Programma 6: Bedrijfsvoering

Lasten

0.4 - Overhead (nadeel € 1.263.000 )   
ICT (nadeel € 100.000)
We zitten momenteel in een traject voor een nieuwe leverancier rondom telefonie. De kosten blijken hoger te zijn dan voorzien.
Tevens is er een toename te zien in de uitgave aan nieuwe contracten en licenties. Op dit moment is het huidige exploitatiebudget voor ICT niet meer toereikend en in de komen jaren zal deze ontwikkeling zich voortzetten. Voorgesteld wordt het ICT-budget incidenteel met € 100.000 te verhogen.

Facilitaire dienstverlening (nadeel € 15.000)
Vanaf 1 januari 2024 is het verboden om disposables met daarin Single Use Plastic te gebruiken op de plaats van consumptie. Om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, wordt een budget aangevraagd van € 15.000 voor 2024 en € 30.000 structureel met ingang van 2025 voor de aanschaf en het schoonmaakonderhoud van keramisch serviesgoed.

P&O (nadeel € 40.000)
Door het hoge langdurige verzuim hebben we te maken met een hogere besteding ten aanzien van spoor 2 trajecten ten behoeve van re-integratie. Dit is conform de wettelijke verplichting in het kader van de Wet verbetering Poortwachting. Om dit te bekostigen is er een extra budget nodig van € 40.000 tot en met 2026.

Belastingen (nadeel € 1.108.000)
Bij de besluitvorming rond de overgang van de belastingtaak van de gemeente naar GBLT, is besloten een eenmalig budget beschikbaar te stellen ter dekking van de voorbereidende kosten ad € 1.108.000, ten laste van de algemene reserve.

9.901 - Algemeen (nadeel € 200.000)
Als gevolg van de hausse aan aanvragen van reisdocumenten in verband met de verlenging van de geldigheidsduur,  wordt er in de piekperiode extern personeel ingehuurd binnen team KCC. De extra opbrengsten (gemeenteleges) worden als dekking hiervoor ingezet. Per saldo is deze mutatie met de bijraming van de gemeentelijke leges budgettair neutraal. Zie programma 4 Burger en Bestuur taakveld 0.2 - Burgerzaken.

Baten

0.4 - Overhead (voordeel € 107.000)
Vastgoed (nadeel € 10.000)
Voorafgaand aan het opstellen van de nieuwe begroting van de gemeente Veenendaal worden de financiële kaders vastgesteld. De daadwerkelijke index voor de huuraanpassing wordt echter, zoals opgenomen in de afgesloten huurcontracten, gebaseerd op de consumenten prijsindexcijfers die maandelijks gepubliceerd worden door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De stijging van deze index was 0,31%. Hierdoor wordt in 2024 minder huurinkomsten ontvangen dan begroot. 

Belastingen (voordeel € 117.000)
Bij de besluitvorming rond de overgang van de belastingtaak van de gemeente naar GBLT, in de raadsvergadering van 22 juni 2023, is besloten een eenmalig budget beschikbaar te stellen ter dekking van de voorbereidende kosten ad € 1.108.000, ten laste van de algemene reserve. Bij de gemeente Renswoude en Woudenberg wordt een bedrag van € 117.000, als bijdrage in de voorbereidingskosten.  Deze middelen zullen in 2024 en 2025 worden aangewend.

Reservemutatie
Mutatie reserve bedrijfsvoering ( onttrekking € 1.108.000 + storting € 117.000 )
Zie toelichting taakveld 0.4 Overhead belastingen.

Strategische personeelsplanning (SPP)
Verschillende ontwikkelingen leiden tot een toenemende behoefte om inzicht te krijgen in de samenstelling van ons personeelsbestand in relatie tot onze taken als gemeente en de toekomstige personeelsbehoefte. Met dit inzicht kan vervolgens worden ingespeeld op ontwikkelingen en de veranderende arbeidsmarkt en ook bijvoorbeeld om eerder en anders in te spelen op intern verloop, benutten van talenten en ambities en andere invulling van werkzaamheden en functies . Dit doen we door een adviesopdracht uit te zetten met de focus op de langere termijn. Kernvraag daarbij is het in beeld brengen van onze huidige formatie in relatie tot de taken die we doen, en vervolgens per team in beeld brengen wat we de komende jaren zowel kwalitatief als kwantitatief nodig hebben om onze werkzaamheden en opgaven te kunnen realiseren. De bevindingen worden vervolgens vergeleken met informatie uit andere gemeenten (benchmark).  Mede in lijn met de  aanbevelingen uit het rekenkamerrapport 2024. Daaruit bleek ook dat wij een relatief lage personele bezetting hebben, nog afgezien van de ambities. 

Traineeship Foodvalley
Binnen het regionaal samenwerkingsverband Foodvalley wordt een traineeprogramma ontwikkeld, waarbij in samenwerking met de Christelijke Hogeschool (CHE) een maatwerk opleidingsprogramma wordt ontworpen dat aansluit bij de eisen en wensen van de Regio Foodvalley. Het programma beidt ruimte voor 13 trainees die vanaf 1 september 2025 starten.
De kracht van het regionaal samenwerken in een traineeprogramma is dat de “vijver wordt gevuld” met professionals met gemeentelijke ervaring en kennis van de regio.  Op deze manier willen we potentieel talent verder ontwikkelen,  voorsorteren op de vergrijzing en inspelen op de krapte op de arbeidsmarkt. Door samen te werken wordt de investering in de begeleiding gezamenlijk gedragen en is het voor kleinere gemeenten ook haalbaar om hieraan bij te dragen. Trainees geven een andere energie en nieuwe inzichten. Bovendien gaan we onderlinge concurrentie tussen gemeenten op de arbeidsmarkt tegen. Zo helpen we elkaar in plaats van elkaar te beconcurreren. 
Als gemeente Veenendaal zijn we de host van het traineeprogramma. Dit betekent dat wij zorgdragen voor ondersteuning van de projectgroep op het terrein van communicatie, werving en selectie, administratie en ICT. De uren en kosten worden verdeeld onder de deelnemende gemeenten. 

Aantrekkelijk werkgeverschap
We willen ons positief onderscheiden op de arbeidsmarkt. We willen een aantrekkelijke werkgever zijn voor toekomstig én bestaand personeel. In 2023 is hierover een adviesopdracht uitgevoerd en hieruit is gebleken dat het van belang is om onze werving- en selectieproces en de positionering op de arbeidsmarkt te verbeteren.

In de afgelopen periode hebben we hieraan invulling gegeven door onder andere een recruiter in te huren. Deze recruiter heeft zich  gericht op het innemen van een steviger positie op de arbeidsmarkt, waarbij veel aandacht is geschonken aan een duurzame match en eerste contactervaring met de gemeente. Gezien de positieve ervaringen met deze werkwijze is besloten om tijdelijk een formatieplek te creëren voor de functie van recruiter.  We steken in de werkwijze nadrukkelijk in op de kandidaat- en werknemerservaring  en het versterken  van ons netwerk in de regio en ten aanzien van scholen.  

Daarnaast zijn we met diverse input van medewerkers gekomen tot een actueel werkgeversmerk. "Veenendaal werkt voor jou” is de propositie waarmee Veenendaal de veelzijdigheid en flexibiliteit van werken bij de gemeente wil laten zien. In het hart van dit idee staat dat je bij de gemeente Veenendaal niet alleen een baan vindt, maar een carrière die meegroeit met je persoonlijke levensfase en ambities. De komende tijd wordt hier verdere invulling aan gegeven.

Verzuim
Het verzuimpercentage (ZVP) bedroeg in het tweede kwartaal 2024 4,71% (7,67% in kwartaal 1).  Dit is een forse afname. Dit valt te verklaren door afname van het aantal lopende dossiers en meldingen. 

Ook de ziekmeldingsfrequentie is in het tweede kwartaal gedaald, van 1,06 naar 0,54.  Dit cijfer ligt landelijk gemiddeld tussen de 1 en 1,5%. Een frequentie boven de 1,5 behoeft aandacht.
Als we kijken naar de verzuimcijfers van de gemeente Veenendaal in vergelijking met de cijfers van het CBS van het laatste kwartaal in 2023 en eerste kwartaal 2024, dan  zien we dat er binnen onze gemeente een hoge trend is, maar deze vanaf het huidige kwartaal dalende is. 

 

Van	Vierde kwartaal 2023	Eerste kwartaal 2024
Openbaar bestuur	6,5%	6,5%
Landelijk	6,4%	5,5%

      
Het verzuim is daarnaast ook verdeeld in verschillende verzuimklassen: kort, middellang en lang.  Als we kijken naar de verdeling in duurklasse, dan zien we dat het percentage langdurige of extra lang verzuim het grootst  is: 83%. Dit betekent dat veel dossiers 43 dagen of langer duren. Hierbij richten we ons allereerst op de vitaliteit van onze medewerkers en op het sturen van kort- en middellang verzuim door de verzuimduur te verkorten en te sturen op het bieden van tijdelijk aangepast werk of vervangend werk binnen of buiten de organisatie.