Voortgang inhoud inspanningen/acties

Bijlagen

Voortgang inhoud inspanningen/acties

Bijlage 1: Overzicht budgettair neutrale mutaties

Bedragen x €1.000
BN Mutaties Raming 2021 budgetneutraal Raming 2022 budgetneutraal Raming 2023 budgetneutraal Raming 2024 budgetneutraal
Lasten
0.1A - Bestuur 0 0 0 0
0.3A - Beheer overige gebouwen en gronden 0 0 0 0
0.4A - Overhead (interne dienstverlening) 53 53 53 53
0.4C - Overhead (interne dienstverlening) -10 -10 -10 -11
0.4D - Overhead (I&A) 73 73 73 73
0.4G - Overhead (Juridische zaken) 0 146 166 186
0.4I - Overhead (A&A) 517 -6 -6 -7
0.4J - Overhead (A&A) -142 0 0 0
0.4L - Overhead (P&O) -184 11 11 11
0.4R - Overhead (E&W) 123 123 123 123
0.5 - Treasury 192 192 192 192
0.7 - Algemene uitkering en overige uitkeringen Gemeentefonds -838 0 0 0
0.8 - Overige baten en lasten 363 -13 -50 -50
1.2 - Openbare orde en veiligheid -29 -38 -36 -35
3.1A - Economische ontwikkeling -3 -3 0 0
3.1C - Economische ontwikkeling 0 0 0 0
5.1A - Sportbeleid en activering 244 0 0 0
5.4A - Musea 24 24 24 25
5.5A - Cultureel Erfgoed 50 0 0 0
6.1F - Samenkracht en burgerparticipatie -3.114 -3.426 -3.502 -3.530
6.1G - Samenkracht en burgerparticipatie 378 181 183 185
6.2A - Wijkteams -90 -93 -95 -97
6.2C - Wijkteams 80 0 0 0
6.3A - Inkomensregelingen 393 -3 -3 -3
6.3C - Inkomensregelingen 0 0 0 0
6.4 - Begeleide participatie 66 36 3 -2
6.5A - Arbeidsparticipatie 64 41 22 15
6.5C - Arbeidsparticipatie -58 -60 -61 -62
6.6A - Maatwerk-voorzieningen (WMO) -495 -150 -200 -200
6.71A - Maatwerkdienstverlening 18+ -39 -39 -39 -39
6.71B - Maatwerkdienstverlening 18+ 3.323 3.286 3.407 3.430
6.72A - Maatwerkdienstverlening 18- -100 0 0 0
6.72B - Maatwerkdienstverlening 18- 2.084 -85 -85 -84
6.81 - Geëscaleerde zorg 18+ 281 286 292 298
7.1A - Volksgezondheid 31 31 31 31
7.1B - Volksgezondheid 19 37 38 39
7.4A - Milieubeheer 5 6 6 7
7.4D - Milieubeheer 195 13 50 50
9.9 - Algemeen 6 6 6 7
9.901 - Algemeen Directie 0 0 0 0
9.910 - Algemeen Facilitair -6 -6 -6 -7
9.914 - Algemeen Bijstand, Reintegratie en Participatie 0 0 0 0
Totaal Lasten 3.455 613 586 597
Baten
0.4D - Overhead (I&A) 73 73 73 73
0.4R - Overhead (E&W) 164 141 141 141
0.5 - Treasury 192 192 192 192
0.7 - Algemene uitkering en overige uitkeringen Gemeentefonds 2.312 202 175 186
1.2 - Openbare orde en veiligheid -10 -10 -10 -10
5.1A - Sportbeleid en activering 244 0 0 0
6.3A - Inkomensregelingen 465 0 0 0
6.71A - Maatwerkdienstverlening 18+ 16 16 16 16
Totaal Baten 3.455 613 586 597
Gerealiseerd saldo van baten en lasten 0 0 0 0

Toelichting budgettair neutrale afwijkingen

Investeringsbudgetten:

Nieuwbouw Wageningselaan ten behoeve van Wijkservice/nevenlocatie brandweer (€ 20.000)
Op 25 mei 2021 heeft het college van B&W besloten om een allonge bij de raamovereenkomst voor de nieuwbouw aan de Wageningselaan met IW4 aan te gaan. Door de gemeente zullen werkzaamheden worden overgenomen van IW4. De hiervoor extra te maken kosten (ad € 20.000) worden vervolgens bij IW4 in rekening gebracht. Het betreft daarmee een budgettair neutrale mutatie.

Bijlage 2: Overzicht structurele mutaties

Bedragen x €1.000
Exploitatie Raming 2022 Raming 2023 Raming 2024
Lasten
1 Fysieke Leefomgeving -18 -20 -21
3 Sociale Leefomgeving -134 -211 -623
4 Burger en Bestuur 129 0 0
5 Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien -438 -438 -438
6 Bedrijfsvoering 93 93 113
Totaal Lasten -367 -575 -968
Baten
1 Fysieke Leefomgeving -89 -98 -131
3 Sociale Leefomgeving -12 -12 -12
4 Burger en Bestuur -65 -65 -65
5 Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien -145 -145 -145
Totaal Baten -311 -320 -353
Gerealiseerd saldo van baten en lasten 56 255 615
Onttrekkingen
1 Fysieke Leefomgeving 50 57 90
4 Burger en Bestuur 80 0 0
Totaal Onttrekkingen 130 57 90

Bijlage 3: Voortgang bevindingen accountant

Omschrijving aanbeveling Acties in 2021 Prognose 2021
Inkopen / Invoer inkoopfacturen (ML 2019) Digitale facturen worden handmatig en één voor één ingevoerd in de financiële administratie. Het handmatig invoeren van facturen brengt risico’s van foutieve invoer met zich mee. We zullen in het tweede deel van het jaar nagaan welke mogelijkheden er zijn om de werkwijze via Key2Financien te automatiseren. dec-21
Financiële administratie / Muteren gegevens (ML 2019) Eén medewerker van een externe partij heeft rechten om de crediteurenstamgegevens te wijzigen, maar heeft van deze mogelijkheid overigens geen gebruik gemaakt. De rechten werden toegekend aan een medewerker van Centric in het kader van het applicatiebeheer. Deze medewerker heeft er echter nimmer gebruik van gemaakt. De rechten van deze medewerker zijn inmiddels aangepast. Afgerond
Kwaliteit financiële administratie (ML 2019) Er is een rapport van een extern deskundige over de kwaliteit van de (financiële) administratie. Het betrof hier aanbeveling m.b.t. het aangaan van verplichtingen en het opschonen van de administratie (verouderde gegevens). Afgerond
Inkopen / Verplichtingen / (ML 2018) Aangegane verplichtingen boven de € 5.000 moeten volgens de procedure in het financiële systeem worden geregistreerd. Dit gebeurt nog niet voor alle verplichtingen. Begin 2020 is de werkwijze aangescherpt, waardoor voor het merendeel van de facturen nu wel een verplichting wordt aangemaakt. Periodiek wordt een rapportage opgesteld voor de directie. sept/dec-21
Prestatie leveringen (ML 2019) Aanbeveling Wij adviseren u de routing voor de autorisatie aan te passen zodat alle inkopen zowel door een prestatieverklaarder als door een budgethouder worden getekend. Vanaf 1 april 2021 wordt gewerkt met het systeem van prestatieverklaringen. Werking hiervan wordt vanaf het tweede kwartaal vastgesteld/ gerapporteerd. apr-21/mei-21
Frauderisicoanalyse (ML 2019) Geadviseerd is een frauderisicoanalyse te maken. Momenteel is de frauderisicoanalyse en het beleid hierover onderhanden. dec-21
Beoordeling reserves (ML2019) Geadviseerd is het nut en de noodzaak van de reserves te beoordelen en deze middelen - indien mogelijk - in te zetten voor incidentele dekking. Het college heeft bij de besluitvorming over het betreffende voorstel aangegeven geen reden te zien om het aantal bestemmingsreserves op te heffen Afgerond
Doorontwikkeling begroting (ML 2019) Het advies is een meer outputgerichte begroting te ontwikkelen. Afgerond, punt overgegaan naar nieuwe aanbeveling in 2020. Afgerond, punt overgegaan naar nieuwe aanbeveling in 2020.
IT /Wijzigingen gebruikersrechten (ML 2019) Wijzigingen in gebruikersrechten dienen via Topdesk aangevraagd te worden waarna de applicatiebeheerder de wijziging doorvoert. De toekenning van autorisatie worden nu in Topdesk vastgelegd. De beheerder zal twee keer per jaar een controle voor het eerst uitvoeren. Afgerond
IT / Vastlegging testen updates (ML 2019) Wijzigingen in programmatuur worden getest. Formeel dienen bevindingen van tests vastgelegd te worden. In de praktijk vindt dit niet altijd plaats. Momenteel wordt gewerkt om de standaardprocedure vast te stellen en zo de bevindingen van de uitgevoerde testen te borgen. nov-21
Europese aanbestedingen (ML2019) De EU-aanbestedingsregels dienen bij inkoop consequent te worden gevolgd. De interne regels zijn aangescherpt. We werken met een contractenregister. Voorts moeten alle inkopen worden gefiatteerd door de inkopers. Gewerkt wordt nog aan de opstelling van een inkoopkalender. dec-21
Personeel /Mutaties salaris (ML 2019) Advies is het realiseren van functiescheidingen binnen de Personeelsadministratie Er is inmiddels een super user aangemaakt binnen BO4/ Youforce. De super user rechten van de salarisadministrateur zijn vervolgens aangepast naar salarisadministrateur. Afgerond
Personeel /Opbrengst detachering (ML 2019) Er vindt geen centrale zichtbare bewaking plaats van de volledigheid van de detacheringsopbrengsten Er wordt vanuit P&O toegezien en bijgehouden dat detacheringen gefactureerd worden, waarbij dit periodiek (per kwartaal) vastgelegd zal worden. Afgerond
Personeel /Werkkostenregeling (ML 2019) Tussentijds is er onvoldoende inzicht in de besteding van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. De vrije ruimte wordt bij de gemeente overschreden. Momenteel wordt gewerkt om alle aspecten van de WKR in control te brengen zodat de administratie hiervan correct en volledig is. dec-21
Opbrengst verhuur volledigheid (ML 2019) Er vindt geen zichtbare interne controle plaats op de volledigheid van de verhuuropbrengsten. De leegstand wordt bijgehouden in het huurregister. Omdat alle te verhuren ruimte is opgenomen is er geen risico dat huurinkomsten buiten beeld blijven. In het kader van de rechtmatigheid wordt nul periodiek zichtbare interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. Afgerond
Opbrengsten Afvalstoffen Heffing Data ACV (ML 2019) De gemeente steunt voor het aantal ledigingen volledig op de opgaven die zij van de afvalverwerker ontvangt. Afwijkingen kunnen niet worden gecontroleerd door de gemeente, waardoor de afvalverwerker foutief kan factureren. In overleg met de accountant is een controleprotocol opgesteld en uitgevoerd. Afgerond
Subsidieverstrekking Standaardisatie Proces (ML 2019) Geadviseerd is een subsidievolgsysteem in te richten waarin o.a. de termijnen worden bewaakt. Procesbeschrijving is geactualiseerd. Alle formats zijn geactualiseerd, evenals de Algemene Subsidieverordening. Inmiddels worden er over het systeem trainingen gegeven. Ieder kwartaal wordt aansluiting gemaakt met de financiële administratie. sep-21/dec-21
WMO en Jeugd /Afhankelijkheid verklaringen zorgaanbieders (ML 2018) De gemeente steunt voor de rechtmatigheid van de uitgaven (specifiek de levering van de zorg) op de controleverklaringen van de zorgorganisaties voor de zorg in natura en op de verklaring van de accountant van de sociale verzekeringsbank voor de PGB’s. Er is geen mogelijkheid om tussentijds bij te sturen met de risico’s van dien. In behandeling. Dec-21/ april-22
WMO en jeugd: Interne controle op PGB (ML 2018) De gemeente dient aanvullende interne controlewerkzaamheden uit te voeren bij de verklaring van SVB (SVB voert geen controle uit op de levering van zorg). Hierdoor ontstaan mogelijke risico’s. Er worden nu controleprocessen ontwikkeld op basis van controlelijsten die de SVB lijsten beschikbaar stelt. Dit betreft dan controles op klantniveau, periodieke controles en het oppakken van fraudesignalen mocht zich dit voordoen. Prestatielevering vindt plaats door middel van cliëntervaringsonderzoek en steekproeven. Dec-21/April-22
Grondexploitatie/ Externe toetsing /(ML 2018) De planexploitaties worden door de Planeconoom opgesteld. Advies is om door een externe planeconoom vast te laten stellen dat de berekeningen voor 2 complexen juist, volledig en rechtmatig zijn. Wordt nu al zo gedaan, daarom afgewikkeld. Voor 2020 laten we twee complexen door een externe Planeconoom beoordelen. Punt bij jaareindecontrole (mei 2021) afgewikkeld. Afgerond
Advies: tussentijdse informatie Rapporteren over de voortgang van de investeringen en de voortgangsrapportage over de grondexploitatie te integreren. Rapportering over de voortgang van investeringen in beginsel vindt alleen plaats als hier afwijkingen in worden verwacht, of er andere redenen zijn om de raad te informeren. De informatievoorziening aan de raad over de grondexploitaties is geregeld in de nota grondbeleid 2016-2020. Afgerond
Investeringen Nota waarderen en afschrijven (2020) In juni 2020 is een herziening van de nota waardering en afschrijving vastgesteld door de raad met terugwerkende kracht voor 2019. In september 2020 is alsnog de afschrijvingstermijn voor sportaccommodaties en sportvelden herzien. Hierdoor ontstaat het risico dat niet de juiste afschrijvingstermijn wordt gehanteerd. Tot op heden werden de kapitaallasten jaarlijks in de maand december geboekt. Inmiddels is al besloten om dat in 2021 per maand te gaan verantwoorden, zodat we steeds actueel inzicht hebben in de stand van zaken. Hiermee is het punt afgewikkeld. Werking hiervan zal met ingang van het 3e kwartaal worden vastgesteld. Afgerond
Jaarrekening 2020 In het kader van de jaarrekeningcontrole is aandacht gevraagd voor een aantal specifieke punten m.b.t. de interne controle en administratie. Punten zijn bij jaareindecontrole (mei 2021) afgewikkeld. Afgerond
Doelmatigheid en doeltreffendheid De gemeente Veenendaal kent een verordening voor het uitvoeren van doelmatigheid- en doeltreffendheidsonderzoeken. De afgelopen jaren is niet voldaan aan de frequentie van de onderzoeken zoals deze in de verordening zijn opgenomen In 2021 wordt een onderzoek gestart. We streven om aanbeveling eind 2021 op te volgen. dec-21
Adviezen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording 1. Het aanpassen van het controleprotocol, financiële verordening en controleverordening na de definitieve wetswijziging; 2. Het actualiseren en completeren van het intern controleprogramma; 3. Het vrijmaken van structurele capaciteit voor het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle; 4. Het opdelen van de werkzaamheden voor de verbijzonderde interne controle in 4 kwartalen; 5. Het gestructureerd en geüniformeerd vastleggen van de uitvoering van de verbijzonderde interne controles; 6. Het per kwartaal laten selecteren van de steekproeven door ons, zodat een onafhankelijke trekking plaatsvindt; 7. Het bespreken van de uitkomsten met de proceseigenaar; 8. Het opzetten van een kwartaalsgewijze rapportage aan de directie en het College; 9. Een integratie van de uitkomsten van de interne controle in de P&C cyclus; 10.Het monitoren van de opvolging van de aanbevelingen. Traject is gestart, en loopt door het hele jaar. 1) Verordeningen en protocol worden aangepast nadat de wetgeving erdoor is. 2) Intern controle plan is goedgekeurd in januari 2021. Controleplannen per team moeten worden opgesteld. 3) Een Senior VIC adviseur functie is vacant gesteld. 4) Planning is gereed 5) Werkprogramma’s zijn grotendeels opgesteld en kunnen worden ingevuld 6) Hierover zijn we in overleg met de accountant 7) Na Q1 voor de processen die in scope zijn zal dit plaats vinden 8) De opzet is gemaakt planning is voor Q1 9) Uitkomsten worden opgenomen in de jaarrekening (paragraaf bedrijfsvoering) 10) Geschiedt per kwartaal gelijktijdig met de controles April-21 / April-22
AVG a) De AVG is ingebed in de organisatie van de gemeente Veenendaal. Door de beperkte omvang van het AVG-ondersteuningsteam worden taken tussen de FG en de privacy adviseur uitgewisseld. De kwetsbaarheid door het kleine team is groot. b) De actualisatie van het privacy beleid en het informatiebeveiligingsbeleid uit 2015 staat in 2021 op de agenda. c) In 2020 is een pilot uitgevoerd voor een kwaliteitssysteem van informatiebeveiliging en privacy. Dit wordt in 2021 voor alle teams uitgerold. d) In het softwarepakket Mozard zijn meer gegevens beschikbaar dan noodzakelijk voor het uitvoeren van bepaalde functies. Hier loopt op dit moment een onderzoek naar hoe dit te ondervangen. e) De technische beveiliging van de IT-omgeving is op orde. Zaken als firewall, virusscanner en fysieke beveiliging zijn aanwezig en van voldoende niveau. Ook is er aandacht voor het blijvend up to date houden van deze beveiligingsmiddelen f) Ten aanzien van het 'mensaspect' wordt voldoende aandacht besteed aan bewustwording. Zo is er dit jaar nog een phising test uitgevoerd. a) Het niet hebben van functiescheiding is gebaseerd op het jaarverslag 2019 en dat dit toen een logische keuze was gezien we een plan moesten realiseren voor 2018-2019. In 2020 is de scheiding doorgetrokken en worden taken niet uitgewisseld. Indien nodig trekken FG en adviseur privacy gezamenlijk op maar altijd vanuit onze eigen rol. b) Zowel met actualisatie privacy beleid als informatiebeveiligingsbeleid is in 2020 gestart. Privacybeleid is inmiddels vastgesteld. Een voorstel voor het opstellen van een strategisch informatiebeveiligingsbeleid en een meerjaren informatieveiligheidsplan is voorgesteld. De middelen hiervoor zijn aangevraagd voor de kadernota 2022. c) Evaluatie van het kwaliteitssysteem vindt in september 2021 plaats. d) In april 2021 is onderzoek Mozard afgerond. Op basis van de uitkomsten is de inrichting in Mozard aangescherpt zodat gegevensbeheer op niveau is. e) Ter kennisgeving aangenomen f) Ter kennisgeving aangenomen Privacy beleid is gereed. Informatieveiligheidsbeleid en plan zijn gereed in 2021. Uitvoering hiervan hopen we in 2022 te kunnen doen
TOZO-verstrekkingen Aanbeveling :op korte termijn verbijzonderde interne controle uit voeren op de rechtmatigheid van de verstrekkingen van de TOZO-uitkeringen 2020. Controles hebben in Q1 - 2021 plaatsgevonden. Hiermee is aanbeveling opgevolgd. Afgerond
Participatiewet :Digitalisering dossiers en volledigheid dossiers (2020) De dossiers van de uitkeringsklanten zijn niet volledig digitaal beschikbaar, inhoudelijk ontbreken documenten per uitkeringsklant en sommige documenten zijn onleesbaar ingescand. Het risico bestaat dat de rechtmatigheid van een uitkering niet kan worden vastgesteld door het ontbreken van documenten. Voorgestelde actie is inmiddels uitgevoerd door team I&A. De documenten die in het migratie diskis document stonden zijn nu via Mozard opvraagbaar. Voor de TOZO-dossiers is digitale ondertekening al geregeld. Voor de reguliere participatie dossiers zal dit in 2021 verder worden geïmplementeerd. sep-21
Participatiewet Verbijzonderde interne controle (2020) Het eerste half jaar is getoetst door de kwaliteitsmedewerkers. De bevindingen zijn vastgelegd in een rapportage. Er zijn een aantal tekortkomingen geconstateerd. Deze zijn naar aanleiding van de verbijzonderde interne controle gecorrigeerd. De correctie wordt niet vastgelegd in het dossier van de verbijzonderde interne controle. Hierdoor ontstaat het risico dat correctie dubbel worden doorgevoerd. De kwaliteitsmedewerkers hebben in het kwaliteitscontrolerapport de inmiddels herstelde geconstateerde tekortkomingen vermeld. Daarnaast zijn de tekortkomingen die nog hersteld kunnen worden in het jaar 2020 opgenomen in de afloopcontrole. Afgerond
Participatiewet: Tijdigheid beschikkingen (2020) Uit de detailcontrole van de dossiers participatiewet blijkt dat 1. Een aantal beschikkingen niet tijdig zijn afgegeven; 2. De omschrijving van de ontheffing van de arbeidsplicht onduidelijk is. Het proces is aangepast op de geconstateerde gebreken. De genoemde punten maken nu deel uit van de rechtmatigheidswerkzaamheden 2021. Afgerond
Verzelfstandiging Rembrandt College Per 1 januari 2021 zal het Rembrandt College worden verzelfstandigd. Geadviseerd is de jaarcijfers 2020 te verwerken in de jaarstukken van de gemeente. Het advies is opgevolgd bij de jaareindecontrole (mei 2021), hiermee is aanbeveling opgevolgd. Afgerond
Het BBV stelt een aantal eisen aan de begroting. Diverse onderdelen zijn in de programmabegroting 2021 alsnog toegevoegd. De werkgroep BBV heeft de verplichte vereisten van het BBV verwerkt in de begroting van 2021. Afgerond
Meerjarenperspectief De provincie Utrecht heeft de begroting beoordeeld en constateert een structureel evenwicht. Het toezicht van de provincie is daarmee de lichtste vorm, namelijk repressief. Binnen Veenendaal wordt zonder meer scherp gestuurd op de financiële positie: dit is wekelijks onderwerp van bespreking met de verantwoordelijk portefeuillehouder. Afgerond
Paragraaf verbonden partijen Hierin zijn de ontwikkelingen van de regio Food Valley en GGDrU beknopt beschreven, voor de VRU is dit niet beschreven. Geadviseerd wordt de beleidsuitgangspunten van de gemeenschappelijke regelingen in de paragraaf verbonden nader toe te lichten. Het advies is opgevolgd bij jaareindecontrole (mei 2021) en zal eveneens worden opgevolgd bij opstellen begroting 2022 (november 2021). Mei-21 (jaarverslag) November-21 (begroting
IT /Patch updates (2020) Een Patch is een installatiebestand dat een kwetsbaarheid of fout in een programma herstelt of een programma verbetert. De Patch updates worden handmatig geüpdatet. Geadviseerd wordt de mogelijkheid te onderzoeken naar het automatisch updaten van de Patches Er is inmiddels een marktverkenning uitgevoerd, waarbij een eerste keuze is gemaakt voor de tool Ivant. Onder de randvoorwaarden dat de financiële dekking rondkomt en het proces rondom de tooling en een proceseigenaar wordt benoemd, kan de aanschaf en implementatie dit jaar nog worden uitgevoerd. dec-21
Verordeningen De controleverordening is per 01.01.2016 ingetrokken en ook de verordening van de rekenkamercommissie (2008). Er dienen nieuwe verordeningen te worden opgesteld. Hier wordt aan gewerkt; afronding nog in 2021 okt-21
WMO en Jeugd: Zorg in Natura Landelijk is er een 3 sporenbeleid ontwikkeld om de rechtmatigheid van de zorguitgaven over 2020 vast te stellen. De sporen hebben betrekking op d - geleverde zorg - continuïteitsbijdrage - bijlage bij de jaarrekening van de zorgaanbieders, De adviezen van de VNG terzake zijn opgevolgd. De jaareindecontrole (mei 2021) heeft verder uitgewezen dat er geen bijzonderheden hieruit zijn geconstateerd. Afgerond
WMO en jeugd: persoonsgebonden budget De gemeente is verantwoordelijk voor een inventarisatie bij alle budgethouders voor de omvang van de niet-geleverde zorg. De budgethouders zijn middels het cliëntervaringsonderzoek gevraagd of de zorg is geleverd, of die zorg past bij de zorgbehoefte en of zij tevreden zijn over deze zorg. Dit wordt na melding en na levering van de zorg bij alle beschikte Pgb’s nagevraagd. De jaareindecontrole (mei 2021) heeft verder uitgewezen dat er geen bijzonderheden hieruit zijn geconstateerd. Afgerond
Subsidieverstrekkingen In de periode maart t/m mei zijn aan een aantal instellingen subsidies verstrekt zonder dat hier een prestatie tegenover heeft gestaan. In december 2020 zijn hierover kaders geformaliseerd inzake mogelijke niet-geleverde prestaties. De jaareindecontrole (mei 2021) heeft verder uitgewezen dat er geen bijzonderheden hieruit zijn geconstateerd. Afgerond
Jeugd Inhoud beschikking (2020) Bij de zorg in natura wordt in diverse beschikkingen niet vermeld hoe de voorziening wordt verstrekt en welk resultaat wordt beoogd. Het beoogde resultaat en de expliciete vermelding dat voorziening in de vorm van ZIN wordt verstrekt, worden opgenomen in de beschikking. Opvolging van aanbeveling zal in het derde kwartaal worden vastgesteld. okt-21
Leerlingenvervoer: Muteren crediteuren Stamgegevens (2020) Voor ouders die zelf vervoer regelen geldt dat de consulent de bankrekeningnummers invult/wijzigt. Hier vindt geen interne controle op plaats (4-ogen principe). Bij het uitvoeren van de interne controles over het tweede kwartaal (in aug) zal onderzoek worden gedaan naar de bankrekening mutaties van eigen vervoer (LLV). De verwachting is dat begin september de controle op de mutatie crediteuren stamgegevens over eerste half jaar 2021 is uitgevoerd en gerapporteerd. okt-21
Leerlingenvervoer Beschikkingen (2020) De aanvragen worden gedaan in Mozard. Handmatig worden deze omgezet in WMO.Ned om daar een werkproces aan te maken. Het proces (automatische invoer) hiervoor is opgesteld en wordt op korte termijn ook concreet uitgevoerd. sep-21
Sturing per gemeenschappelijke regeling Regio Food Valley De samenwerking tussen de gemeenten in de regio Food Valley is een gemeenschappelijke regeling tussen de colleges. Vanuit het regiobestuur vindt géén rechtstreekse terugkoppeling aan de gemeenteraden plaats. Momenteel is een onderzoek naar de optimale Governance voor Food Valley gaande, waarbij ook nadrukkelijk aandacht geschonken wordt aan de rol van de gemeenteraden. In de door de raad vastgestelde nota over verbonden partijen staat dat iedere bestuursperiode alle verbonden partijen worden geëvalueerd op nut en noodzaak. Bij deze evaluatie wordt bezien of deelname van de gemeente aan de verbonden partij nog steeds voldoende bijdraagt aan de gemeentelijke doelstelling, of de doelstellingen nog actueel zijn én of de verbonden partij naar behoren functioneert (Uitgangspunt A6). De gemeenteraad wordt over verbonden partijen geïnformeerd bij in de begroting en jaarrekening. Afgerond
Sturing per gemeenschappelijke regeling GGDrU GGDrU is ook een zogenaamde collegeregeling. Colleges zijn daarmee zowel eigenaar als opdrachtgever van de GGD. In het algemeen en dagelijks bestuur neemt de burgemeester/wethouder deel. Zie voorgaande opmerking. Afgerond
Sturing per gemeenschappelijke regeling GR VRU De GR VRU is financieel de grootste gemeenschappelijke regeling van de gemeente Veenendaal. Er zijn veel overlegstructuren op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. Er is beperkt sprake van nieuw beleid. Een verhoging van de bijdrage is meestal het gevolg van landelijk vastgesteld beleid. Zie voorgaande opmerking. Afgerond
Niet uit de balans blijkende verplichtingen: Vastgesteld is dat er geen toelichting opgenomen is inzake de omvangrijke inkoopcontracten als niet uit de balans blijkende verplichtingen. Bij de jaarrekening 2021 zal bij de niet uit de balans blijkende verplichtingen een toelichting inzake omvangrijke inkoopcontracten worden opgenomen. mrt-22
Autorisatie facturen Dit dient alleen plaats te vinden door de budgethouder. Voor de autorisatie van facturen volgen we de geldende budgethoudersregeling. We zullen derhalve hiervan niet afwijken. Afgerond
Factuurafhandeling Gebeurt nu nog veel handmatig. Inmiddels is onderzoek gestart om het registreren van facturen te automatiseren. okt-21
Activabeleid In het recente verleden werden afschrijvingstermijnen gehanteerd die niet in overeenstemming waren met het BBV en de verordening. Met de komst van de rechtmatigheidswerkzaamheden 2021 maken deze punten onderdeel van het proces administratie en verslaglegging. Per kwartaal worden hiervoor werkzaamheden uitgevoerd (ingaande tweede kwartaal 2021). okt-21
Treaury Er is geen achtervang voor de functionaris die belast is met de treasury taken. Het verdient aanbeveling om dit vooralsnog te regelen. Advies wordt niet overgenomen, treasury taken zijn geborgd binnen de organisatie. Achtervang vindt plaats door een financieel adviseur, verder is er sprake van een 'treasury comite’ bestaande uit directeur bedrijfsvoering en teamleider administratie en advies. Afgerond
Misbruik en oneigenlijk gebruik Op de signalen van het landelijke inlichtingenbureau is voor de jaarafsluiting nog geen actieve opvolging gegeven. Er is inmiddels een concept plan van aanpak opgesteld voor misbruik en oneigenlijk gebruik van de Tozo. Hierop zullen in 2021 gericht aanvullende werkzaamheden worden uitgevoerd op de verkregen signalen. Bij eventuele terugvorderingen uit hoofde van misbruik en oneigenlijk gebruik zal dit in de verantwoording over 2021 worden betrokken. Met de komst van de rechtmatigheidswerkzaamheden 2021 maken deze punten onderdeel van het proces Participatiewet. Per kwartaal worden hiervoor werkzaamheden uitgevoerd (ingaande derde kwartaal 2021). okt-21
Kasverkeer Intern wordt de opmaak van de kas niet beoordeeld door een tweede medewerker. Geadviseerd is de kas op te laten maken door 2 personen. Verzoek wordt per 1 juli 2021 in het rooster opgenomen en een tweede medewerker ingezet voor de wekelijkse kasopmaak, 4-ogen-principe. Maandelijkse kasopmaak werd al onder het 4-ogen-principe uitgevoerd. Eind Q3/begin Q4 wordt het gesloten kassysteem en de inzet waardetransport gerealiseerd. okt-21
STMR Vitras Voor het bewijs van de leveringen van de prestaties met betrekking tot STMR Vitras zijn voor 2020 nog geen documenten ontvangen. Stukken zijn beschikbaar (na mei 21). Hiermee advies als opgevolgd beschouwen. Afgerond
Onderhoudsplan wegen Geadviseerd is een onderhoudsplan voor wegen op te stellen om zo te bepalen of deze bestemmingsreserve toereikend is voor het onderhoud. Ook is aandacht gevraagd voor het actualiseren van het groot onderhoudsplan. Vaststelling van het plan bij raadsvergadering in oktober 2021 OPOR (omgevingsprogramma openbare ruimte). okt-21