Strategisch personeelsbeleid
Het personeelsbeleid richt zich op drie speerpunten:
• Een evenwichtige opbouw van het personeelsbestand.
Hoe zorgen we ervoor dat de gemeente Veenendaal een afspiegeling is van de Veense samenleving?
• Duurzaam inzetbaarheid van medewerkers.
Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers inzetbaar zijn en blijven.
• Ontwikkelen van persoonlijk leiderschap.
Het verder versterken van het eigenaarschap over het werk en de loopbaan, het blijven stimuleren van (zelf)reflectie op het eigen werk en de samenwerking met in- en externe partners, en het ondersteunen van werken met passie en plezier.
Deze drie speerpunten geven wij vorm en invulling aan de drie hoofdprocessen van P&O te weten instroom, doorstroom en uitstroom. Deze processen zijn nauw verbonden met elkaar. In essentie gaat het over het optimaal inzetten van medewerkers passend bij de in- en externe ontwikkelingen.
We zien dat de samenleving voortdurend in ontwikkeling is en andere dingen van de gemeente vraagt dan voorheen. Dit stelt eisen aan onze instroom, doorstroom en uitstroom. In het proces van werving en selectie kijken we meer dan ooit ontwikkelgericht of een sollicitant aansluit bij de beweging die we als organisatie maken. Bij deze beweging hoort ook de Charter Diversiteit. Daarbij streven wij naar diversiteit binnen de gemeente. De Charter richt zich op meerdere dimensies van diversiteit waarop wij kunnen inzetten. Deze dimensies zijn: culturele, etnische & religieuze achtergrond, gender, leeftijd, LHBTI en arbeidsvermogen.
Wij zijn als gemeente gestart met 2 dimensies:
1. Leeftijd; het verjongen van ons personeelsbestand,
2. Arbeidsvermogen; het realiseren van banen in het kader van de Participatiewet.
Deze ontwikkel insteek is ook van toepassing op medewerker die reeds in dienst zijn. Daarom is onze gesprekscyclus aangepast naar een dialoog waarin ontwikkeling en resultaat centraal staan. In de dialoog wordt stilgestaan bij de verwachtingen van de organisatie en wat er van de medewerker wordt verwacht en wat nodig is (scholing, coaching, etc.) om aan de verwachtingen te kunnen blijven voldoen. Hierin hebben we aandacht voor de ambitie van een medewerker en de waardering over de ontwikkeling en resultaten.
De ontwikkeling en te behalen resultaten van het team is terug te vinden in het teamplan dat jaarlijks wordt opgesteld en in samenhang wordt beoordeeld door de directie.
| Jaar |
Aantal formatieplaatsen (Fte) |
| 2017 |
418 |
| 2018 |
452 |
| 2019 |
456 |
| 2020* |
457 |
* Peildatum 1 augustus 2020
| Jaar / Norm |
Aantal formatieplaatsen (Fte obv 25 uur) |
| 2019 / 13,4 |
43,2 (=30 fte 36 uur)* |
| 2020 / 14,8 |
50,4 (= 35 fte 36 uur)* |
* de realisatie komt met name voort uit de samenwerking met IW4.
| Leeftijdscategorie |
2019 |
2020 |
| < 25 jaar |
1 |
3 |
| 25 - 35 jaar |
12 |
14 |
| 35 - 45 jaar |
25 |
22 |
| 45 - 55 jaar |
31 |
31 |
| 55 - 60 jaar |
15 |
14 |
| > 60 jaar |
16 |
16 |
| Ziekteverzuim (norm is 5 %) |
| 2017 |
5,5% |
| 2018 |
5,8% |
| 2019 |
3,13% |
| 2020* |
4,29% |
* Peildatum 1 augustus 2020
Gevolgen coronacrisis
Vanaf 16 maart werken alle medewerkers, wie niet betrokken zijn bij het primaire proces, thuis. Als organisatie hebben we hier wendbaar op ingespeeld. Een aantal jaar geleden hebben we als doel gesteld dat meer medewerkers tijd- en plaats onafhankelijk kunnen werken. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat een groot deel van de faciliteiten beschikbaar waren of gesteld konden worden. Deze situatie blijft zeker tot eind 2020 zo. Door de huidige omstandigheden is het plaats- en tijdonafhankelijk werken actueler dan ooit. We staan op het punt om een keuze te maken of wij thuis werken als een optie zien of het als uitgangspunt nemen. Het kantoor wordt dan niet meer alleen een werkplek maar een ontmoetingsplek. Op korte termijn wordt hier nadere invulling aan gegeven.
Instroom
Tot 1 augustus 2020 hebben wij 38 vacatures vervuld. Daarvan hebben wij er 30 in weten te vullen met medewerkers die jonger dan 35 jaar zijn. In procenten is dat 79%. De verwachting is dat wij boven de 50% blijven.
Voor 2021 blijven wij sturen op een evenwichtige opbouw van ons personeelsbestand. Onze doelstelling voor komend jaar is om 50% van onze nieuw aan te nemen medewerkers, onder de 35 jaar is.
Doorstroom
Het is van belang dat onze medewerkers leren & ontwikkelen zien als een vanzelfsprekend onderdeel van hun werk en leven. Voor de gemeente Veenendaal betekent dit dat wij de eigen regie van medewerkers op hun loopbaan en leven blijven stimuleren, zodat ze zich kunnen blijven ontwikkelen en hun eigen keuzes kunnen maken. Een leven lang ontwikkelen maakt mensen vitaal, flexibel en duurzaam inzetbaar op de arbeidsmarkt.
Om daar invulling aan te geven willen wij medewerkers faciliteren om die regie te pakken. Dat doen wij door middel van:
• de gespreksdialoog (ontwikkeling en resultaat centraal: verwachtingen en resultaten afspreken)
• een talentenanalyse (Drijfveren, competenties en talenten in kaart brengen)
• een online platform met diverse soorten trainingen en cursussen
• opleidingsbudget voor centrale- en decentrale thema’s waaronder emotie- en agressie, omgevingswet maar ook leiderschapstrajecten
• beschikbaar stellen van stageplaatsen
Naast leren en ontwikkelen worden ook werkplezier en vitaliteit een belangrijke thema’s. Naar aanleiding van de doorontwikkeling van de organisatie wordt een ontwikkeltraject voor medewerkers vormgegeven waarin de thema’s wendbaarheid en adaptiviteit centraal staan. Tevens willen we in dit traject samen met onze medewerkers de kernwaarden (Samenwerken, Toegevoegde waarde, Energie/werkplezier en Resultaatgerichtheid) meer betekenis en vorm gegeven. Daarnaast streven we naar duurzame inzetbaarheid en willen we meer vorm en inhoud geven aan vitaliteit.
Uitstroom
| Uitstroom |
2019 |
2020 (tot 1 aug) |
| Met contract |
39 |
25 |
| Stagiaires |
30 |
13 |
| Vrijwilliger/Vakantiekracht |
2 |
1 |
| Totaal |
71 |
39 |
We monitoren op uitstroom door gebruik te maken van exit formulieren. De informatie die ons dat oplevert gebruiken wij om van te leren en hier waar nodig aandacht aan te besteden.
Doorontwikkeling organisatie
We zien dat onze samenleving voortdurend in ontwikkeling is en andere dingen van ons als gemeente vraagt dan voorheen. Als overheid zijn wij genoodzaakt om meer ontvankelijk te zijn voor de snelle en vele veranderingen in de samenleving. We zijn daarom eind 2018 een traject gestart om wendbaarder en meer adaptief te worden.
We merkten dat onze organisatiestructuur belemmerend werkte ten opzichte van ons aanpassingsvermogen. Het werken met afzonderlijke afdelingen past niet meer bij de nieuwe en gewenste manier van werken met integrale opgaven. De verschillende uitdagingen (opgaven) vragen om een wisselende samenstelling van de teams die ermee aan de slag gaan. In de doorontwikkeling van de organisatie zijn we op zoek gegaan naar andere vormen om ons werk in te richten, om eenvoudiger verschillende disciplines bij elkaar te brengen, om regie te kunnen voeren op grote dossiers en focus te kunnen leggen op politieke, maatschappelijke of financiële ontwikkelingen.
Vanuit deze gedachte willen we niet meer denken en werken vanuit de gemeentelijke structuur, maar vanuit opgaven waar de gemeente voor staat. Dit vraagt niet alleen om een integrale manier van werken vanuit enkele inhoudelijke thema’s, maar ook om andere manieren om ons werk te organiseren en om ontwikkeling van vaardigheden van onze werknemers. Naar aanleiding van het gehouden experiment in de periode 2018 tot september 2019 is het voorgenomen besluit genomen om een andere, meer wendbare werkwijze te omarmen met als belangrijkste pijlers:
a. Teams vormen de basis van onze organisatie, waar werknemers hun thuisbasis hebben. De tweehoofdige directie treedt op als opdrachtgever. Opdrachtnemer zijn de leidinggevenden van de teams;
b. Het opheffen van afdelingen als zelfstandige organisatorische eenheid. Managers sturen namens de directie op opgaven of interne opdrachten.
We kiezen voor een plattere en wendbare organisatie waardoor er meer ruimte ontstaat voor professionals en teams. De interne capaciteit en kwaliteit willen we zo effectief en efficiënt mogelijk inzetten. Dit betekent dat we bij elke gelegenheid goed blijven kijken naar de optimale teamsamenstelling en zullen afwegen op welke wijze de capaciteit zo effectief mogelijk ingezet kan worden.
