegrepen Gedrag | 30.000 | In 2023 zijn de aanwezige gemeentelijke middelen binnen dit budget grotendeels uitgeruild met de incidenteel ontvangen IZA uitkering. Er wordt voorgesteld om de hiermee vrijgespeelde gemeentelijke middelen binnen het taakveld geëscaleerde zorg, ad € 30.000, over te hevelen naar 2024 via de resultaatbestemming voor de uitvoering van de activiteiten voor 2024 en volgende jaren. Met dit bedrag kan een verdere impuls gegeven worden aan het opzetten en borgen van de Brede Aanpak binnen dit meldpunt. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Projectbudget Integraal Beleidskader Sociaal Domein | 200.000 | In 2023 zijn de aanwezige gemeentelijke middelen binnen dit budget grotendeels uitgeruild met de incidenteel ontvangen IZA uitkering. Er wordt voorgesteld om de hiermee vrijgespeelde gemeentelijke middelen binnen het taakveld geëscaleerde zorg en samenkracht en burgerparticipatie, ad € 200.000, over te hevelen naar 2024 via de resultaatbestemming voor de uitvoering van de activiteiten voor 2024 en volgende jaren. Met dit bedrag wordt uitvoering gegeven aan de wens om voor de uitvoering van het vastgestelde Integraal Beleidskader Sociaal Domein een bedrag te reserveren voor een maximale looptijd van 4 jaar (te weten 2024, 2025, 2026 en 2027). | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Jongerenwerk | 336.000 | Voor het jongeren- en kinderwerk is t/m 2025 in de begroting jaarlijks € 246.000 extra budget beschikbaar gesteld. Vanuit NPO-middelen is aanvullend extra jongerenwerk ingezet t/m medio 2025. Dat betekent dat er vanaf 2025 geen middelen meer beschikbaar zijn. Door het restant budget 2023, afgerond ad € 336.000, over te hevelen en te reserveren voor het jongerenwerk vanaf 2026 kan de inzet in ieder geval met minimaal één jaar worden verlengd en geeft dat meer ruimte om goed te onderzoeken hoe al dan niet continueren van deze voorzieningen staat in verhouding tot de heroverwegingen en opdracht aan Veens Welzijn. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | CJG | 65.000 | Gedurende het jaar 2023 heeft het CJG-middelen gereserveerd voor de eerste inrichting van het nieuwe pand (volgens afspraak met de gemeente). Het gaat om een kostenpost van afgerond € 65.000. Deze middelen zijn in 2023 betaald, maar mogen niet worden verwerkt in de verlies- en winstrekening van het CJG in het boekjaar 2023. De investeringen voor de eerste inrichting hebben een meerjarig economisch nut en moeten daarom geactiveerd worden. De investeringen worden in 5 jaar afgeschreven. Op verzoek van het CJG zal het college een voorstel aan de raad van de gemeente Veenendaal voorleggen om € 65.000 van het voordelig saldo 2023 via de resultaatbestemming bij de gemeentelijke Jaarstukken 2023 voor het CJG in 2024-2028 beschikbaar te stellen. Deze middelen zullen worden gebruikt om de afschrijvingslasten van de investeringen voor de eerste inrichting in de komende 5 jaar te dekken. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Familiehuis | 26.000 | Door het niet bestede bedrag in 2023, afgerond ad € 26.000, over te hevelen naar 2024 kan het Familiehuis langer in stand gehouden worden. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Wooncoach - woonmakelaar | 87.000 | De restantmiddelen, afgerond ad € 87.000, willen we graag meenemen omdat: (1) het geruime tijd gekost heeft alvorens de juiste (financiële) constructie uitgedacht was om de wooncoach adequaat te positioneren; (2) het vanwege krapte op de arbeidsmarkt geruime tijd geduurd heeft om een wooncoach met de juiste competenties te werven en (3) de wooncoach tijd nodig heeft om resultaten te bereiken (aangezien het hier om verbouwingen en verhuizingen gaat) en we deze tijd beschikbaar willen stellen om resultaten te kunnen behalen en aan te tonen. Kortom, het heeft een tijd geduurd voordat we een wooncoach hebben, maar nu deze gestart is willen we diegene ook maximaal de kans geven om resultaten te behalen. Uiteindelijk is de inwoner van Veenendaal hiermee gebaat. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Mantelzorgexpertisecentrum | 21.000 | In het vierde kwartaal van 2023 kwamen de SPUK GALA budgetten beschikbaar. Het was op dat moment voor Veens Welzijn niet meer haalbaar om in het laatste kwartaal van 2023 te starten met de uitvoering van hun projectplan m.b.t. het opzetten van een mantelzorgexpertisecentrum. Om in 2024 tot volledige uitvoering van het plan te kunnen komen, zijn de resterende middelen, ad € 21.000, uit 2023 nodig. Voorgesteld wordt om dit bedrag over te hevelen van 2023 naar 2024. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Veense Huiskamer | 50.000 | Stichting Veens Welzijn en Goed voor elkaar zijn de Veense huiskamer gestart. We zien dat mantelzorgers en zorgvragers zich hierdoor beter ondersteund voelen. Daarom zouden we graag € 50.000 mee willen nemen om dit project van juli 2024 t/m december 2025 te kunnen continueren. Op dit moment is er sprake van een jaarlijkse co-financiering voor deze pilot vanuit het OranjeFonds van € 47.530. Om deze pilot te kunnen voortzetten is tevens de hernieuwde co-financiering van dit bedrag door een andere partij dan de gemeente noodzakelijk. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Versterken sociale basis binnen het Integraal Beleidskader Sociaal Domein | 36.000 | Bij de decembercirculaire 2022 heeft het Rijk € 39.000 aan middelen beschikbaar gesteld voor het versterken van de sociale basis. Aangezien hier in 2022 geen uitvoering meer aan kon worden gegeven zijn deze middelen destijds meegenomen naar 2023. Bij de jaarrekening 2023 vragen wij om een bedrag van € 36.000 mee te mogen nemen als dekking voor het versterken van de sociale basis binnen het Integraal Beleidskader Sociaal Domein. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Integrale projecten sociaal domein | 125.000 | In 2023 is het beschikbare budget voor integrale projecten binnen het sociaal domein, ad € 125.000, niet ingezet. Het plan was om dit budget in 2023 incidenteel? binnen het welzijnswerk als ontwikkelbudget in te zetten, maar daar is?vanaf gezien. En de ideeën die er bij zorgaanbieders waren voor de inzet van deze middelen, zijn vanuit andere budgetten gefinancierd. Voorgesteld wordt daarom om dit bedrag? over te hevelen voor de inzet in de jaren 2024 tot en met 2027 ten behoeve van de bekostiging van innovatieve integrale projecten binnen het sociaal domein. In 2024 zal hier nadere invulling aan gegeven worden. | |||
| 3 | Sociale Leefomgeving | Bedrijfsvoering Regio FoodValley Jeugd | 82.000 | Het overschot op dit budget in 2023, zit met name door een onderbesteding van het budgettair kader van het Knooppunt dat alle facturatie/ contractmanagement taken jeugdhulp uitvoert. Dit komt onder andere door de krappe arbeidsmarkt, waardoor er vacatures waren, en het lager uitvallen van andere begrootte bedragen. Het restant van de bedrijfsvoeringkosten 2021 en 2022 en 2023, wil het Knooppunt jeugd reserveren voor een aantal projecten / functies in 2024 (w.o. de kosten die gemaakt gaan worden voor de vorming van een gemeenschappelijke regeling). Voorgesteld wordt om de kosten voor het aandeel Veenendaal in 2024, afgerond ad € 82.000 via de resultaatbestemming bij de jaarrekening 2023 over te hevelen van 2023 naar 2024. | |||
| 4 | Burger en bestuur | Meerkosten Oekraïners | 45.000 | Voor de ontvangen middelen voor de taakmutaties voor de meerkosten van de opvang van Oekraïners vanuit de decembercirculaire 2023, ad € 45.000, wordt voorgesteld om deze via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2024. | |||
| 4 | Burger en bestuur | Aanpak radicalisering en extremisme | 17.000 | Door ontwikkelingen op dit dossier afgelopen jaren en de prioriteit die uitging naar alles wat daar achter weg kwam is het budget nog niet volledig ingezet. Voorgesteld wordt, afgerond € 17.000, via de resultaatbestemming in 2024 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 4 | Burger en bestuur | Cameratoezicht | 15.000 | Het realiseren van het uitkijken van camerabeelden op politiebureau Veenendaal stond voor 2023 gepland. In dit traject zijn we afhankelijk van ook besluitvormings- en veiligheidsprocedures bij de politie die wat langer duren dan verwacht. Voorgesteld wordt om € 15.000 via de resultaatbestemming in 2024 opnieuw beschikbaar te stellen. | |||
| 4 | Burger en bestuur | Brandweerkazerne | 60.000 | Het pand de Brandweerkazerne wordt op dit moment gesloopt en nieuwbouw volgt. Voor de incidentele kosten is door de raad € 564.000 beschikbaar gesteld. Omdat dit een jaar overschrijdend project is wordt voorgesteld hiervan € 60.000 over te hevelen naar 2024. | |||
| 4 | Burger en bestuur | Rekenkameronderzoeken | 28.000 | De Rekenkameronderzoeken 'strategische personeelsplanning en inhuurbeleid' en 'Veens Welzijn' worden in 2024 afgerond. Voorgesteld wordt het hiervoor in 2023 beschikbare (restant)budget afgerond ad € 28.000 over te hevelen naar 2024. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Communicatie | 21.000 | Het eenmalige budget voor de verbetering van de interne communicatie is in 2023 niet besteed. Het plan hiervoor is in ontwikkeling. Hierbij wordt onder andere gedacht aan goede communicatie bij onboarding en tools voor de directie om eenvoudiger en efficiënter met de organisatie te kunnen communiceren. Voor de uitvoering in 2024 is het noodzakelijk dat het eenmalige budget ad € 21.000 via de resultaatbestemming in 2024 beschikbaar gesteld wordt. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Oriëntatie arbeidsmarkt | 103.000 | In 2023 was € 120.000 beschikbaar voor 'oriëntatie arbeidsmarkt'. In 2023 is een rapport opgesteld. Het rapport Recruitmentscan kent een groot aantal adviezen die gefaseerd uitgevoerd gaan worden. Om hieraan uitvoering te kunnen geven wordt voorgesteld om het niet benutte deel van het budget, afgerond ad. € 103.000, via de resultaatbestemming beschikbaar te stellen in 2024. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Opleidingsbudget | 131.000 | In 2023 is gestart met de inhaalslag voor wat betreft de opleidingen. Deze achterstand was ontstaan tijdens de corona-jaren. De inhaalslag, waarvoor een extra budget van € 180.000 overgeheveld uit voorgaande jaren, is uitgesmeerd over meerdere jaren. De besteding wordt afgestemd op de benodigde ontwikkeling en beschikbare capaciteit (kwantiteit en kwaliteit) binnen de teams en organisatie. Het betreft individuele opleidingen, talentmanagement, leiderschapstrainingen en collectieve trainingen. In 2023 is naast het reguliere opleidingsbudget vanuit dit extra budget een bedrag van € 49.000 uitgegeven. Voorgesteld wordt daarom het niet benutte deel van het extra opleidingsbudget ad € 131.000 via de resultaatbestemming voor 2024 beschikbaar te stellen. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Privacy en ENSIA | 40.000 | In 2023 is een bedrag van € 58.000 onbenut gebleven. Door wisselingen in personeel zijn de activiteiten minimaal uitgevoerd. In 2024 en 2025 worden de acties in het kader van privacy en ENSIA alsnog uitgevoerd. Hiervoor wordt een verzoek gedaan om bedrag van € 20.000 via de resultaatbestemming beschikbaar te stellen in 2024 en een bedrag van eveneens € 20.000 via de reserve meerjarige middelen beschikbaar te stellen in 2025. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Impulsgelden | 192.000 | Op het budget vanuit de decembercirculaire 2021 voor de impulsen van 2022 t/m 2027 is in 2024 € 279.000 in de begroting 2024 opgenomen. Een deel van dit budget is vanuit de resultaatbestemming 2023 overgeheveld, € 188.000). Naast het budget voor impulsen uit de decembercirculaire 2021 hebben we ook in de begroting een bedrag van € 98.000 voor uitvoeringskosten gekregen voor maatschappelijke opvang 2023. In totaliteit hebben we voor 2024 € 377.000 aan budget voor uitvoeringskosten. In totaliteit hebben we uiteindelijk € 184.951,05 gebruikt (aan inhuur) aan uitvoeringskosten. Aanvankelijk waren de inhuurkosten hoger, alleen is bij het opstellen van de jaarrekening 2023 is een gedeelte van de inhuurkosten ten laste gebracht voor de inzet en coördinatie van het Integraal Zorg akkoord. Hierdoor resteert er een bedrag van afgerond € 192.000. Voorgesteld wordt om dit bedrag via de resultaatbestemming bij de jaarrekening 2023 over te hevelen van 2023 naar 2024. | |||
| 6 | Bedrijfsvoering | Lokale Inclusie Agenda (LIA) | 30.000 | Lopende het dienstjaar zijn er budgetten beschikbaar gesteld voor de maatregelen voor de uitvoering van Lokale Inclusie Agenda (LIA). Deze middelen, ad. € 30.000, zijn in 2023 niet aangewend. Voorgesteld wordt om het bedrag van € 30.000, dat middels het raadsvoorstel geactualiseerde Lokale Inclusie Agenda beschikbaar gesteld was voor onderzoek naar het aanbrengen van technische voorzieningen en aanpassingen in de informatiezuil in het gemeentehuis, via de resultaatbestemming over te hevelen naar het begrotingsjaar 2024. | |||
| Subtotaal over te hevelen middelen (regulier) | 2.617.000 | ||||||
| Totaal over te hevelen middelen (A+B) | 2.944.000 | ||||||
| 2. Bestemming overige reserves | |||||||
| Programma | Omschrijving | Bedrag | Toelichting | ||||
| C: Overige reserves | |||||||
| - | - | - | |||||
| Totaal bestemming overige reserves (C) | 0 | ||||||
| Totaal generaal | 2.944.000 | ||||||